Сотрудник написал заявление на электронную трудовую книжку: когда выдать бумажную

Коротко

Бумажную трудовую книжку выдают не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления о переходе на электронные сведения (часть 3 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, пункт 35 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Если заявление подано меньше чем за три рабочих дня до увольнения, книжку отдают не позднее дня увольнения.

Срок выдачи бумажной книжки

Отсчёт идёт от дня подачи заявления, а не от дня, когда кадровик его зарегистрировал. Три рабочих дня считают без выходных и праздников: заявление в понедельник — книжку отдают не позже четверга той же недели, заявление в пятницу — не позже среды следующей недели.

Выдать раньше срока можно: закон задаёт предельный срок, а не запрет сделать это в день обращения. Если работник уходит и до увольнения осталось меньше трёх рабочих дней, книжку выдают в день увольнения.

С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной книжки. Дальше сведения о работе идут только в электронном виде, а бумажную работник хранит сам.

Что сделать до выдачи книжки

Зарегистрировать письменное заявление работника и сохранить его: номер и дата заявления попадут в запись трудовой книжки.
Внести в трудовую книжку запись о переходе: в графе 3 — «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 — ссылка на заявление с номером и датой (пункт 35 Порядка № 320н).
Заверить запись подписью ответственного лица, печатью при её наличии и подписью работника.
Выдать книжку работнику под подпись в книге учёта движения трудовых книжек.
Сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее 25 числа следующего месяца.
По письменному запросу работника выдать справку СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности.

Нужна ли справка СТД-Р вместе с книжкой

Отдельной справки именно о переходе на электронную книжку закон не предусматривает: сам факт перехода подтверждает запись в бумажной книжке и заявление работника.

Справку СТД-Р выдают по заявлению работника в период работы и при увольнении в день прекращения трудового договора (статья 66.1 ТК РФ). Если работник просит её вместе с книжкой, выдайте: в справке отражается дата подачи заявления о переходе на электронные сведения.

Когда какой документ выдаётся

Ситуация	Что выдать	Срок
Заявление о переходе подано в обычном порядке	Бумажную книжку с записью о переходе	Не позднее трёх рабочих дней со дня заявления
До увольнения меньше трёх рабочих дней	Бумажную книжку с записью о переходе	Не позднее дня увольнения
Работник просит сведения о трудовой деятельности	Справку СТД-Р	По заявлению в период работы; при увольнении — в день увольнения
Работник передумал и хочет оставить бумажную книжку	Ничего не выдавать, вести книжку дальше	Пока заявление не подано заново

Частые вопросы

Можно ли выдать книжку в день подачи заявления?

Да. Три рабочих дня — предельный срок, раньше выдать можно.

Что делать, если работник отказывается получать книжку?

Зафиксируйте отказ актом или направьте уведомление о необходимости явиться за книжкой либо согласиться на пересылку почтой (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ).

Вносят ли после перехода записи в бумажную книжку?

Нет. После выдачи книжки с записью о переходе сведения о работе ведутся только в электронном виде, и вносить в неё что-либо нельзя.

Нужно ли уведомлять СФР о переходе?

Да, сведения подают по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 не позднее 25 числа следующего месяца.

Обязательно ли выдавать справку СТД-Р при подаче заявления о переходе?

Нет, отдельная справка о переходе не нужна. СТД-Р выдают по заявлению работника в период работы и при увольнении в день прекращения трудового договора.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Как уволить сотрудника и не получить управленческий хаос

Кадровые документы должны работать без ручного труда

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Заявления, записи в трудовых книжках, отчёты в СФР — это часы кадровика, которые уходят на повторяющиеся действия. Я смотрю, где в отделах теряется время, и показываю, какую работу выгодно передать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»