Как оформить переименование должности без изменения трудовой функции

Если вместе с названием меняются обязанности, объём работы или квалификационные требования, это уже перевод на другую постоянную работу, и оформляют его иначе. Переименование без изменения трудовой функции — когда человек делает то же самое, а в документах появляется другое название должности.

Отдельный случай — когда наименование должности задаёт закон: если с работой по должности связано предоставление компенсаций и льгот или ограничений, название и квалификационные требования должны соответствовать тем, что указаны в квалификационных справочниках или профстандартах (ч. 2 ст. 57 ТК). Тогда переименование — не косметика, а приведение документов в соответствие с требованием.

Отдельной обязательной формы приказа нет, работодатель составляет его сам. В тексте перечисляют: прежнее и новое название должности, структурное подразделение, дату, с которой действует новое название, основание — дополнительное соглашение к трудовому договору, и поручение внести изменения в штатное расписание, трудовые книжки и личные карточки.

Если название меняется у нескольких работников или у вакантной ставки, удобнее один приказ на всё изменение сразу: и по штатному расписанию, и по договорам. С приказом знакомят работников, которых он касается.

Образец приказа об изменении должности работника строят от работника: в шапке — название организации и дата, в тексте — «переименовать должность такого-то работника с такой-то даты», основание — дополнительное соглашение к трудовому договору, ниже — поручение кадровой службе внести запись в трудовую книжку и личную карточку.

Образец приказа о переименовании должности в штатном расписании строят от структуры: в тексте — «внести изменение в штатное расписание», прежнее и новое название должности, количество ставок и оклад без изменений, дата вступления в силу. Если меняется и договор с работником, оба приказа можно объединить в один — тогда в нём будут и строка про работника, и строка про штатное расписание.

Образец приказа о переименовании должности в целом повторяет эту структуру: кто издаёт, что меняется, с какой даты, на каком основании и кому поручено оформить остальные документы.

Изменение штатного расписания в связи с переименованием должности оформляют приказом: в него вносят новое название вместо прежнего, количество ставок и оклад остаются прежними. Если должность вакантна, приказа по штатному расписанию достаточно, соглашение с работником не нужно.

Если в трудовом договоре указано ещё и название отдела, его переименование оформляют так же, как должность: соглашением, приказом и записью. Когда отдела в договоре нет, хватает приказа и ознакомления работников.

Дополнительное соглашение к трудовому договору — главный документ, в котором работник соглашается на новое название. Отдельной формы закон не требует: соглашение составляют в той же форме, что и сам трудовой договор, и указывают в нём прежнее и новое название должности, дату, с которой действует изменение, и прямую оговорку, что трудовая функция не меняется.

Допсоглашение о переименовании должности без изменения трудовой функции подписывают обе стороны. С этого документа начинают остальные бумаги: на него ссылаются приказ и запись в трудовой книжке.

Запись в трудовую книжку о переименовании должности делают по общим правилам ведения книжек: в разделе «Сведения о работе» указывают новое название и дату. Если работник отказался от бумажной книжки, сведения подают в Социальный фонд.

Переименование должности не считается переводом на другую постоянную работу, однако в подразделе 1.1 ЕФС-1 для него указывают кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД» и новое название должности. Перед отправкой сверяют новое название с кодом выполняемой функции: если название не совпадёт с кодом по общероссийскому классификатору занятий, фонд вернёт отчёт с ошибкой.

Отдельной формы уведомления закон не устанавливает, его составляют в произвольной форме. В образце уведомления о переименовании должности без изменения трудовой функции указывают: кому адресовано, прежнее и новое название должности, дату, с которой действует изменение, оговорку, что трудовая функция и оклад остаются прежними, и строку для подписи работника с датой ознакомления.

Уведомление нужно в двух случаях: когда работник ещё не дал согласия и его надо получить, и когда название меняют в одностороннем порядке по статье 74 ТК — тогда предупредить нужно письменно не позднее чем за два месяца.

Образец записи в трудовой книжке короткий: в разделе «Сведения о работе» — порядковый номер записи, дата, в графе «Сведения о работе» — «Должность переименована в такую-то», в графе «Наименование, дата и номер документа» — реквизиты приказа. Ссылку на статью ТК в такой записи не ставят: это не увольнение и не перевод.

Если работник отказался от бумажной книжки, ту же формулировку переносят в сведения о трудовой деятельности, которые подают в фонд.

По соглашению сторон достаточно подписи работника под дополнительным соглашением. Если работник против, изменить название должности можно в одностороннем порядке только тогда, когда причина — изменение организационных или технологических условий труда: тогда действует статья 74 ТК.

В этом случае работника предупреждают письменно не позднее чем за два месяца. Если он отказывается продолжать работу с новым названием и подходящих вакансий нет, трудовой договор прекращают по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК. Переименование «для порядка», без организационных или технологических причин, так оформить нельзя.