Какую должность нужно указывать в графике отпусков, если работник занимает сразу несколько

Коротко

В графике отпусков должность указывают по каждому трудовому договору отдельно. Если сотрудник занимает несколько должностей, в графике будет столько строк, сколько у него трудовых договоров, и в каждой — своя должность, свой отпуск и своя дата. Внешний совместитель тоже попадает в график: у него с вашей организацией отдельный трудовой договор.

Совмещение и совместительство — это разные вещи

Совмещение — когда сотрудник в рабочее время выполняет вторую работу по другой должности за доплату, без второго трудового договора. Совместительство — когда с человеком заключён отдельный трудовой договор на работу в свободное от основной работы время; такой договор может быть и внутренним, и внешним.

Для графика отпусков разница принципиальная. При совмещении должность в графике одна — та, по которой заключён трудовой договор; вторая работа и доплата за неё в графике не отражаются. При совместительстве договоров два, и каждый даёт право на отпуск, поэтому и строк в графике две.

Как заполнить график по сотруднику с несколькими должностями

Строка на каждый трудовой договор: в графе «Должность» — должность по этому договору, без перечисления через запятую и без формулировки «по совместительству» вместо должности.
В графе «Ф.И.О.» — те же фамилия, имя и отчество, что в трудовом договоре; при внутреннем совместительстве человек в графике встречается дважды.
Отпуск по каждой должности считают отдельно: у совместителя свой расчётный период и свой заработок по этому договору.
Дата начала отпуска по совместительству — та же, что по основной работе: по статье 286 ТК РФ отпуск совместителю предоставляют одновременно с отпуском по основной работе.
Если к началу отпуска по основной работе совместитель отработал по второй должности меньше шести месяцев, отпуск по совместительству ему предоставляют авансом одновременно с основным по статье 286 ТК РФ — строка в графике всё равно нужна.
С приказом о графике знакомят работников под подпись; при внутреннем совместительстве подпись ставится по каждой строке.

Внешний совместитель в графике отпусков

Сведения о времени предоставления отпуска внешнему совместителю в графике отпусков отражают: он такой же работник организации, как и остальные, и график составляют по всем трудовым договорам.

Сложность одна: свой отпуск по основной работе внешний совместитель планирует у другого работодателя. По статье 286 ТК РФ на работе по совместительству отпуск дают одновременно с отпуском по основной работе, поэтому дату у второго работодателя запрашивают заранее — до утверждения графика.

Если основной работодатель перенёс отпуск, совместителю по его заявлению отпуск переносят тоже: закон обязывает предоставить его в то же время, что и по основной работе.

Что писать в графе «Должность»

Ситуация	Сколько строк в графике	Что в графе «Должность»
Совмещение (доплата без второго договора)	Одна	Должность по трудовому договору
Внутреннее совместительство	Две	Должность по каждому трудовому договору
Внешнее совместительство	Одна — по договору с вашей организацией	Должность по договору совместительства
Сотрудник переведён на другую должность в течение года	Одна на дату утверждения графика	Новая должность; старую не пишут

Частые вопросы

Можно ли указать две должности в одной строке через запятую?

Нет. Отпуск по каждой должности считают и предоставляют по своему трудовому договору, поэтому и строка нужна своя: иначе непонятно, сколько дней и по какой должности предоставлено.

Нужно ли вносить в график внешнего совместителя?

Да. Сведения о времени предоставления отпуска внешнему совместителю в графике отпусков отражают, потому что с ним заключён трудовой договор. Дату согласуют с его отпуском по основной работе по статье 286 ТК РФ.

Обязателен ли график отпусков для микропредприятия?

Да. Статья 123 ТК РФ требует утверждать график отпусков всем работодателям не позднее чем за две недели до начала календарного года. Для микропредприятий из реестра МСП есть исключение: они могут не принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, и заменить график отпусков письменным соглашением с отметкой в трудовом договоре.

Что делать, если совместитель устроился после утверждения графика?

Дополнить график: в него вносят нового работника или меняют дату по согласованию сторон. Отпуск совместителю всё равно предоставляют одновременно с отпуском по основной работе.

Нужно ли указывать в графике доплату за совмещение?

Нет. График отпусков фиксирует, кому и когда предоставляют отпуск. Размер доплаты за совмещение устанавливают соглашением сторон в трудовом договоре или дополнительном соглашении, а не в графике.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока график живёт в одной таблице, отпуска не рассыпаются

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Кадровые таблицы, заявки на отпуск и напоминания о сроках съедают часы у тех, кто и без того загружен. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и кадровика.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»