Как рассчитать отпускные, если нет заработка в расчётном периоде

Коротко

Расчётный период для отпускных — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска (пункт 4 Положения, утверждённого постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540). Если в этих месяцах у человека нет ни начисленной зарплаты, ни отработанных дней, средний заработок считают по заработку за предыдущий период такой же длины — пункт 6 Положения. Когда заработка нет и там, расчёт идёт из оклада или тарифной ставки по пункту 8.

Почему расчётный период не считают пустым

Отпускные — это средний дневной заработок, умноженный на дни отпуска. Средний дневной заработок берут из выплат за 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска. Пустым период бывает по двум причинам: человек работал, но выплат не получал (отпуск без сохранения зарплаты), или не работал вовсе (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, длительная болезнь, мобилизация).

В обоих случаях пункт 5 Положения № 540 исключает такие месяцы из расчёта вместе с суммами за них. Если исключаемыми оказались все 12 месяцев, действует пункт 6: берут заработок за предшествующий период, равный расчётному. Это не выбор бухгалтера, а порядок из Положения, и заявление от работника на замену периода не нужно.

Порядок расчёта по шагам

Определите месяц начала отпуска и отсчитайте назад 12 календарных месяцев — это расчётный период по пункту 4 Положения № 540.
Проверьте, есть ли в нём начисления и отработанные дни. Если весь период состоит из времени, исключаемого по пункту 5 (декрет, уход за ребёнком, больничные, отпуск без сохранения зарплаты, простой), переходите к пункту 6.
Возьмите 12 календарных месяцев перед всем периодом без заработка — не отступайте назад по одному году, пока не найдётся выплата. По письму Минтруда от 25.11.2015 № 14-1/В-972 выявляют весь период без заработка и берут 12 месяцев непосредственно перед ним.
Посчитайте средний дневной заработок по пункту 10 Положения: заработок делят на 29,3 за каждый полный месяц и на дни неполных месяцев.
Умножьте средний дневной заработок на календарные дни отпуска. Если полный месяц среднего заработка оказался ниже МРОТ при полной норме рабочего времени, считайте от МРОТ — пункт 18 Положения.

Если заработка нет и в предыдущем периоде

Пункт 8 Положения № 540 закрывает последний случай: заработка нет ни в расчётном периоде, ни до его начала, ни в месяце отпуска. Тогда средний заработок определяют из установленной работнику тарифной ставки или оклада. Это касается и ситуации, когда человек принят в штат и уходит в отпуск в первый месяц работы, не получив ещё ни одной выплаты.

Если в первый месяц работы до начала отпуска дни и выплаты всё же были, их берут по пункту 7: средний дневной заработок считают за время с первого дня работы до начала отпуска. Оклад по пункту 8 — это уже крайний случай, когда считать не из чего.

Какой период брать в разных ситуациях

Ситуация	Что берут в расчёт	Основание
Обычный случай: человек работал и получал зарплату	12 календарных месяцев перед месяцем отпуска	п. 4 Положения № 540
Весь расчётный период — декрет и уход за ребёнком	12 месяцев перед первым исключаемым периодом	п. 6 Положения № 540, письмо Минтруда от 25.11.2015 № 14-1/В-972
Весь год — отпуск без сохранения зарплаты	12 месяцев перед началом этого отпуска	п. 6 Положения № 540
Нет заработка ни в расчётном и предшествующем периодах, ни в месяце отпуска до его начала	Оклад или тарифная ставка	п. 8 Положения № 540
Отпуск в первый месяц работы, выплаты уже были	Дни и выплаты с первого дня работы до начала отпуска	п. 7 Положения № 540

Что исключают из периода и что учитывают в заработке

Пункт 5 Положения № 540 перечисляет время, которое выпадает из расчёта: сохранённый средний заработок (кроме перерывов на кормление ребёнка), пособия по болезни и по беременности и родам, простой, забастовка, дополнительные выходные по уходу за детьми-инвалидами, иное освобождение от работы с оплатой или без неё. Суммы за эти дни в заработок не входят.

В заработок идут выплаты, связанные с оплатой труда: оклад, доплаты и надбавки, премии по правилам пункта 15 Положения. Материальная помощь, оплата питания, проезда и обучения в расчёт не входят — это выплаты социального характера по пункту 3. Если в найденном периоде было повышение окладов, применяют коэффициент по пункту 16.

Частые вопросы

Нужно ли заявление работника на замену расчётного периода?

Нет. Замена происходит в силу пункта 6 Положения № 540, когда весь расчётный период состоит из исключаемого времени. Бухгалтер определяет период сам и берёт заработок за 12 месяцев перед ним.

Сотрудница вышла из отпуска по уходу за ребёнком и сразу идёт в отпуск — какой период брать?

12 календарных месяцев перед первым исключаемым периодом, то есть перед отпуском по беременности и родам. Так толкует пункт 6 Положения письмо Минтруда от 25.11.2015 № 14-1/В-972: берут заработок за год до всего периода без выплат, а не отступают назад по году за годом.

Можно ли взять заработок за годы, которые старше трёх лет?

Ограничения по давности в Положении № 540 нет. Пункт 6 отсылает к предшествующему периоду, равному расчётному, — сколько бы лет назад он ни был. Если заработка нет и там, проверьте месяц отпуска: заработок до его начала берут по пункту 7. Если заработка и отработанных дней нет и в этом месяце, применяют пункт 8 и считают из оклада.

Что делать, если оклад ниже МРОТ?

Сравнивать нужно средний месячный заработок с МРОТ, а не сам оклад. Если человек отработал полную норму рабочего времени, а средний месячный заработок оказался ниже МРОТ, отпускные считают от МРОТ — пункт 18 Положения № 540.

Отпускные считают так же, как компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении?

Средний дневной заработок считают по одним правилам — пункт 10 Положения № 540. Разница в том, что умножают: на дни отпуска или на дни неиспользованного отпуска. При пустом расчётном периоде замена по пункту 6 работает в обоих случаях.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока бухгалтер разбирается с периодами, деньги в компании работают или стоят

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Расчёт отпускных, сверки, ответы на одни и те же вопросы сотрудников — это часы, которые уходят каждый месяц. Я смотрю, на что в отделах тратится время, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время бухгалтерии и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»