Электронный трудовой договор
Коротко
Электронный трудовой договор — это трудовой договор, оформленный в виде электронного документа и подписанный электронными подписями сторон. По общему правилу статьи 67 Трудового кодекса договор заключается в письменной форме, в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Электронный документ с надлежащей подписью приравнивается к бумажному, если стороны договорились его использовать и соблюли требования к электронной подписи.
Что значит электронная форма
Трудовой кодекс требует письменной формы, но не запрещает оформить договор электронным документом. Статья 67 говорит о двух экземплярах на бумаге, а статья 312.1 и глава 49.1 ТК допускают обмен документами в электронном виде, если стороны это согласовали. Такой документ считается письменным, когда подписан электронной подписью.
Электронный договор — не скан бумажного с подписью от руки. Это файл в согласованном формате, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью или иной подписью, которую стороны признают достаточной. Без подписи файл не имеет силы договора.
Как оформить электронный трудовой договор
- Согласуйте с работником электронный обмен: пропишите в договоре или отдельном соглашении, что документы подписываются электронной подписью и каким способом.
- Выберите вид подписи. Для кадровых документов надёжнее усиленная квалифицированная электронная подпись: она подтверждает авторство и неизменность файла.
- Подпишите договор в двух экземплярах: каждый файл подписывают обе стороны. Работник получает свою копию в электронном виде, работодатель хранит свою.
- Ведите учёт выданных подписей и доступов. Если работник увольняется, доступ к его подписи и документам должен быть закрыт.
- Храните электронные документы так, чтобы их можно было воспроизвести на бумаге и подтвердить подпись. Срок хранения — по правилам архивного законодательства и номенклатуре дел.
Какая подпись подойдёт
Закон об электронной подписи (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ) различает простую и усиленную электронную подпись. Усиленная бывает неквалифицированной и квалифицированной. Квалифицированная подпись выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром, и её проверка доступна через государственные сервисы.
Вид подписи зависит от системы документооборота и стороны договора. В информационной системе работодателя работодатель подписывает трудовой договор усиленной квалифицированной подписью, а работник — усиленной квалифицированной или неквалифицированной. На платформе «Работа в России» действуют отдельные правила. Но чем важнее документ, тем выше требования: при споре работодателю нужно доказать, что файл подписан именно работником и не изменён. Квалифицированная подпись снимает большую часть таких вопросов.
Частые вопросы
Обязателен ли электронный трудовой договор для всех?
Нет. Закон не обязывает переходить на электронную форму. Работодатель вправе сохранить бумажный документооборот или сочетать его с электронным по соглашению с работником.
Можно ли подписать договор простой электронной подписью?
Зависит от системы. В информационной системе работодателя для трудового договора работнику нужна усиленная подпись. На платформе «Работа в России» работник может использовать простую подпись, ключ которой получен при личной явке по установленным правилам. Но при трудовом споре простую подпись сложнее подтвердить, поэтому для кадровых документов чаще выбирают усиленную квалифицированную.
Нужно ли распечатывать электронный договор?
Нет, если стороны согласовали электронный обмен. Бумажная копия нужна только по запросу работника или для случаев, когда закон прямо требует бумажный документ.
Что будет, если работник откажется подписывать электронно?
Тогда стороны оформляют договор на бумаге по общим правилам статьи 67 ТК. Принудить работника к электронной подписи нельзя.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровый документооборот без бумажной волокиты
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Переход на электронные договоры не убирает ручную работу: заявления, приказы, уведомления, ответы на одни и те же вопросы сотрудников. Я смотрю, на что в кадровом и других отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.