Компенсация за использование личного автомобиля: НДФЛ и страховые взносы

Сотрудник ездит по делам компании на своей машине: к клиентам, на склад, на встречи. Работодатель возмещает ему использование автомобиля и износ — это и есть компенсация по статье 188 ТК РФ. Трудовой кодекс не устанавливает ни минимума, ни максимума: сумму и порядок выплаты стороны фиксируют в трудовом договоре, дополнительном соглашении или приказе.

Отдельно от компенсации стоят расходы на бензин, ремонт и мойку. По статье 188 ТК РФ работнику возмещаются и расходы, связанные с использованием имущества. Как эти суммы соотносятся с компенсацией, лучше записать в том же соглашении: если платить фиксированную компенсацию и вдобавок отдельно оплачивать всё подряд без документов, налоговая может посчитать выплаты завышенными.

Компенсация не признаётся доходом работника в размере, который согласовали стороны, при двух условиях: использование личного имущества в служебных целях подтверждено документами, а расходы обоснованны (пункт 1 статьи 217 НК РФ). Нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 к НДФЛ не применяются — об этом писали Минфин и консультанты по налогам.

На практике это значит: сумма 10 000 ₽ в месяц, прописанная в соглашении, не облагается НДФЛ целиком, а не только в пределах 2 400 ₽. Но если документов нет, налоговая снимет освобождение со всей суммы и доначислит налог. Что именно нужно, разберу ниже.

Отдельный случай — разовая компенсация за поездку в командировке. Здесь действует то же правило: освобождается согласованная сумма при подтверждении расходов, а не норма для налога на прибыль.

Первый документ — письменное соглашение сторон или приказ, где указаны размер компенсации, порядок расчёта и сроки выплаты. Второй — копии документов на машину: паспорт транспортного средства и свидетельство о регистрации, чтобы подтвердить, что автомобиль принадлежит работнику или он вправе им управлять.

Третий — подтверждение того, что машина действительно ездила по служебным делам. Самый простой способ — путевые листы. По Налоговому кодексу путевой лист при компенсации строго не обязателен, если сотрудник не перевозит пассажиров и грузы, но именно он закрывает вопрос обоснованности поездок. Без него налоговая может решить, что автомобиль в работе не использовался, и снять освобождение.

Четвёртый — документы на расходы, если компания возмещает их отдельно: чеки на топливо, заказ-наряды на ремонт. Если компенсация фиксированная и покрывает всё, приложите к приказу расчёт, из которого видно, как получилась сумма: пробег, расход топлива, обслуживание.

С 25 мая 2026 года нормы компенсации записаны прямо в Налоговом кодексе — Федеральный закон от 25.04.2026 № 104-ФЗ изменил подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Раньше там была отсылка к постановлению Правительства от 08.02.2002 № 92, теперь цифры стоят в самом кодексе. Постановление не отменено, но для расчёта оно больше не нужно.

Нормы в месяц: 2 400 ₽ — для легковых автомобилей с рабочим объёмом двигателя до 2 000 куб. см включительно, 3 000 ₽ — свыше 2 000 куб. см, 1 200 ₽ — для мотоциклов. Сумма сверх нормы в расходах не учитывается — пункт 38 статьи 270 НК РФ. Для УСН действуют те же правила.

Важно не путать: эти нормы касаются только налога на прибыль и УСН. К НДФЛ и страховым взносам они отношения не имеют — там освобождается вся согласованная сумма.

В норму для налога на прибыль входит всё: износ автомобиля, топливо, ремонт, техническое обслуживание. Если компания платит компенсацию и вдобавок отдельно возмещает те же расходы, налоговая может посчитать, что расходы завышены, и снять их. Поэтому в соглашении стоит прямо написать, что покрывает компенсация, а что возмещается отдельно по чекам.

На практике сумму считают от интенсивности поездок: пробег за месяц, расход топлива на 100 км, цена литра, доля на обслуживание и амортизацию. Такой расчёт прикладывают к приказу — он показывает, что сумма не взята с потолка.