Как считать дни командировки для суточных

Срок командировки определяет работодатель, но даты начала и конца привязываются к транспорту. Днём выезда считают дату отправления поезда, самолёта или автобуса из места постоянной работы, днём приезда — дату прибытия туда же (пункт 4 Положения № 501). Если вокзал или аэропорт за чертой населённого пункта, в срок командировки включают время на дорогу до него.

Дальше действует правило 24 часов: отправление до 24:00 включительно — день выезда текущие сутки, отправление с 00:00 и позднее — следующие. Так же определяют день возвращения. Поэтому вечерний выезд в аэропорт под ночной рейс делает первым днём поездки день, когда человек вышел из дома, а не день вылета.

Считать суточные по рабочим дням — ошибка: за субботу, воскресенье и праздник в поездке они тоже положены, даже если сотрудник в эти дни отдыхал и за них ему дают отгулы. А вот средний заработок сохраняется только за рабочие дни по графику сотрудника — это отдельная выплата, и её считают по другим правилам.

За границей день поездки тоже календарный, но к нему добавляется вопрос о дне пересечения границы. В Положении № 501 отдельного правила о том, по какой стране считать день пересечения, я не нашёл; на практике его закрепляют в коллективном договоре или локальном акте вместе с размером суточных — статья 168 ТК РФ оставляет размер и порядок выплаты на усмотрение работодателя. Поэтому перед поездкой стоит посмотреть, что написано во внутреннем документе компании, и при необходимости прописать правило там.

Необлагаемые лимиты различаются: 700 ₽ за день поездки по России и 2 500 ₽ за день за границей (пункт 1 статьи 217 и статья 422 НК РФ). С суммы сверх лимита удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы. Расходы на проезд и жильё возмещают по документам, к суточным они отношения не имеют.

Порядок для загранкомандировки: расчёт суточных начинают с календарных дней от выезда до возвращения по билетам, затем дни поездки делят на проведённые в России и за границей по отметкам о пересечении границы и внутреннему документу компании, и к каждой части применяют свой лимит.

Пример. Сотрудник выехал в аэропорт 5 июля в 21:30, самолёт в 00:20 6 июля, вернулся 12 июля в 18:40. Отправление до 24:00 — первый день 5 июля, прибытие до 24:00 — последний день 12 июля. Суточные за все календарные дни с 5 по 12 июля включительно; выходные и дни в пути из счёта не выкидывают. Если бы самолёт вылетал 6 июля в 00:20, а сотрудник оставался дома до утра, первым днём была бы дата вылета — 6 июля: правило 24 часов смотрит на фактическое отправление транспорта.