Как считать срок хранения документов 5 лет
Коротко
Пятилетний срок хранения отсчитывают не от даты документа, а от 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Для первичных учётных документов точкой отсчёта служит год их последнего использования. Документ, у которого пятилетний срок истёк к 1 января текущего года, можно уничтожить в этом году — после экспертизы и акта.
От какой даты считать
Срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Если договор подписан в 2023 году и действовал до 2024-го, делопроизводство закончилось в 2024 году, пятилетний срок считается с 1 января 2025 года и истекает 31 декабря 2029 года.
Для первичных учётных документов правило другое: срок считают с года их последнего использования. Например, накладная 2024 года попала в последний раз в отчётность 2025 года — пятилетний срок идёт с 1 января 2026 года.
Если у документа несколько сроков хранения по разным основаниям, берут максимальный. Уменьшать срок нельзя, продлевать можно.
Что считать окончанием делопроизводства
- Для договора — дата прекращения обязательств по нему, а не дата подписания.
- Для доверенности — дата истечения срока или отзыва, но не раньше окончания сделок по ней.
- Для годовой бухгалтерской отчётности — год, за который она составлена.
- Для документа, заменённого новым, — дата замены: так считают срок для документов учётной политики.
- Для документа по основным средствам — дата выбытия объекта, если норма привязывает срок к выбытию.
Когда документ можно уничтожить
Уничтожают только те документы, у которых срок истёк к 1 января года составления акта. Если пятилетний срок заканчивается 31 декабря 2029 года, в 2029 году уничтожать нельзя — только в 2030-м.
Перед уничтожением проводят экспертизу ценности документов и составляют акт. Без акта уничтожение не оформлено, и при проверке документов нет.
Частые вопросы
Срок хранения пять лет — это пять лет с даты документа?
Нет. Срок считают с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Для первички — с года последнего использования документа.
Можно ли уничтожить документ 31 декабря последнего года срока?
Нет. Уничтожают, только если срок истёк к 1 января года составления акта. В последний год срока документ ещё хранится.
Одинаковы ли сроки для бумажных и электронных документов?
Да. Сроки для бумажных и электронных документов одинаковые. Электронные документы хранят вместе со средствами воспроизведения и проверки подписи — не меньше пяти лет после года, когда их в последний раз использовали для отчётности.
Можно ли сократить срок хранения?
Нет. Уменьшать сроки нельзя, продлевать можно. При нескольких сроках по разным основаниям берут максимальный.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы должны быть под рукой, когда их спросят
Соберу цифры бизнеса так, чтобы документы не терялись
Пока документы лежат в папках и почте, никто не скажет, у какого срок истёк, а какой ещё нужен. Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю обновление каждый день: выручка, заявки, деньги, маржа.
Это для собственников, которые хотят видеть бизнес за пять минут в день и получать сообщение, когда цифра уходит за заданные пределы.