Как посчитать фактический расход топлива по путевым листам

Коротко

Фактический расход топлива по путевому листу — это сколько литров сожжено за рейс: остаток в баке при выезде плюс заправки минус остаток при возвращении. Нормативный расход считают отдельно: пробег умножают на норму литров на 100 км и делят на 100. Разница между ними показывает перерасход или экономию, которую списывают или обосновывают.

Что значит «посчитать фактический расход»

В путевом листе фиксируют показания одометра при выезде и возвращении, остаток топлива в баке на начало и конец смены, а также заправки за день. Из этих цифр и складывается фактический расход: остаток на выезде плюс заправки минус остаток на возврате. Такой расчёт не зависит от норм и показывает, сколько литров реально ушло.

Нормативный расход — другая величина. Его считают по пробегу и утверждённой норме: например, 13 литров на 100 км. Сравнение фактического и нормативного расхода нужно, чтобы понять, укладывается ли машина в лимит, и обосновать списание топлива в бухгалтерском и налоговом учёте.

Какие данные нужны для расчёта

Показания одометра при выезде и при возвращении — по ним считают пробег за смену.
Остаток топлива в баке на начало и на конец смены (в литрах).
Количество заправленного топлива за смену — по чекам или топливным картам.
Утверждённая норма расхода на 100 км пробега для этой модели и условий эксплуатации.
Для спецтехники и некоторых грузовиков вместо пробега учитывают моточасы — тогда норму задают в литрах на час работы.

Формула фактического расхода

Фактический расход = остаток при выезде + заправки за смену − остаток при возвращении. Все величины — в литрах. Если в баке было 15 литров, заправили 40 и к концу дня осталось 12, фактический расход составит 43 литра.

Эту цифру записывают в путевой лист и используют для списания топлива. Если фактический расход меньше нормативного, к учёту принимают фактический. Если больше — списывают в пределах нормы, а перерасход обосновывают отдельно.

Как считать нормативный расход

Нормативный расход = пробег за смену × норма (л/100 км) ÷ 100. При пробеге 310 км и норме 13 л/100 км нормативный расход равен 40,3 литра.

Норму можно взять из методических рекомендаций Минтранса (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р) или из технической документации производителя. Для коммерческих организаций нормы Минтранса носят рекомендательный характер: компания вправе утвердить свои нормы приказом руководителя, обосновав их контрольными замерами. Для бюджетных учреждений соблюдение норм обязательно.

Если своей нормы нет, её определяют по контрольным замерам: замеряют расход за несколько поездок в сопоставимых условиях и утверждают среднее значение приказом.

Что делать с перерасходом

Перерасход — это превышение фактического расхода над нормативным. Он не всегда означает нарушение: топлива уходит больше зимой, в пробках, при объездах, с тяжёлым грузом или при работе кондиционера. Такой перерасход можно обосновать служебной запиской, актом или другим внутренним документом и списать на расходы по деятельности.

Если перерасход повторяется из раза в раз, стоит проверить техническое состояние машины или честность водителя: назначить комиссию, провести контрольные замеры и пересмотреть норматив.

Как списывать топливо в бухучёте

Списание топлива оформляют актом на основании путевых листов. Счёт затрат зависит от того, где работает машина: доставка товаров покупателям — счёт 44 «Расходы на продажу», перевозки в основном производстве — счёт 20, служебные поездки администрации — счёт 26 «Общехозяйственные расходы». Раздельный учёт помогает не смешивать производственные и административные расходы.

В налоговом учёте расходы на топливо принимают при условии экономической обоснованности и документального подтверждения (ст. 252 НК РФ). Путевой лист — основной первичный документ. С 1 сентября 2023 года применяют форму с реквизитами из приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 (в редакции приказа от 05.05.2023 № 159); унифицированные бланки Госкомстата необязательны, компания вправе утвердить свой бланк с обязательными реквизитами.

Электронные путевые листы оформляют без дублирования на бумаге с 11 марта 2023 года по формату, утверждённому приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@.

Частые вопросы

Обязательно ли применять нормы Минтранса?

Для коммерческих организаций — нет, нормы носят рекомендательный характер. Можно разработать свои нормы и утвердить их приказом руководителя, обосновав контрольными замерами. Для бюджетных учреждений соблюдение норм обязательно.

Можно ли списать топливо по фактическому расходу, если он выше нормы?

В бухучёте — да, если перерасход обоснован и подтверждён документами. В налоговом учёте расходы на топливо учитывают по фактическому расходу при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения. Причины превышения внутренней нормы можно зафиксировать служебной запиской или актом.

Как определить фактический расход, если в баке нельзя точно замерить остаток?

Можно использовать данные системы мониторинга (ГЛОНАСС), которая фиксирует остаток при выезде и возвращении, либо рассчитывать расход по норме. Если фактический расход определить невозможно, в путевом листе заполняют только нормативный расход, а списание ведут по норме.

Нужно ли вести журнал регистрации путевых листов?

Обязанность вести журнал отменена с 1 марта 2023 года, но многие компании сохраняют его для внутреннего контроля.

Как считать расход для спецтехники, которая работает на месте?

Для спецтехники и некоторых грузовиков расход считают не по пробегу, а по моточасам: норматив устанавливают в литрах на час работы. В путевом листе указывают отработанные моточасы и остатки топлива.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Цифры в учёте должны сходиться с реальностью

Проверю, как расход топлива отражается на деньгах бизнеса

Путевые листы и списание ГСМ — часть общей картины расходов. Если топливо списывается необоснованно или нормы завышены, это искажает себестоимость и прибыль. Я провожу аудит маркетинга и продаж, но если вам нужно навести порядок в цифрах компании, начните с юнит-экономики и финансовой модели: увидите, сколько на самом деле стоит каждый рейс и каждый клиент.

Это для собственников, которые хотят принимать решения по цифрам, а не по ощущениям.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»