Электронный документооборот: определение по ФЗ

Коротко

Электронный документооборот — это процесс составления и обмена электронными документами, которые не нужно распечатывать и подписывать на бумаге. Документ, сформированный в системе электронного документооборота и подписанный электронной подписью, равнозначен бумажному и имеет такую же юридическую силу — это прямо устанавливает статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Что говорит закон

Определение электронного документооборота даёт Федеральная налоговая служба: это процесс составления и обмена электронными документами без распечатки и подписи на бумаге. Юридическую силу такому документу придаёт электронная подпись.

Ключевая норма — статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: документ с квалифицированной электронной подписью по общему правилу равнозначен подписанному от руки бумажному документу. Для простой и неквалифицированной подписи равнозначность действует в случаях, установленных законом, нормативным актом или соглашением участников. Для обмена между компаниями существуют операторы электронного документооборота — организации, которые обеспечивают передачу документов и подтверждают их подлинность.

Какие виды электронной подписи бывают

Простая электронная подпись — код или пароль, который подтверждает, что документ отправил именно этот человек. Подходит для внутренних документов, если стороны договорились, как её проверять.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись — создаётся криптографическими средствами, позволяет обнаружить изменения в документе после подписания. Для неё стороны должны согласовать порядок проверки.
Усиленная квалифицированная электронная подпись — выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром, по закону приравнивается к собственноручной подписи с печатью. Требования к подписи зависят от документа и способа обмена. В кадровом документообороте статья 22.3 Трудового кодекса для разных случаев предусматривает квалифицированную, неквалифицированную или простую подпись.

Где электронный документооборот обязателен

Работодатель вправе ввести электронный документооборот в сфере трудовых отношений на основании локального нормативного акта. Порядок перехода работников установлен статьёй 22.2 Трудового кодекса: при заключении трудовых договоров и договоров о материальной ответственности, при подписании приказа о дисциплинарном взыскании и уведомлении об изменении условий договора работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись.

Для обмена счетами-фактурами и первичными документами с контрагентами электронный документооборот не обязателен, но удобен: счёт-фактура в электронной форме, подписанный квалифицированной подписью, принимается налоговой наравне с бумажным.

Частые вопросы

Какой федеральный закон регулирует электронный документооборот?

Основной — 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он устанавливает, что документ с электронной подписью равен бумажному. Порядок обмена документами между компаниями и с госорганами дополнительно регулируют Налоговый кодекс, Трудовой кодекс и постановления Правительства.

Можно ли вести электронный документооборот без оператора?

Можно, если стороны обмениваются документами напрямую и договорились о формате и порядке проверки подписей. Но для налогового документооборота и для обмена с контрагентами через системы операторов нужен оператор, который фиксирует передачу и подтверждает дату.

Что такое электронный документ по закону?

Это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Юридическую силу он получает после подписания электронной подписью в порядке, установленном 63-ФЗ.

Нужно ли дублировать электронные документы на бумаге?

Нет. Если документ подписан электронной подписью и стороны согласовали электронный обмен, бумажная копия не требуется. Внутренние документы можно хранить в электронном виде, если это предусмотрено локальным актом.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы не должны тормозить сделку

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Когда документы ходят по электронной почте и теряются в папках, страдают сроки и деньги. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»