Электронный реестр для подтверждения 0 ставки НДС

Нулевая ставка НДС — не автоматическая льгота: её нужно подтвердить. Раньше в инспекцию везли пачки копий контрактов, деклараций на товары и транспортных документов с отметками таможни. Теперь для экспорта товаров достаточно электронного реестра, который формируется в структурированном виде и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Формы реестров, порядок их заполнения и форматы представления утверждены приказом ФНС от 26.12.2023 № ЕД-7-15/1003@. Реестр передают по телекоммуникационным каналам связи, в том числе через операторов электронного документооборота, а сформировать его можно в сервисе ФНС «Офис экспортера» или в программе «Налогоплательщик ЮЛ».

По экспорту товаров за пределы ЕАЭС реестр — обязательный способ подтверждения. Если инспекция запросит документы, сведения из которых включены в реестр, экспортёр представляет их копии в течение 30 календарных дней с даты получения требования. Если документы не подать в срок, обоснованность применения нулевой ставки в соответствующей части считается неподтверждённой.

По услугам картина другая. Для международной перевозки и предоставления подвижного состава под погрузку (подпункт 2.1 пункта 1 статьи 164 НК) реестр — право, а не обязанность: можно представить реестр, а можно копии документов на бумаге. Так же по услугам в портах по перевалке и хранению товаров (подпункт 2.5 пункта 1 статьи 164 НК): пункт 15 статьи 165 НК допускает реестр, но не требует его — допустима подача копий транспортных документов. В любом случае инспекция вправе истребовать оригиналы в рамках камеральной проверки, и тогда их нужно представить в те же 30 календарных дней.

Нулевая ставка и освобождение — разные вещи. При нулевой ставке операция облагается по ставке 0 %, и компания вправе принять к вычету входной НДС по связанным расходам. При освобождении по статье 149 НК операции НДС не облагаются, но и вычет входного налога по ним, как правило, недоступен. Поэтому важно правильно определить, под какое основание попадает конкретная услуга.

Для международной перевозки, предоставления подвижного состава и портовых услуг нулевую ставку устанавливают подпункты 2.1 и 2.5 пункта 1 статьи 164 НК — но только при соблюдении условий: пункт отправления или назначения за пределами РФ, услуги оказаны в пределах порта и так далее. Если условие не выполнено, нулевой ставки нет. Точный перечень услуг с нулевой ставкой и перечень освобождённых от НДС — в статьях 164 и 149 НК; по спорной операции стоит запросить письменное разъяснение в инспекции по месту учёта.

Срок подтверждения нулевой ставки обычно составляет 180 календарных дней. Точку отсчёта определяют по конкретной операции: это может быть дата помещения товаров под таможенную процедуру, оформления перевозочного документа или иная дата, указанная в статье 165 НК. Внутри срока реестр вместе с декларацией по НДС направляют в инспекцию.

Пример расчёта срока. Товар помещён под процедуру экспорта 12 января 2026 года. Отсчёт начинается 13 января: 180-й календарный день приходится на 11 июля. Это суббота, поэтому по общему правилу окончания срока в нерабочий день срок переносится на ближайший рабочий день — 13 июля. Реестр и декларацию направляют для подтверждения ставки 0 %.

Если срок пропущен, НДС рассчитывают по ставке, применимой к операции и налогоплательщику: например, по общей ставке 22 % или специальной ставке 5 % либо 7 % на УСН. Если документы собраны позже, уплаченный налог можно принять к вычету при соблюдении условий НК. Поэтому дату выпуска декларации и крайний срок подтверждения лучше фиксировать в календаре сразу при отгрузке.