Как правильно оформить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях

Коротко

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях — это выплата работнику по статье 188 ТК РФ: он ездит по делам компании на своей машине с согласия или ведома работодателя, а компания возмещает износ и расходы на поездки. Размер стороны определяют в письменном соглашении. С 25 мая 2026 года предельные суммы, которые можно учесть в расходах по налогу на прибыль, закреплены в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ (Федеральный закон от 25.04.2026 № 104-ФЗ).

Когда компенсация положена

Статья 188 ТК РФ говорит о двух условиях: имущество работника используется в интересах работодателя и с его согласия или ведома. Устной договорённости мало — нужен письменный документ, где зафиксированы размер выплаты и порядок возмещения расходов.

Компенсация не заменяет зарплату и не является платой за работу: это возмещение за то, что личное имущество изнашивается на службе. Поэтому она не входит в систему оплаты труда и не начисляется за отработанное время.

Какие документы оформить

Соглашение об использовании личного автомобиля в служебных целях: марка и госномер машины, срок, размер компенсации и порядок возмещения расходов на топливо, ремонт, мойку, страхование и транспортный налог.
Приказ руководителя об установлении компенсации с указанием работника, суммы и даты начала выплаты.
Должностная инструкция или трудовой договор с отметкой о разъездном характере работы, если поездки постоянные.
Путевые листы или другой документ, подтверждающий служебные поездки: маршрут, дата, километраж. Для обоснования выплаты достаточно формы, разработанной компанией, но в ней должны быть обязательные реквизиты из приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390.
Авансовые отчёты и чеки на бензин, ремонт, запчасти, если расходы возмещаются отдельно.

Что входит в компенсацию

Закон разрешает возмещать две группы затрат. Первая — износ (амортизация) личного автомобиля за время службы. Вторая — расходы, связанные с поездками: топливо, техническое обслуживание, ремонт, мойка, страхование, транспортный налог. Стороны сами решают, платить ли фиксированную сумму за всё сразу или отдельно компенсировать износ и отдельно возмещать чеки.

Если компания платит фиксированную сумму, она не должна доказывать каждый километр чеком, но путевые листы всё равно нужны: они подтверждают, что машина использовалась в служебных целях, а не стояла у дома.

Налоги и взносы

Нормы расходов на компенсацию за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок с 25 мая 2026 года записаны прямо в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ (Федеральный закон от 25.04.2026 № 104-ФЗ): 2 400 ₽ в месяц за легковой автомобиль с двигателем до 2 000 куб. см включительно, 3 000 ₽ — свыше 2 000 куб. см, 1 200 ₽ — за мотоцикл. В пределах этих норм компенсацию учитывают только в расходах по налогу на прибыль; для НДФЛ и страховых взносов они не действуют. Суммы сверх предела учесть в расходах нельзя.

НДФЛ с компенсации не удерживают в размере, установленном соглашением с работником (статья 217 НК РФ), если этот размер экономически обоснован, а служебные поездки подтверждены документами; нормы для налога на прибыль здесь не применяют. Страховые взносы на обязательное страхование с таких сумм тоже не начисляют (подпункт 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ). Сумму сверх нормы нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль, но НДФЛ и взносы с неё не начисляют, если она в пределах соглашения и обоснована; облагают только то, что выплачено сверх соглашения или без подтверждения служебных поездок.

Компенсация или аренда автомобиля

	Компенсация по статье 188 ТК	Аренда автомобиля у работника
Кто платит налоги	Компания учитывает расходы в пределах норм	Компания платит арендную плату и НДФЛ с дохода работника
Кто обслуживает машину	Работник, компания возмещает расходы	По договору аренды, обычно работник
Нужны ли путевые листы	Да, для подтверждения служебных поездок	Нет, но нужен акт приёма-передачи автомобиля
Предельные суммы	Есть, в НК РФ с 25.05.2026	Нет, размер аренды стороны определяют сами

Частые вопросы

Можно ли оформить компенсацию без путевых листов?

Нет. Путевой лист или другой документ с маршрутом и километражем подтверждает, что автомобиль использовался в служебных целях. Без него налоговая может снять расходы и доначислить НДФЛ и взносы.

Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации?

Не нужно в пределах суммы, установленной соглашением с работником, если она экономически обоснована и служебные поездки подтверждены документами. Нормы из Налогового кодекса ограничивают только расходы по налогу на прибыль, на НДФЛ они не влияют.

Облагается ли компенсация страховыми взносами?

В пределах суммы, установленной соглашением с работником и экономически обоснованной, — нет. Облагается только то, что выплачено сверх соглашения или без подтверждения служебных поездок.

Можно ли платить компенсацию за несколько автомобилей?

Да, если в соглашении указаны все машины и по каждой есть документы о служебных поездках. Предельные нормы в НК РФ установлены на один автомобиль, поэтому расходы по нескольким машинам нужно обосновывать отдельно.

Что будет, если не оформить соглашение?

Выплата станет обычным доходом работника: с неё удержат НДФЛ и начислят взносы, а компания не сможет учесть сумму в расходах по налогу на прибыль.

Оформление документов не должно съедать время собственника

Покажу, какие бумаги по сотрудникам можно отдать ИИ

Соглашения, приказы, путевые листы и авансовые отчёты — рутина, которая повторяется каждый месяц. Я смотрю, на что в вашей компании уходят часы, и показываю, какую часть этой работы выгодно передать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где документы и отчёты забирают время у бухгалтерии и руководителей.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»