Электронный чек для авансового отчёта

Коротко

Электронный чек — это кассовый чек, который продавец отправил покупателю в электронной форме: на e-mail, на номер телефона или через информационный ресурс ФНС. Для авансового отчёта подотчётный работник распечатывает его и прикладывает к отчёту вместе с другими документами. Распечатка подтверждает оплату так же, как бумажный чек из кассы.

Что считается подтверждением расходов

По закону о применении контрольно-кассовой техники (54-ФЗ) чек может быть на бумаге или в электронной форме. Пункты 2, 3 и 3.1 статьи 1.2 этого закона прямо называют электронные чеки, полученные по e-mail, на абонентский номер, через информационный ресурс ФНС или считанные по QR-коду. Работник распечатывает такой чек и прикладывает к авансовому отчёту — это и есть подтверждение понесённых расходов.

Копия бумажного чека без оригинала расходы не подтверждает: нужен либо сам чек, либо распечатка электронного. В чеке должны быть обязательные реквизиты по статье 4.7 закона 54-ФЗ, включая QR-код, наименование и стоимость каждого товара, работы или услуги.

Как подотчётнику получить и приложить электронный чек

До оплаты сообщите продавцу адрес электронной почты или номер телефона — туда придёт электронный чек (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).
Если чек не пришёл, проверьте его в личном кабинете на сайте ФНС или отсканируйте QR-код с экрана продавца.
Распечатайте чек и приложите к авансовому отчёту; на распечатке должны читаться все реквизиты, включая QR-код.
Проверьте, что в чеке есть наименование и стоимость каждой покупки, дата и время расчёта, сумма НДС, ИНН продавца.
Если покупка облагается НДС и вы принимаете налог к вычету, к чеку нужен счёт-фактура: сам чек вычет не даёт (письма Минфина от 31.08.2022 № 03-07-11/84844, от 05.03.2021 № 03-03-07/15819).

Какие реквизиты проверить в электронном чеке

Статья 4.7 закона 54-ФЗ перечисляет обязательные реквизиты кассового чека. Среди них: наименование документа, порядковый номер за смену, дата и время расчёта, место расчёта, наименование организации или ИП и их ИНН, применяемая система налогообложения, признак расчёта, наименование товаров, работ или услуг и их стоимость с учётом скидок и наценок, сумма расчёта, сумма НДС по ставке, показатели QR-кода.

Если в чеке нет какого-то реквизита, это не всегда лишает расходы подтверждения: ФНС в консультации 2026 года указала, что распечатанный электронный чек без реквизитов пункта 6.1 статьи 4.7 закона 54-ФЗ (например, без сведений о покупателе) всё равно подтверждает оплату, если авансовый отчёт оформлен правильно. Но лучше проверять чек до того, как он уйдёт в бухгалтерию: восстановить недостающие сведения сложнее.

Бумажный и электронный чек: что приложить к отчёту

	Бумажный чек	Электронный чек	Электронный чек + счёт-фактура
Что прикладывают	Оригинал чека	Распечатку электронного чека	Распечатку чека и счёт-фактуру
Подтверждает оплату	Да	Да	Да
Даёт вычет по НДС	Нет, только если есть счёт-фактура	Нет	Да, при соблюдении условий статей 171–172 НК
Где получить	У кассира в момент оплаты	На e-mail, телефон или в приложении ФНС	У продавца вместе с чеком

Частые вопросы

Можно ли приложить к авансовому отчёту скриншот электронного чека?

Нет, нужна именно распечатка. Закон и разъяснения ФНС говорят о распечатанном чеке, приложенном к отчёту. Скриншот не заменяет распечатку, потому что не позволяет прочитать QR-код и проверить реквизиты.

Что делать, если продавец не прислал электронный чек?

Проверьте чек в личном кабинете ФНС или через приложение «Проверка чека» по QR-коду. Если чека нет, попросите продавца отправить его повторно. Без чека расходы подтвердить не получится, кроме случаев, когда закон разрешает подтверждать покупку другими документами.

Нужен ли счёт-фактура, если в электронном чеке выделен НДС?

Для вычета НДС нужен счёт-фактура. Кассовый чек, в том числе электронный, подтверждает оплату, но не заменяет счёт-фактуру для вычета (письма Минфина от 31.08.2022 № 03-07-11/84844, от 05.03.2021 № 03-03-07/15819, от 17.09.2008 № 03-03-07/22).

Как проверить электронный чек на подлинность?

Через QR-код: отсканируйте его приложением ФНС «Проверка чека» или введите данные чека на сайте ФНС. Сервис покажет, сформирован ли чек в ФНС, и совпадают ли сумма и дата.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Бухгалтерия не должна тонуть в бумагах

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Проверка чеков, перенос данных в учётную систему, ответы на одни и те же вопросы сотрудников — это часы, которые можно вернуть бизнесу. Я смотрю, на что уходят часы в бухгалтерии и у менеджеров, и показываю, какую работу выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»