Как заверить трудовой договор
Коротко
Заверить трудовой договор — значит поставить на его копии удостоверительную надпись «Верно» и подтвердить подписью, что копия соответствует подлиннику. Сама надпись состоит из слова «Верно», должности и подписи заверившего с расшифровкой, даты заверения и отметки о том, где хранится оригинал.
Что именно заверяют
Трудовой договор хранится у работодателя, работнику на руки выдаётся экземпляр при подписании, а копия нужна, когда документ требуют банк, суд, контрагент или новое место работы. Заверяют копию, а не сам договор: подлинник уже подписан сторонами, и никакая печать задним числом его не меняет.
Копию трудового договора работодатель выдаёт работнику по письменному заявлению не позднее трёх рабочих дней (часть 1 статьи 62 Трудового кодекса). Заверение такой копии закон отдельной нормой не регулирует, поэтому применяют общий порядок заверения копий документов организации.
Из чего состоит заверительная надпись
- Слово «Верно» или «Копия верна».
- Должность сотрудника, который заверяет копию, его собственноручная подпись и расшифровка — инициалы и фамилия.
- Дата заверения.
- Отметка о месте хранения подлинника, если копия уходит в другую организацию: «Подлинник документа находится в ООО …».
- Печать организации, если она есть: закон её не требует, но оттиск подтверждает, что копию заверил именно работодатель.
Кто вправе заверить копию
Заверяет руководитель организации или работник, которому это поручено, — обычно сотрудник кадровой службы или делопроизводитель. Подпись без полномочий ничего не подтверждает: суды признают договор незаключённым, если от имени работодателя его подписал человек, которому право заключать договоры не передавали, а печать отдела кадров на документе этого не исправляет.
Порядок заверения копий стоит закрепить в локальном акте или инструкции по делопроизводству: кто имеет право ставить надпись, каким штампом, где хранится оригинал. Тогда у любого сотрудника, который просит копию, будет один и тот же результат.
Как заверить копию доверенности от организации
Доверенность от организации подтверждает полномочия конкретного человека, и её копию чаще всего требуют контрагенты и банки. Заверяет копию та организация, которая выдала доверенность: надпись «Верно» ставит её руководитель или уполномоченный работник, с должностью, подписью, расшифровкой и датой.
Если доверенность выдана на совершение сделок, её оригинал обычно хранится у организации-доверителя, а копия идёт вместе с договором. Когда копию требует нотариус или регистрирующий орган, смотрят на их собственные правила приёма документов: у суда, банка и госоргана требования к копии могут отличаться, и об этом лучше спросить заранее.
Копия, выписка и второй экземпляр
| Копия | Выписка | Второй экземпляр | |
|---|---|---|---|
| Что это | Полный текст документа с надписью «Верно» | Часть документа: нужные пункты и подписи | Подлинник с подписью сторон |
| Кто выдаёт | Работодатель по заявлению | Работодатель по заявлению | Работодатель при приёме на работу |
| Заверение | Надпись «Верно», подпись, дата, место хранения оригинала | Та же надпись, но с указанием, из какого документа выписка | Не заверяют: это оригинал |
| Когда нужен | Для банка, суда, нового работодателя | Когда нужны отдельные условия договора | Работнику по статье 67 ТК |
Многостраничный договор
Копию на несколько листов заверяют двумя способами: надпись на каждой странице или одна надпись на последнем листе прошитой копии. Второй способ удобнее для толстого договора с приложениями: копию сшивают, концы нити заклеивают и на последнем листе ставят «Верно», должность, подпись, дату и место хранения подлинника.
Если копия уходит в другую организацию, на ней пишут, где лежит оригинал. Штамп с готовыми реквизитами ускоряет работу, но фамилию, инициалы и дату в нём всё равно дополняют от руки.
Частые вопросы
Обязательна ли печать на копии трудового договора?
Нет. Печать ставят, если она есть у организации. Заверительную силу копии дают надпись «Верно», должность, подпись с расшифровкой и дата.
Можно ли заверить копию электронного трудового договора?
Да, если договор подписан усиленной квалифицированной электронной подписью: копию распечатывают из информационной системы и заверяют обычной надписью. Работник вправе получить копию документа, связанного с работой (часть 1 статьи 62 ТК).
Нужно ли заверять копию, если работник просит её для себя?
Работодатель выдаёт по письменному заявлению работника заверенную копию документа, связанного с работой, в том числе если она нужна работнику для личных целей. Заверительную надпись делают, когда копию предъявляют в другую организацию: банк, суд, контрагент или новое место работы.
Кто подписывает копию доверенности от организации?
Руководитель организации-доверителя или работник, которому поручено заверение копий. Подпись с расшифровкой и датой ставят на самой копии, а на доверенности, выданной на сделки, указывают, где хранится подлинник.
Что будет, если заверить копию без полномочий?
Такая копия не подтверждает ничего: суд смотрит, был ли у подписавшего право действовать от имени организации. Печать отдела кадров на договоре не заменяет подписи руководителя или уполномоченного лица.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Бумаги в порядке, а рутина съедает часы
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Копии, заявления, карточки в CRM, ответы на одни и те же вопросы клиентов — на это уходят часы кадровика и менеджеров. Я смотрю, где в отделах теряется время, и показываю, какую работу выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.