Определение электронного документооборота утверждено Трудовым кодексом РФ

Коротко

Определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений даёт статья 22.1 Трудового кодекса: это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Исключения — случаи, прямо названные в статьях 22.1–22.3 ТК РФ.

Что именно утверждено Трудовым кодексом

Статьи 22.1–22.3 появились в главе 2 ТК РФ по Федеральному закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Статья 22.1 даёт определение и перечисляет информационные системы, статья 22.2 — порядок введения и приёма на работу, статья 22.3 — порядок взаимодействия работодателя и работника.

Ключевое слово в определении — «без дублирования на бумажном носителе». Электронный документ заменяет бумажный, а не дополняет его. Если работодатель печатает копию и подписывает её, это уже не электронный документооборот в смысле статьи 22.1, а обычный бумажный с электронной копией.

Какие документы можно вести электронно

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему.
Договоры о полной материальной ответственности и ученические договоры.
Приказ о применении дисциплинарного взыскания.
Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора.
Заявления, уведомления и сообщения работника, предусмотренные трудовым законодательством.
Документы, с которыми работника знакомят письменно под роспись, — ознакомление допускается в электронной форме.

Что электронно оформлять нельзя

Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде.
Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме.
Приказ (распоряжение) об увольнении работника.
Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

Две информационные системы

Электронный документооборот ведут через цифровую платформу «Работа в России» или через информационную систему работодателя. Платформа доступна в том числе через портал госуслуг. Система работодателя должна обеспечивать подписание документа по требованиям ТК РФ, хранение и фиксацию факта получения документа сторонами.

Расходы на создание и эксплуатацию своей системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов несёт работодатель.

Как ввести электронный документооборот

Работодатель принимает решение о введении электронного документооборота и оформляет его локальным нормативным актом. Акт принимается с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке статьи 372 ТК РФ.

В локальном акте указывают информационную систему, порядок доступа к ней при необходимости, перечень электронных документов и категорий работников, срок уведомления работников о переходе и дату введения — не ранее дня истечения срока уведомления. Отдельно утверждают порядок осуществления документооборота: сроки подписания и ознакомления с учётом рабочего времени, при необходимости порядок инструктажа, исключительные случаи оформления на бумаге и процедуры.

Подписи и согласие работника

При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, при внесении в них изменений, при подписании приказа о дисциплинарном взыскании и уведомлении об изменении условий договора через информационную систему работодателя работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник может использовать усиленную квалифицированную или предусмотренную статьёй 22.3 усиленную неквалифицированную подпись. При подписании через «Работу в России» применяются подписи, предусмотренные для этой платформы.

Работник или лицо, поступающее на работу, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года есть трудовой стаж, взаимодействуют с работодателем через электронный документооборот только с письменного согласия. Отсутствие согласия или электронной подписи не может быть основанием для отказа в приёме на работу либо увольнения. Работодатель безвозмездно выдаёт таким работникам документы, связанные с работой, на бумаге, заверенные надлежащим образом.

Расходы на получение работником электронной подписи и её использование несёт работодатель. Работник вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель переходить на электронный документооборот?

Нет. Статья 22.2 ТК РФ говорит о праве работодателя принять решение о введении электронного документооборота. Обязанности переходить на него ТК РФ не устанавливает.

Нужно ли дублировать электронные документы на бумаге?

Нет. Определение статьи 22.1 прямо говорит об оформлении без дублирования на бумажном носителе. При этом любой работник вправе запросить связанные с работой документы или их заверенные копии на бумаге; работодатель предоставляет их в порядке статьи 22.3 ТК РФ.

Можно ли электронно оформить увольнение?

Приказ (распоряжение) об увольнении входит в перечень исключений статьи 22.1 ТК РФ, по которым электронный документооборот не применяется. Остальные документы, связанные с увольнением, можно вести электронно, если они не входят в исключения.

Кто платит за электронную подпись работника?

Работодатель. По статье 22.3 ТК РФ он несёт расходы на получение работником электронной подписи, если её нет, и на её использование. Работник может предъявить и свою ранее полученную подпись.

Что будет, если работник не дал согласия на электронный документооборот?

Работодатель продолжает выдавать ему документы, связанные с работой, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, и делает это безвозмездно. Отказ от электронного взаимодействия не влияет на приём на работу и увольнение.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Бумажный кадровый учёт съедает часы

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Кадровые документы, заявления, ознакомления и ответы на одни и те же вопросы сотрудников занимают время, которое не приносит денег. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»