Какие документы для получения электронной подписи в налоговой

Коротко

Для получения квалифицированной электронной подписи в удостоверяющем центре ФНС нужны паспорт, СНИЛС и сведения об ИНН, а также защищённый носитель — USB-токен, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России. Индивидуальный предприниматель дополнительно подтверждает ОГРНИП, руководитель организации — ОГРН, ИНН и КПП компании. Подпись выдают бесплатно, платить приходится только за токен.

Кому выдают подпись в налоговой

Удостоверяющий центр ФНС выпускает квалифицированную подпись ограниченному кругу лиц: руководителю организации, который действует без доверенности, индивидуальному предпринимателю, нотариусу и руководителю филиала или представительства иностранной компании. КЭП, которой подписывают документы от имени организации (ИП), выдаёт только УЦ ФНС и его доверенные лица и только самому руководителю (ИП): лично в налоговой или у доверенного лица либо без визита — через сервис выпуска сертификатов ФНС по данным Госуслуг и биометрии. Сотрудник может получить в аккредитованном УЦ КЭП физлица и действовать от имени компании по машиночитаемой доверенности.

Если вы директор и хотите подписывать документы от имени компании, получать подпись придётся самому — лично или через сервис ФНС с подтверждением по Госуслугам и биометрии: подпись привязана к конкретному человеку и его полномочиям. Доверенность за вас этого не сделает — сертификат выпускают только на того, кто вправе действовать без неё.

Что взять с собой

Оригинал паспорта — основной документ, удостоверяющий личность.
СНИЛС заявителя.
Сведения об ИНН заявителя.
Для индивидуального предпринимателя — ОГРНИП.
Для руководителя организации — ОГРН, ИНН и КПП юридического лица.
Для руководителя филиала иностранной компании — КПП и номер записи об аккредитации из РАФП.
USB-токен, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России, — на него запишут ключ.

Зачем нужен токен и можно ли без него

Ключ электронной подписи записывают на защищённый носитель — USB-токен — либо выпускают в мобильное приложение «Госключ» или «Подпись для бизнеса» на телефоне. Без токена или телефона с таким приложением сертификат не выпустят, даже если все бумаги в порядке. Подойдёт носитель, который прошёл сертификацию ФСБ или ФСТЭК России: обычная флешка не годится.

Токен покупают заранее или на месте, если в вашем отделении есть такая возможность. Сам сертификат налоговая выдаёт бесплатно — платить нужно только за носитель.

Как записаться и подать заявление заранее

Заявление удобно заполнить в личном кабинете налогоплательщика: руководитель организации — в кабинете для физических лиц, индивидуальный предприниматель — в кабинете для ИП. Подписывать заявление электронной подписью не нужно, потому что её ещё нет.

После отправки заявления в инспекции останется подтвердить данные и записать ключ на токен. Обратиться можно в любое отделение удостоверяющего центра ФНС, независимо от места регистрации — привязки к адресу компании или прописке нет.

Документы для разных заявителей

Документ	ИП	Руководитель организации	Иностранец
Паспорт	оригинал	оригинал	оригинал и нотариальный перевод
СНИЛС	нужен	нужен	нужен
ИНН заявителя	нужен	нужен	нужен
ОГРНИП	нужен	—	—
ОГРН, ИНН, КПП организации	—	нужны	нужны для филиала
Нотариальная доверенность	—	—	только руководителю филиала или представительства иностранной компании
Токен	нужен	нужен	нужен

Частые вопросы

Можно ли получить подпись не по месту регистрации?

Да. Записаться можно в любое отделение удостоверяющего центра ФНС, адрес прописки или регистрации компании значения не имеет.

Что будет, если прийти без токена?

Без носителя сертификат не выпустят: ключ нужно куда-то записать. Возьмите сертифицированный токен или телефон с приложением «Госключ» либо «Подпись для бизнеса»; токен можно купить у доверенных лиц УЦ ФНС, а в некоторых инспекциях — в автомате.

Нужна ли доверенность сотруднику, который получает подпись за директора?

Нет, потому что подпись выдают только лично тому, кто действует без доверенности, — самому директору или ИП. Сотрудник получит подпись в коммерческом удостоверяющем центре или через доверенных лиц ФНС.

Какие документы нужны иностранному гражданину?

Кроме паспорта, СНИЛС и ИНН понадобится нотариально заверенный перевод документа, удостоверяющего личность, и токен; доверенность не требуется. Если он руководитель филиала или представительства иностранной компании — дополнительно нужны документы о его полномочиях (доверенность иностранной компании), КПП и номер записи об аккредитации в РАФП.

Сколько действует подпись?

Срок действия сертификата указан в самом сертификате; по общему правилу он составляет не больше 15 месяцев. Точную дату видно в сертификате сразу после выпуска.

Сначала посчитать, потом подписывать

Покажу, что на самом деле приносит деньги каждому клиенту и товару

Подпись открывает доступ к отчётности и торгам, но не отвечает на вопрос, зарабатываете вы на каждом заказе или теряете. Я считаю юнит-экономику товаров, услуг, клиентов и каналов: сколько остаётся после себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов.

На выходе — расчёт по каждой позиции, точка безубыточности и финансовая модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»