Как возложить обязанности по должности, которой нет в штатном расписании

Коротко

Поручить сотруднику работу по должности, которой нет в штатном расписании, через совмещение нельзя. Роструд отвечает одинаково: совмещение должностей возможно, только когда сама должность в штатном расписании есть, а с работником заключено письменное соглашение к трудовому договору. Если единицы нет, сначала вводят должность в штатное расписание, и только потом оформляют дополнительную работу.

Почему без должности в штатке не выйдет

Трудовая функция работника закрепляется в трудовом договоре и должна соответствовать штатному расписанию — это статьи 15 и 57 Трудового кодекса. Если должности в расписании нет, у неё нет ни закреплённого круга обязанностей, ни оклада, и поручать по ней работу не за что: доплата окажется ни к чему не привязанной.

Роструд на портале «Онлайн Инспекция» отвечает на такие вопросы неизменно: возложение дополнительных обязанностей оформляется совмещением должностей при условии, что соответствующая должность есть в штатном расписании, и с письменным согласием работника. При отсутствии должности в штатке возложить исполнение обязанностей на другого сотрудника невозможно.

На проверках инспекторы труда встречают эту схему регулярно: вакансию убрали из штатки, а работу по ней раздали действующим сотрудникам за доплату. Такая доплата не имеет законного основания, и претензии приходят и к поручению, и к выплате.

Что сделать по порядку

Решить, нужна ли эта работа постоянно. Если да — ввести должность в штатное расписание: определить круг обязанностей, оклад, условия труда.
Проверить, не тянет ли работа на отдельную должность по квалификационным требованиям: тогда нужен человек с подходящим образованием и стажем, а не доплата действующему сотруднику.
Взять письменное согласие работника на дополнительную работу, если после ввода должности её поручают ему.
Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору: содержание и объём дополнительной работы, срок, размер доплаты.
Издать приказ о поручении дополнительной работы и ознакомить с ним работника.
Настроить учёт доплаты в расчёте зарплаты и в табеле, чтобы выплата шла по документу, а не по устной договорённости.

Какие формы дополнительной работы есть

Статья 60.2 Трудового кодекса различает три формы. Совмещение должностей — дополнительная работа по другой должности наряду со своей. Расширение зон обслуживания и увеличение объёма работ — дополнительная работа по такой же должности. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника — работа и по другой, и по такой же должности, пока человек в отпуске, на больничном или в командировке.

Во всех случаях нужны письменное согласие работника и доплата по статье 151 ТК. Размер доплаты закон не ограничивает: стороны определяют его в соглашении с учётом содержания и объёма дополнительной работы.

Срок, содержание и объём работы работодатель устанавливает с письменного согласия работника. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону в письменной форме за три рабочих дня.

Чем формы отличаются

	Совмещение должностей	Расширение зон, объём работ	Временное замещение
По какой должности	По другой должности из штатного расписания	По такой же должности	По другой или такой же должности
Когда применяют	Нужна работа по второй должности	Работы по своей должности стало больше	Работник временно отсутствует
Согласие работника	Письменное	Письменное	Письменное
Доплата	По статье 151 ТК, размер по соглашению	По статье 151 ТК, размер по соглашению	По статье 151 ТК, размер по соглашению
Досрочный отказ	За три рабочих дня письменно	За три рабочих дня письменно	За три рабочих дня письменно

Если должность вводить не нужно

Бывает, что отдельная должность не нужна, а работы прибавилось по своей же должности: больше клиентов, больше документов, шире участок. Тогда оформляют не совмещение, а расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ — тоже по статье 60.2, с письменным согласием и доплатой.

Другой путь — пересмотреть саму должность: изменить трудовую функцию через перевод или изменение определённых сторонами условий договора. Здесь действуют статьи 72 и 74 ТК, и порядок другой: о новых условиях работника предупреждают письменно не позднее чем за два месяца, если это изменение условий, а не перевод по соглашению.

Если работа разовая и не тянет на должность вовсе, её оформляют поручением конкретного задания или договором подряда с внешним исполнителем. Но подменять так постоянную должность нельзя: при проверке такие отношения могут признать трудовыми.

Частые вопросы

Можно ли поручить обязанности по должности, которой нет в штатном расписании, с согласия работника?

Нет. Согласие работника обязательно, но его одного мало: Роструд требует, чтобы должность была в штатном расписании. Без неё совмещение оформить нельзя, сначала вводят должность.

Чем грозит доплата за несуществующую должность?

Инспектор труда при проверке увидит поручение работы по должности, которой нет в расписании, и расценит это как нарушение статей 15 и 57 ТК. Доплата окажется без законного основания, а работодателю грозит ответственность за нарушение трудового законодательства.

Что сначала — ввести должность или подписать соглашение?

Сначала ввести должность в штатное расписание с обязанностями и окладом, потом брать согласие работника и подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору. Иначе соглашение ссылается на должность, которой не существует.

Нужно ли вводить целую ставку, если работы немного?

Штатное расписание допускает неполные единицы: можно ввести часть ставки. Решение о том, сколько единиц и с каким окладом нужно, принимает работодатель, а оформление идёт тем же порядком.

Можно ли оформить такую работу как совместительство?

Совместительство — отдельный трудовой договор по другой должности, и должность для него тоже должна быть в штатном расписании. Без неё ни совмещение, ни совместительство не оформляются.

Обязан ли работник соглашаться на дополнительную работу?

Нет. Дополнительная работа поручается только с письменного согласия работника, и он вправе досрочно от неё отказаться, предупредив работодателя письменно за три рабочих дня.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Структура должна совпадать с людьми и деньгами

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока в штатном расписании путаница, рутина всё равно уходит людям: ответы клиентам, карточки в CRM, отчёты, сверки. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую работу выгодно отдать программам, а не дописывать в чужие обязанности.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»