Как оформить перенос отпуска по желанию работника

Коротко

Перенос отпуска по желанию работника — это изменение дат ежегодного оплачиваемого отпуска, когда сотрудник просит перенести его на другой срок. По общему правилу для этого нужно согласие работодателя: даты в графике отпусков обязательны для обеих сторон (ст. 123 ТК РФ). Но в случаях из статьи 124 ТК РФ отпуск продлевают или переносят независимо от желания работодателя — срок в этих случаях он определяет с учётом пожеланий работника.

Когда отпуск переносят по просьбе работника

График отпусков утверждают на год, и указанные в нём даты обязательны и для работника, и для работодателя (ст. 123 ТК РФ). Поэтому просто попросить другие даты нельзя: если причина личная, перенос возможен по договорённости сторон. Сотрудник обсуждает новые даты с руководителем, затем пишет заявление, и если руководитель не против, оформляют приказ.

Иначе работают случаи статьи 124 ТК РФ. Отпуск продлевают или переносят, если работник во время отпуска был временно нетрудоспособен, если он исполнял государственные обязанности, предусматривающие освобождение от работы, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством и локальными актами. Согласия работодателя здесь не требуется, но срок переноса он определяет с учётом пожеланий работника.

Когда отказать нельзя

Работнику своевременно не выплатили отпускные: по статье 136 ТК РФ оплата — не позднее чем за три дня до начала отпуска. В этом случае отпуск переносят, а срок работодатель определяет по согласованию с работником.
Работника предупредили о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала — по статье 123 ТК РФ уведомление обязательно не позже этого срока. Срок переноса работодатель определяет по согласованию с работником.
Работник заболел в отпуске или исполнял во время отпуска государственные обязанности — статья 124 ТК РФ, срок переноса определяют с учётом пожеланий работника.
Работник относится к категории, которая вправе выбрать удобное время отпуска: например, сотрудник до 18 лет (ст. 267 ТК РФ), женщина перед отпуском по беременности и родам или после отпуска по уходу за ребёнком (ст. 260 ТК РФ), сотрудник с тремя и более детьми, младшему из которых нет 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ).

Заявление о переносе: что в нём написать

Заявление пишут в свободной форме, единой обязательной формы нет. Укажите причину переноса, дни отпуска по графику и желаемый период отдыха — такой набор портал госуслуг назвал в разъяснении для работников. Если причина из статьи 124 ТК РФ, сошлитесь на неё: это показывает, что отпуск переносят в обязательном порядке.

Если отпуск уже оформлен приказом, к заявлению стоит приложить документы, подтверждающие причину, — например, листок нетрудоспособности. Работодателю они нужны, чтобы проверить основание переноса.

Оформление переноса отпуска по инициативе работника: какие документы готовит работодатель

Порядок оформления законом не установлен. На основании заявления издают приказ о переносе отпуска: в нём указывают основание, новые даты и количество дней отпуска и поручение специалисту по кадрам изменить график отпусков. Нормативно утверждённой формы нет, приказ составляют в произвольной форме.

Если приказ на отпуск по графику уже вышел, тем же приказом о переносе его можно отменить — на это указал Роструд в письме от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1. С приказом знакомят под подпись упомянутых в нём лиц.

Изменение графика отпусков по инициативе работника

Внесите изменения в утверждённый график: отразите новые даты отпуска и основание переноса — заявление работника или статью 124 ТК РФ.
Если отпуск переносят на следующий рабочий год, помните: по статье 124 ТК РФ отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Отметьте перенос в личной карточке работника, если её ведёте.
Если отпускные уже выплатили, а даты сдвинулись, пересчитайте средний заработок заново по новому расчётному периоду.

Нужно ли уведомление о переносе отпуска по инициативе работника

Отдельного уведомления о переносе отпуска закон не требует. Работник подаёт заявление, работодатель издаёт приказ и знакомит с ним под подпись тех, кого он касается, а изменения вносят в график отпусков. Этого достаточно, чтобы новые даты стали обязательными для обеих сторон.

Другое дело — предупреждение о начале отпуска по графику: по статье 123 ТК РФ работника извещают не позднее чем за две недели до начала. Если этот срок нарушен, отпуск переносят по статье 124 ТК РФ, и срок переноса работодатель определяет по согласованию с работником.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель перенести отпуск, если у работника изменились личные планы?

Нет. Личные причины законом не названы среди оснований обязательного переноса. Отпуск сдвинется, только если работодатель согласится, — тогда работник пишет заявление, а руководитель оформляет приказ.

Можно ли перенести отпуск, если отпускные выплатили с опозданием?

Да. По статье 124 ТК РФ несвоевременная оплата отпуска — основание перенести его на другой срок, причём согласие работодателя не требуется. Срок переноса работодатель определяет по согласованию с работником.

Нужен ли приказ о переносе, если отпуск ещё не оформляли?

Закон приказ о переносе не предусматривает. Его рекомендуют издавать, если заявление поступило после того, как приказ на отпуск уже вышел: тогда прежний приказ отменяют тем же документом. Если приказа на отпуск ещё не было, достаточно изменить график отпусков на основании заявления.

Как перенести отпуск, если работник заболел в отпуске?

Отпуск продлевают или переносят на другой срок по статье 124 ТК РФ, срок определяют с учётом пожеланий работника. Работник приносит листок нетрудоспособности, а работодатель оформляет перенос и пересчитывает отпускные.

На какой срок можно перенести отпуск?

Закон ограничивает только перенос на следующий рабочий год: отпуск нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлен (ст. 124 ТК РФ). В остальном конкретные даты стороны согласуют сами.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока сотрудник переносит отпуск, работа не должна встать

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока один сотрудник отдыхает или меняет даты, его задачи часто ложатся на остальных: ответы клиентам, карточки в CRM, отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»