Как правильно писать почтовый адрес в документах: образец

Порядок элементов не случайный: он повторяет Правила оказания услуг почтовой связи, на них ссылаются и инструкции по делопроизводству, и внутренние регламенты органов власти. Сначала название улицы, затем номер дома, номер квартиры или офиса, потом населённый пункт (город, посёлок, село), район, республика, край, область или автономный округ. Для международных отправлений перед индексом добавляется название страны. Замыкает строку почтовый индекс.

Сокращения допустимы общепринятые: «ул.», «д.», «кв.», «г.», «обл.», «р-н». Наименование организации пишут в именительном падеже, фамилию гражданина — в дательном: документ адресуют «Иванову И.И.», а не «Иванов И.И.».

Если документ адресован организации, сначала указывают её полное или сокращённое наименование в именительном падеже, ниже через дополнительный интервал — почтовый адрес. Например: «Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393».

Если адресат — должностное лицо, порядок такой: инициал имени и фамилия, должность, наименование организации, затем почтовый адрес.

Физическому лицу пишут сначала фамилию и инициалы в дательном падеже, затем с дополнительным интервалом — почтовый адрес с одинарным межстрочным интервалом. Например: «Иванову И.И., ул. Ленина, д. 12, кв. 61, г. Верхняя Салда, Свердловская область, 624760». Допустимо и одной строкой: «Калинину И.П., Садовая ул., д. 5, кв. 12, г. Тутаев, Ярославская обл., 152300».

Перед фамилией можно указать учёную степень или звание, если документ адресован именно этому человеку по его статусу.

Адрес не нужен, если письмо уходит в федеральные органы государственной власти, законодательные или высшие исполнительные органы субъектов Федерации, высшим должностным лицам регионов, а также постоянным корреспондентам — кроме случаев, когда письмо отправляют в конверте с прозрачным окном. Не пишут его и при отправке по электронной почте или факсу без досылки бумажного оригинала: вместо адреса указывают электронную почту, при необходимости — телефон или факс.

На конверте адрес получателя стоит в правой нижней части, адрес отправителя — в левой верхней. В пределах России адреса оформляют на русском языке, и на конверте не должно быть посторонних знаков, не относящихся к адресу.

Бланк письма по ГОСТ — это лист с уже размеченными реквизитами: наименование организации, справочные данные, дата и номер, место для адресата. Образец бланка письма организации по новому ГОСТу строят на угловом или продольном расположении реквизитов: от этого зависит, где встанет адресат и остальные поля.

Адрес не существует отдельно от бланка. Когда говорят «оформление письма по ГОСТу», речь о том, что все реквизиты — включая адресат с почтовым адресом — стоят на своих местах и с заданными отступами. Образец бланка письма по ГОСТу поэтому всегда показывает и место адресата, а не только шапку организации.

Если в тексте письма на бланке организации есть приложение, оно оформляется отдельной строкой под текстом, до подписи: сначала слово «Приложение», затем его номер, наименование и число листов. В отметке об адресате приложений нет — там только получатель и его почтовый адрес.

Приложение не меняет порядок адресата: адрес по-прежнему стоит в правом верхнем углу первого листа, а приложения перечисляют в конце текста письма.

ГОСТ оформление приказов задаёт так же, как и для писем: реквизиты на своих местах, шрифт и отступы единые. Приказ по ГОСТу начинается с наименования организации и вида документа — «ПРИКАЗ», затем дата, номер, место издания, заголовок к тексту, сам текст, подпись и ознакомление.

Приказ по ГОСТ и бланк приказа — не одно и то же: бланк даёт рамку с реквизитами, а текст приказа задаёт структуру — констатирующую часть и распорядительную, где перечисляют поручения и ответственных. Оформление приказа по ГОСТу проверяют по тому, все ли реквизиты на месте и нет ли лишних.

Служебная записка по ГОСТу и докладная записка по ГОСТу строятся по одной схеме: адресат в правом верхнем углу, заголовок к тексту, сам текст с изложением вопроса, подпись и дата. Разница в том, кому адресована записка и о чём она: служебная — внутри подразделения, докладная — вышестоящему руководителю о факте или нарушении.

Правила оформления служебной записки по ГОСТу те же, что и для письма: адресат с должностью и фамилией, при необходимости — с почтовым адресом, если записка уходит в другую организацию. Внутри компании почтовый адрес не нужен: достаточно должности и фамилии.

Правила оформления договора шрифты и отступы задают не так строго, как для писем: ГОСТ на договор не распространяется в той же мере. На практике берут тот же шрифт и кегль, что и в остальных документах компании, одинаковые поля и отступы, чтобы договор читался как часть документооборота, а не как отдельный лист.

Если договор печатают на бланке организации, адресат и реквизиты сторон идут по тем же правилам, что и в письме. Шрифты и отступы в договоре важны для единообразия: одинаковые поля на всех страницах и один кегль по всему тексту.