Как узнать, подавал ли сотрудник заявление на ведение трудовой книжки у предыдущего работодателя

Коротко

Ответ даёт сам документ, который сотрудник принёс на новое место. Если он представил бумажную трудовую книжку без записи о подаче заявления о ведении электронной трудовой книжки, значит заявления не было и новый работодатель ведёт бумажную книжку и сведения о трудовой деятельности. Если в книжке есть запись о подаче такого заявления либо сотрудник принёс форму СТД-Р или СТД-СФР с этой записью, заявление подавалось и вести нужно только электронную трудовую.

Что смотреть в первую очередь

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки работник подаёт своему работодателю, и тот вносит в бумажную книжку запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 Трудового кодекса. Последний работодатель выдаёт книжку на руки с этой записью. Поэтому запись в книжке — прямое доказательство: она есть, значит заявление подано.

Если записи нет, считают, что заявления не было. Выдумывать запросы в прежнюю компанию не нужно: закон обязывает работника предъявить документы при приёме (статья 65 ТК), а работодатель делает вывод по тому, что видит в предъявленных документах.

Как проверить по документам сотрудника

Бумажная трудовая книжка с записью «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» — заявление подано, бумажную книжку новый работодатель не ведёт.
Бумажная трудовая книжка без такой записи — заявление не подавалось, ведут и книжку, и сведения о трудовой деятельности.
Форма СТД-Р (сведения, которые выдаёт работнику работодатель) с отметкой о подаче заявления — заявление подано.
Форма СТД-СФР (сведения из информационных ресурсов Социального фонда) с той же отметкой — заявление подано.
Сотрудник поступает на работу впервые — бумажной книжки у него нет, сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде по статье 66.1 ТК.
Сотрудник принёс только форму СТД-СФР без отметки о заявлении — бумажную книжку он не предъявил, и её ведение у нового работодателя зависит от того, что он представит при приёме.

Если бумажной книжки нет

Работник вправе запросить сведения о трудовой деятельности у Социального фонда: их выдают по форме СТД-СФР на бумаге, заверенные надлежащим образом, или электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью. Так же сведения выдаёт и последний работодатель — по форме СТД-Р. В обеих формах есть отметка о том, подавал человек заявление о ведении электронной трудовой книжки или нет.

Пустая форма СТД-СФР означает, что сведений о трудовой деятельности в информационных системах фонда нет: так бывает у тех, кто устраивается впервые, и у тех, чьи данные в систему ещё не попали.

Обратного пути нет

Возобновление ведения бумажной трудовой книжки после того, как работник подал заявление о переходе на электронную и работодатель внёс запись в книжку, законом не предусмотрено. Поэтому решать вопрос «какую книжку вести» нужно до первого дня работы, а не задним числом.

Заявление о выборе способа ведения книжки работник подаёт один раз — у того работодателя, у которого работает на момент выбора. Если работник выбрал бумажную книжку, он вправе позже подать работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. После перехода на электронные сведения вернуться к бумажной книжке нельзя.

Частые вопросы

Можно ли позвонить прежнему работодателю и спросить?

Не нужно. Ответ даёт запись в бумажной трудовой книжке или отметка в форме СТД-Р и СТД-СФР. Прежний работодатель не обязан отвечать на такие запросы, а его ответ всё равно не заменит документ.

Работник говорит, что подавал заявление, но книжка без записи. Кому верить?

Документу. Запись в книжку вносит работодатель, и если её нет, заявление не подавалось. Слова без записи в книжке и без отметки в форме СТД-Р или СТД-СФР ничего не подтверждают.

Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку?

Запросить у него сведения о трудовой деятельности по форме СТД-СФР. В них есть отметка о подаче заявления. Если сведений нет вовсе, он, скорее всего, устраивается впервые — тогда бумажную книжку не оформляют.

Можно ли завести бумажную книжку сотруднику, который перешёл на электронную?

Нет. После подачи заявления и записи в книжке ведение бумажной книжки не возобновляется. Новый работодатель формирует только сведения о трудовой деятельности.

Нужно ли что-то писать в книжке при приёме, если заявление подано?

Нет. Бумажную книжку новый работодатель не ведёт, а сведения о приёме передаёт в Социальный фонд в электронном виде.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Кадровые документы не должны держаться на памяти одного человека

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Проверка книжек, форм и записей в них — та работа, где ошибка стоит дорого, а времени уходит много. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»