Как ввести новую должность в штатное расписание

Коротко

Штатное расписание — документ, который определяет структуру организации, перечень должностей, число штатных единиц и оклады. Чтобы ввести новую должность, работодатель готовит обоснование, издаёт приказ об изменении штатного расписания и вносит в документ новую позицию. Трудовой кодекс не устанавливает ни перечня оснований для таких изменений, ни их периодичности: работодатель решает сам, когда менять структуру и добавлять должности.

С чего начинается ввод новой должности

С ответа на вопрос, зачем она нужна. Обоснование должно показать функции, которые будет выполнять принятый сотрудник, и объём работы, который ему можно поручить. Из документа должно быть понятно, как новая должность повысит производительность подразделения или компании в целом.

Обоснование оформляют в произвольном виде — обычно как докладную записку или отчёт на имя генерального директора. Если инициатива идёт от заместителя директора или руководителя отдела, пишут служебную записку. Обязательным такой документ закон не делает: требовать его стоит, если так принято в делопроизводстве компании.

Одновременно с обоснованием готовят проект должностной инструкции — чтобы к моменту приказа было понятно, что именно человек делает.

Порядок действий

Обоснование: функции, объём работы, ожидаемый экономический или организационный эффект. Внутри компании — докладная или служебная записка на имя руководителя.
Проверка названия должности: если работа даёт льготы или ограничения, наименование должно совпадать с профессиональным стандартом или квалификационным справочником (статья 57 ТК, письмо Минтруда от 12.11.2018 № 14-1/ООГ-8889).
Проект должностной инструкции и решение по окладу — его размер и надбавки фиксируют в приказе.
Приказ об изменении штатного расписания: какие позиции добавляются, в каком подразделении, с каким окладом и с какой даты.
Внесение новой строки в само штатное расписание; прежние номер и дата документа сохраняются.
Дальше — подбор человека и трудовой договор с новой должностью.

Приказ об изменении или новое штатное расписание

Точные правки — добавление одной или нескольких позиций — оформляют приказом «О внесении изменений в штатное расписание». Старый документ продолжает действовать с изменениями, его номер и дата остаются прежними.

Новое штатное расписание утверждают, когда меняется большая часть позиций: при реорганизации, слиянии подразделений, ежегодном пересмотре структуры. Тогда издаётся приказ «Об утверждении штатного расписания», а прежний документ утрачивает силу.

Приказ об изменении — документ по основной деятельности, а не по личному составу.

Как назвать должность

Свободное название допустимо, пока работа не связана с льготами и ограничениями. Если должность даёт право на досрочную пенсию или влечёт ограничения, статью 57 ТК обязывает брать наименование из профессиональных стандартов и квалификационных справочников. Ошибка в названии оборачивается претензиями надзорных органов.

Если профстандарт по профессии не разработан, это не повод исключать должность из штатного расписания или заменять её другой, по которой стандарт есть (письмо Минтруда от 12.12.2018 № 14-3/ООГ-9895).

Ввести должность, перевести сотрудника или сократить

	Новая должность	Переименование	Сокращение
Что происходит	В штат добавляется позиция, которой не было	Меняется название, работа та же	Позиция исключается из штата
Документ	Приказ об изменении или новое штатное расписание	Приказ об изменении штатного расписания	Приказ о сокращении и уведомления
Сотрудники	Нанимают нового человека	Название должности в трудовом договоре меняют по письменному соглашению сторон. При изменении условий по инициативе работодателя в случаях статьи 74 ТК работника предупреждают письменно не менее чем за два месяца.	Уведомление не позднее чем за два месяца (статья 74 ТК)
Риск	Должность без обоснования и без работы	Расхождение названия с профстандартом	Нарушение процедуры уведомления

Что учесть до приказа

Изменять штатное расписание «про запас» в 2026 году невыгодно: работодатель обязан отчитываться в органы занятости о свободных вакансиях, и по ним придётся принимать соискателей. Лишняя строка в документе — это ещё и лишние расходы на подбор.

Если в компании есть положение об оплате труда с градацией по категориям, введение новой категории или разряда может потребовать изменений и в нём, и в штатном расписании. Это стоит проверить заранее, до издания приказа.

В 1С:ЗУП штатное расписание включают в разделе «Настройка» — «Кадровый учёт». Там же решают, вести ли историю изменений: с историей можно получить штатку за прошлые периоды, без неё — только текущую.

Частые вопросы

Обязательно ли обоснование введения новой должности?

Закон его не требует. Но именно по обоснованию руководитель решает, расширять штат или нет, поэтому на практике документ готовят почти всегда — как докладную или служебную записку на имя директора.

Нужно ли издавать новое штатное расписание?

Не обязательно. При точечных правках достаточно приказа о внесении изменений: прежние номер и дата документа сохраняются, он действует с изменениями. Новое расписание утверждают при масштабной реорганизации.

Можно ли назвать должность как угодно?

Пока работа не даёт льгот и не влечёт ограничений — да. Если должность связана с досрочной пенсией или ограничениями, наименование берут из профстандартов и квалификационных справочников (статья 57 ТК).

Надо ли уведомлять сотрудников?

При введении новой должности уведомлять действующих сотрудников не нужно, если их условия не меняются. Изменения трудового договора оформляют письменным соглашением; при применении статьи 74 ТК работника предупреждают не менее чем за два месяца.

Когда вводить новую должность не стоит?

Когда работа не набралась. Вакансия попадает в отчётность в органы занятости, и по ней придётся принимать соискателей. Сначала стоит проверить, нельзя ли распределить задачи между действующими сотрудниками.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Новая должность — это ещё и новые деньги на неё

Посчитаю, окупится ли новая должность до того, как вы её введёте

Прежде чем добавлять строку в штатное расписание, стоит увидеть, сколько эта должность приносит и во что обходится компании: оклад, страховые взносы, рабочие часы руководителя на постановку задач.

Я считаю юнит-экономику по каждому направлению, товару и каналу после всех расходов, включая зарплаты, и показываю точку безубыточности. Так видно, окупит ли себя новая штатная единица и через сколько. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»