Как заверить книгу доходов и расходов для налоговой
Коротко
Заверение книги доходов и расходов — это её оформление самим налогоплательщиком: страницы пронумерованы, книга прошнурована, на последней странице указано число страниц, стоят подпись руководителя организации или предпринимателя и печать, если она есть. В налоговую инспекцию книгу на заверение не сдают: отметку инспекции ставят только по отдельному заявлению налогоплательщика, и для отчётности она не нужна.
Кто и как заверяет книгу
Книгу учёта доходов и расходов на упрощённой системе каждый год начинают заново. По окончании налогового периода её распечатывают, если вели в электронном виде, нумеруют страницы и прошнуровывают. На последней странице пишут, сколько в книге пронумерованных страниц, и подтверждают это подписью: в организации — подписью руководителя и печатью организации при её наличии, у предпринимателя — своей подписью и своей печатью при её наличии.
Отдельного бланка для заверения нет: надпись делают прямо на последней странице книги. Порядок ведения книги доходов и расходов на упрощёнке утверждён приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@, и именно он задаёт это оформление.
Если книга велась в электронном виде, распечатать её нужно по окончании налогового периода, а не в начале. До этого достаточно вести записи в программе: полнота, непрерывность и достоверность учёта обеспечиваются записями в хронологическом порядке по первичным документам.
Порядок заверения книги по шагам
- Закончить записи за год и вывести книгу на бумагу, если она велась в электронном виде.
- Пронумеровать все страницы подряд, без пропусков.
- Прошнуровать книгу и закрепить шнур так, чтобы листы нельзя было вынуть.
- На последней странице написать количество пронумерованных страниц.
- Поставить подпись руководителя организации или предпринимателя и печать, если она есть.
- Хранить книгу у себя: в налоговую её не сдают и на регистрацию не несут.
Нужно ли заверять книгу в налоговой
Нет. Книгу учёта доходов и расходов не заверяют в налоговом органе и не сдают туда на проверку. Это прямо указано в разъяснениях ФНС и в порядке ведения книги: заверяет её сам налогоплательщик.
Отметку инспекции можно получить по собственному заявлению: если принести книгу в инспекцию, сотрудник поставит на ней отметку о заверении. Это право, а не обязанность. Отметка пригодится, когда нужно официальное подтверждение правильности ведения книги — например, при налоговом споре или для банка.
Инспектор может запросить книгу при камеральной или выездной проверке. Тогда вы предъявляете уже оформленный документ: с нумерацией, прошнурованный, с подписью и числом страниц на последней странице.
Кто как заверяет книгу
| Организация на УСН | ИП на УСН | ИП на общей системе | |
|---|---|---|---|
| Какая книга | Книга учёта доходов и расходов организаций и ИП, ведущих деятельность на УСН | Та же книга | Книга учёта доходов и расходов и хозяйственных операций ИП |
| Кто подписывает | Руководитель организации | Предприниматель | Предприниматель |
| Печать | При наличии | При наличии | При наличии |
| Число страниц на последней странице | Указывают | Указывают | Указывают |
| Отметка налоговой | Не требуется | Не требуется | Книгу представляет в инспекцию для заверения до начала ведения |
| Куда сдавать | Никуда | Никуда | В свою инспекцию |
ИП на общей системе: здесь заверяет инспекция
У предпринимателя на общей системе другая книга — учёта доходов и расходов и хозяйственных операций. Её форма и порядок утверждены приказом Минфина от 13.08.2002 № 86н. Эту книгу до начала ведения представляют в налоговую инспекцию: сотрудник заверяет её подписью и печатью инспекции.
Тот же порядок действует для книги, которая велась в электронном виде: после вывода на бумагу по окончании налогового периода её представляют в инспекцию для заверения. Срок — не позднее срока подачи декларации по итогам года.
Если предприниматель разработал свою форму книги, её тоже согласовывают с налоговым органом. Для книги на упрощёнке такого согласования не нужно: форма единая.
Как исправить ошибку в уже заверенной книге
Неверную запись зачёркивают, рядом пишут правильные данные и указывают дату исправления. Исправление подтверждают подписью руководителя организации или предпринимателя и печатью, если она есть.
Если книга велась в электронном виде и ещё не распечатана, запись исправляют в программе — до вывода книги на бумагу. После исправления пересчитывают авансовый платёж или налог за период: если налог получился к доплате, его платят вместе с пенями, если к уменьшению — сумму зачитывают в счёт будущих платежей.
Записи в книге ведут только на русском языке и на основании первичных документов. Если первичный документ составлен на иностранном языке, к нему прикладывают построчный перевод на русский.
Частые вопросы
Обязательно ли нести книгу доходов и расходов в налоговую?
Нет. На упрощённой системе книгу заверяет сам налогоплательщик, а инспекция ставит отметку только по его заявлению. Обязательна такая отметка для предпринимателя на общей системе: он представляет свою книгу в инспекцию до начала ведения.
Нужна ли печать на книге?
Печать ставят при её наличии. Если организация или предприниматель печать не использует, достаточно подписи руководителя или предпринимателя и числа пронумерованных страниц на последней странице.
Можно ли вести книгу только в электронном виде?
Вести записи в электронном виде можно весь год. По окончании налогового периода книгу выводят на бумагу, нумеруют и прошнуровывают листы, указывают число страниц и заверяют подписью и печатью при её наличии.
Что будет, если книгу не пронумеровать и не прошнуровать?
Книга останется неоформленной, и при проверке инспектор вправе её не принять. Оформление — часть порядка ведения книги, поэтому нумерацию, шнур, число страниц и подпись делают до того, как книга понадобится проверяющим.
Сколько книг ведёт организация с обособленными подразделениями?
Одну. Обособленные подразделения, не являющиеся филиалами и представительствами, отдельную книгу не ведут: все операции попадают в общую книгу организации.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Прежде чем считать налог, видно ли, где деньги
Соберу юнит-экономику и финансовую модель бизнеса
Книга доходов и расходов показывает выручку и затраты, но не отвечает, какой товар, клиент или канал приносит прибыль после всех расходов. Я считаю это по каждой позиции: себестоимость, реклама, зарплаты, доставка, возвраты и налоги.
На выходе — расчёт по каждой позиции, точка безубыточности и финансовая модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые растут и хотят заранее знать, не увеличит ли рост убыток.