Как посчитать часы в табеле учета рабочего времени

Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Табель — первичный документ для этого учета. Без него бухгалтер не начислит оклад, не посчитает оплату сверхурочных, работу в выходные или ночные часы, не рассчитает отпускные и больничные. При проверке табель вправе запросить ГИТ, налоговая и Социальный фонд.

Составляет табель работник кадровой службы, табельщик, бухгалтер или другой сотрудник, назначенный руководителем. Заполненный табель подписывает составитель, руководитель подразделения и сотрудник кадровой службы, после чего документ передают в бухгалтерию в срок, установленный в организации.

С 1 января 2013 года унифицированные формы Т-12 и Т-13 не обязательны (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Работодатель вправе разработать собственный бланк, но на практике большинство компаний продолжают использовать формы Госкомстата, утвержденные постановлением от 05.01.2004 № 1.

Форма Т-12 называется «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и состоит из двух разделов: учет рабочего времени и расчет с персоналом по оплате труда. Форма Т-13 «Табель учета рабочего времени» меньше по размеру и проще в заполнении, ее чаще применяют при автоматизированной обработке данных в бухгалтерских программах. Если учет времени и расчет зарплаты ведут раздельно, в форме Т-12 можно заполнять только первый раздел.

Собственный бланк должен содержать обязательные реквизиты первичного документа по статье 9 Закона № 402-ФЗ: название, дату составления, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни, ФИО сотрудников, подписи ответственных лиц. Для бюджетных учреждений обязательна форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.

Метод сплошной регистрации: в табеле отмечают все события по каждому дню — явку или неявку с указанием причины. Метод отклонений: фиксируют только отклонения от графика — неявки, сверхурочные часы, работу в выходные. Второй способ удобен при стабильном графике, но требует, чтобы график был утвержден и доступен.

При отражении неявок, которые учитывают в днях (отпуск, больничный, командировка, учебный отпуск, выполнение государственных обязанностей), в верхней строке графы ставят только код, а нижнюю строку оставляют пустой. Отметку о причине неявки делают на основании документов: листка нетрудоспособности, приказа об отпуске, справки о командировке.

В табеле отражают фактически отработанное время за каждый календарный день в часах и минутах (ч. 4 ст. 91 ТК РФ, постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Если сотрудник работает неполный день, часы за каждый день будут разными, и ставить всем дням по 8 часов нельзя.

Например, при короткой пятнице с 8:00 до 15:45 и обедом 45 минут отработанное время в пятницу — 7 часов. В остальные дни при той же неделе — по 8 часов. В табеле пятница будет с кодом «Я» и 7 часами, а не 8.

Минуты в табеле записывают в часах и минутах. При необходимости перевести минуты в десятичную дробь количество минут делят на 60. Например, 40 минут — это 0,67 часа с учетом округления; 3 часа 40 минут записывают как 3,67.

В формах Т-12 и Т-13 применяют буквенные или цифровые коды. Основные: «Я» (или 01) — явка, «Н» (02) — работа в ночное время, «С» (04) — сверхурочная работа, «РВ» (03) — работа в выходные и праздничные дни, «К» (06) — служебная командировка, «ОТ» (09) — ежегодный основной оплачиваемый отпуск, «Б» (19) — временная нетрудоспособность, «В» (26) — выходной, «ПР» (24) — прогул. Полный перечень — на титульной стороне формы Т-12.

Компания вправе ввести собственные обозначения приказом, если типовых кодов не хватает. Главное — чтобы коды были расшифрованы и работники с ними ознакомлены.

При суммированном учете рабочего времени фактически отработанные часы за учетный период могут отклоняться от нормы. В табеле все равно фиксируют часы по каждому дню. Переработку окончательно определяют после завершения учетного периода: сравнивают фактически отработанные часы с нормой рабочего времени за период.

Ночные часы, работу в праздники и выходные по графику оплачивают за тот месяц, когда они были. Сверхурочные по итогам учетного периода оплачивают в конце периода. В табеле сверхурочные часы отмечают кодом «С».

С 1 сентября 2026 года действует ограничение сверхурочной работы: не более 4 часов в день и 120 часов в год (ч. 6 ст. 99 ТК РФ в редакции закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ). Коллективным договором или отраслевым соглашением годовой предел можно поднять до 240 часов. Прежнее правило «4 часа в течение двух дней подряд» отменено.