Какие документы нужны для самозанятого для заключения договора

Коротко

Для договора с самозанятым нужны три вещи: подтверждение статуса — справка о постановке на учёт плательщика налога на профессиональный доход из приложения «Мой налог», паспортные данные и реквизиты для оплаты. Статус проверяют на сайте ФНС, а после оплаты самозанятый присылает чек из «Моего налога» — без него расходы учесть нельзя.

Что это за документы и зачем они

Самозанятый — это физическое лицо на налоге на профессиональный доход. Отдельного «пакета самозанятого» закон не устанавливает: заказчик собирает то, что подтверждает право человека работать в этом режиме и закрывает сделку для учёта.

Главный документ — справка о постановке на учёт в качестве плательщика налога на профессиональный доход. Её формируют в приложении «Мой налог» или в веб-кабинете на сайте npd.nalog.ru и передают контрагенту. Справка показывает, что человек действительно самозанятый на дату сделки.

Второй по важности — чек. Его самозанятый формирует в «Моём налоге» на каждую оплату и передаёт заказчику. Если чека нет, оплату нельзя учесть в расходах.

Какие документы должен предоставить самозанятый

Справка о постановке на учёт плательщика налога на профессиональный доход — из приложения «Мой налог» или веб-кабинета npd.nalog.ru.
Паспорт: страница с фотографией и страница с регистрацией — для идентификации и реквизитов договора.
Реквизиты для оплаты: счёт или карта, на которые заказчик перечисляет деньги.
Договор — если сделка не разовая и не исполняется сразу: гражданско-правовой договор на услуги или работы.
Чек из «Моего налога» — на каждую оплату: при расчёте наличными или электронным средством платежа его передают в момент расчёта, при иных безналичных расчётах — не позднее 9-го числа следующего месяца.

Как проверить статус до подписания

Справку можно проверить: статус самозанятого виден на сайте ФНС. Это важно, потому что если человек утратил статус, на выплаты ему заказчик начисляет НДФЛ и страховые взносы — так разъясняет ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@.

Проверять стоит не только перед первой сделкой, но и перед каждой следующей оплатой: статус может измениться, а справка, приложенная к старому договору, этого не покажет.

Когда договор не нужен

При немедленном исполнении сделки, например по услугам такси, договор с самозанятым не нужен — достаточно чека. В остальных случаях гражданско-правовой договор заключают: он фиксирует предмет, сроки, цену и порядок оплаты.

Если сделка разовая и исполняется сразу, заказчику хватит справки о статусе и чека. Договор нужен там, где есть сроки, этапы и ответственность.

Частые вопросы

Обязателен ли договор с самозанятым?

Не всегда. При немедленном исполнении сделки, например по услугам такси, достаточно чека. В остальных случаях заключают гражданско-правовой договор — так разъясняют в подборках «Главной книги» и «КонсультантПлюс».

Чем подтвердить статус самозанятого?

Справкой о постановке на учёт плательщика налога на профессиональный доход. Её формируют в приложении «Мой налог» или в веб-кабинете npd.nalog.ru и передают контрагенту.

Что будет, если самозанятый потерял статус после договора?

На выплаты ему заказчик начисляет НДФЛ и страховые взносы — так разъясняет ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@. Поэтому статус проверяют перед каждой оплатой.

Можно ли учесть расходы без чека?

Нет. Если самозанятый не выдал чек, оплату нельзя учесть в расходах.

Нужны ли ИНН и СНИЛС?

ИНН нужен для договора и проверки статуса на сайте ФНС. СНИЛС может понадобиться для кадрового учёта, если отношения выходят за рамки гражданско-правового договора.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы собраны — дальше рутина

Соберу ИИ-агента, который проверит статус и напомнит про чек

Когда сделок с самозанятыми десятки, справки, чеки и проверки статуса теряются в переписке. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он проверяет статус на сайте ФНС, запрашивает справку и чек, складывает документы в CRM или 1С.

Проверяю агента на сотне ваших настоящих случаев — чтобы он работал, а не показывал презентацию. Это для компаний, где одна и та же проверка повторяется каждый месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»