Электронная трудовая книжка: как оформить работодателю

Коротко

Электронную трудовую книжку работодатель не заводит отдельным документом: он передаёт сведения о трудовой деятельности сотрудника в Социальный фонд по форме ЕФС-1, а фонд хранит их в своей информационной системе. Оформление сводится к двум вещам — вовремя подать сведения о кадровом событии и правильно принять заявление работника, если тот переходит с бумажной книжки на электронную.

Кто ведёт электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка — это сведения о работе человека, которые хранятся в информационной системе Социального фонда России. Физического бланка у неё нет, поэтому потерять или испортить документ нельзя.

Формирует эти сведения работодатель: по части 1 статьи 66.1 ТК РФ он передаёт данные о трудовой деятельности сотрудника в фонд, а фонд их накапливает. Работник видит свою книжку через портал «Госуслуги» или личный кабинет на сайте фонда.

С 1 января 2020 года сведения о приёме, переводе и увольнении работодатели подают в фонд обязательно. С 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки тем, кто устраивается на работу впервые, не оформляют: у таких сотрудников книжка сразу ведётся в электронном виде, и отдельного заявления от них не требуется.

Что делает работодатель: пошагово

Заключает трудовой договор. Для сотрудника, который впервые начинает работать после 31 декабря 2020 года, этого достаточно — электронная книжка заводится без его заявления.
Подаёт в Социальный фонд подраздел 1.1 формы ЕФС-1 о приёме на работу — включительно до рабочего дня, следующего за днём подписания трудового договора.
Подаёт сведения о переводе на другую должность — до 25-го числа следующего месяца.
Подаёт сведения о приостановлении и возобновлении трудового договора, об увольнении — после оформления приказа, включительно до следующего рабочего дня.
Подаёт сведения о заключении и прекращении договора гражданско-правового характера на работы или услуги — не позднее следующего рабочего дня после события.
При увольнении выдаёт работнику справку СТД-Р о сведениях его трудовой деятельности у этого работодателя.

Если у сотрудника бумажная книжка

Переход на электронную книжку добровольный и происходит только по письменному заявлению работника. До этого момента работодатель продолжает вести бумажную книжку.

Получив заявление, работодатель прекращает вести бумажный бланк, вносит в него запись о сделанном выборе и выдаёт книжку работнику на руки. Дальше сведения идут только в фонд. Обратный переход с электронной книжки на бумажную не предусмотрен.

Работник, сохранивший бумажную книжку, вправе передумать в любой момент и подать заявление о переходе. Специально оповещать сотрудников о необходимости определиться с форматом в 2026 году работодатель не обязан, но вправе: например, вывесить образец заявления на стенде или внутреннем портале.

Перед подачей заявления стоит проверить записи в бумажной книжке: неточности лучше исправить до перехода, пока бланк ещё у работодателя.

Что попадёт в электронную книжку

Перечень сведений почти совпадает с бумажной книжкой: персональные данные работника, включая СНИЛС, место работы, приём, переводы и увольнение, должность, профессия, специальность и квалификация, причина прекращения трудового договора.

Периоды работы до 2020 года в электронную книжку автоматически не переносятся: они остаются в бумажном бланке, который работник хранит у себя. Поэтому при выходе на пенсию бумажная книжка за прошлые годы всё ещё нужна.

Частые вопросы

Нужно ли брать с сотрудника заявление, если он впервые устраивается на работу?

Нет. Тем, кто впервые начал работать после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется, сведения сразу ведутся в электронном виде. Работодатель подаёт данные о приёме в фонд, отдельного заявления на электронную книжку не нужно.

В какой срок подать сведения о приёме на работу?

Включительно до рабочего дня, следующего за днём подписания трудового договора. Сведения идут в фонд по подразделу 1.1 формы ЕФС-1.

Можно ли вернуться с электронной книжки на бумажную?

Нет. Обратный переход не предусмотрен: выбор формата в сторону электронной книжки окончательный.

Где работник возьмёт сведения о стаже при новом трудоустройстве?

Сотрудник предъявляет новому работодателю сведения о трудовой деятельности в установленной форме. При увольнении работодатель выдаёт сведения СТД-Р, а сведения из фонда можно запросить в форме СТД-СФР.

Что делать с неиспользованными бланками бумажных трудовых книжек?

Бланки стоит сохранить: они понадобятся, если работнику потребуется дубликат бумажной книжки.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном режиме

Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ

Сроки по ЕФС-1, заявления, справки, напоминания сотрудникам — это работа, где ошибка стоит штрафа, а время уходит на одно и то же. Я смотрю, какие кадровые и административные операции в компании повторяются каждую неделю, и показываю, что из этого выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашим CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время кадровика и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»