Работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде

Коротко

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде — это письменный выбор работника в пользу сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 Трудового кодекса вместо бумажной книжки. С момента подачи работодатель ведёт только электронные сведения, вносит в бумажную книжку запись о заявлении, выдаёт её работнику на руки и дальше за неё не отвечает.

Что меняется после заявления

Работник отказывается от бумажной книжки в пользу электронных сведений. Основание — статья 66.1 Трудового кодекса и статья 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. С этого дня все кадровые события — приём, перевод, увольнение — идут только в сведения о трудовой деятельности, а бумажная книжка больше не заполняется.

Работодатель получает три обязанности: внести в бумажную книжку запись о поданном заявлении, выдать книжку работнику и освободиться от ответственности за её ведение и хранение. Сведения о трудовой деятельности при этом ведутся на всех работников, включая тех, у кого осталась бумажная книжка.

Что сделать работодателю

Принять заявление письменно: работник указывает, что отказывается от бумажной книжки и просит предоставлять сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК.
Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче заявления со ссылкой на статью 66.1 ТК и заверить её подписью ответственного лица и печатью организации, если печать есть.
Выдать работнику бумажную трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня заявления. Если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, выдать её не позднее дня увольнения.
Отметить выдачу в книге (журнале) учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
Дальше передавать кадровые события в Социальный фонд по форме ЕФС-1 и по запросу выдавать работнику сведения о трудовой деятельности — форму СТД-Р.

Как проверить, подавал ли работник заявление раньше

При приёме на работу смотрят на документы, которые человек принёс. Если он представил бумажную трудовую книжку без записи о подаче заявления, значит, от бумаги он не отказывался, и книжку нужно вести. Если принёс форму СТД-Р или СТД-СФР с записью о подаче заявления, бумажную книжку не заводят и не ведут — только электронные сведения.

Требовать заявление о согласии или отказе от электронной книжки при трудоустройстве работодатель не вправе: работник не обязан делать выбор при приёме. Для тех, кто впервые начал работать после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют вовсе — сведения формируются только в электронном виде.

Можно ли передумать и вернуться к бумаге

После заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде вернуться к бумажной книжке нельзя. Такой возможности закон не предусматривает: части 2 и 3 статьи 2 закона № 439-ФЗ и Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, обратного пути не дают.

Другое дело — работник, который раньше выбрал бумажную книжку. Он вправе в любой момент перейти на электронные сведения: подаёт заявление, получает книжку на руки, и дальше действует тот же порядок. Тот, кто по состоянию на 31.12.2020 не работал — был на больничном, в отпуске или отстранён, — и не подавал заявления, тоже может сделать выбор в любое время.

Частые вопросы

В какой срок выдать бумажную трудовую книжку?

Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Если до увольнения осталось меньше трёх рабочих дней, книжку выдают не позднее дня увольнения. Перед выдачей в неё вносят запись о заявлении и заверяют её.

Нужно ли продолжать заполнять бумажную книжку после заявления?

Нет. После записи о заявлении книжка работнику выдаётся, и работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение. Кадровые события идут в сведения о трудовой деятельности и в ЕФС-1.

Что делать, если работник подал заявление, а записи в книжке нет?

Внести запись задним числом нельзя, но и оставлять книжку без отметки нельзя. Восстанавливают документ и вносят запись о подаче заявления, а выдачу фиксируют в журнале учёта движения трудовых книжек.

Можно ли не брать заявление, если работник хочет перейти на электронную книжку?

Нельзя. Без письменного заявления работодатель продолжает вести бумажную книжку, даже если человек считает, что уже перешёл на электронный формат.

Что выдавать работнику вместо книжки при новом трудоустройстве?

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р у прежнего работодателя или СТД-СФР. При трудоустройстве работник предъявляет трудовую книжку и или сведения о трудовой деятельности. Бумажную книжку с прежними записями после перехода на электронные сведения сохраняют у себя.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока кадры переходят на электронные книжки, рутина остаётся

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Заявления, записи, ЕФС-1, ответы на одни и те же вопросы сотрудников — на это уходят часы кадровика. Я смотрю, какие операции в отделах повторяются изо дня в день, и показываю, что выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»