Должностная инструкция и положение о структурном подразделении относятся к документам

Коротко

Должностная инструкция и положение о структурном подразделении относятся к организационно-распорядительным документам компании. Положение задаёт задачи, функции, структуру и порядок работы целого подразделения, должностная инструкция — обязанности, права и ответственность одного работника на одной должности. Оба документа утверждает руководитель организации, и оба служат рабочим инструментом: по ним распределяют работу и разбирают спорные ситуации.

К какой группе документов они относятся

Организационно-распорядительная документация делится на две части. Организационная закрепляет устройство компании: устав, штатное расписание, положения о подразделениях, должностные инструкции. Распорядительная оформляет решения руководителя: приказы, распоряжения, поручения. Положение о подразделении и должностная инструкция стоят в первой части — это документы, которые действуют постоянно и описывают, как устроена работа.

Из этого следует порядок: сначала руководитель решает, какие подразделения нужны и что каждое делает, потом появляется положение о подразделении, внутри него раскладываются должности, и на каждую пишется инструкция. Если инструкция противоречит положению, спор решают в пользу положения: оно описывает более общий уровень.

Чем положение отличается от инструкции

	Положение о подразделении	Должностная инструкция
Объект	Подразделение целиком: отдел, управление, служба	Одна должность
Что описывает	Задачи, функции, структуру, порядок взаимодействия с другими подразделениями	Обязанности, права, ответственность работника
Кто готовит	Руководитель подразделения вместе с кадровой службой	Руководитель подразделения, согласуют кадры и юрист
Кто утверждает	Руководитель организации	Руководитель организации
Сколько действует	До замены новой редакцией или ликвидации подразделения	До изменения должности или пересмотра обязанностей
Связь с работником	Напрямую не связан, работник с ним знакомится	Работник знакомится под подпись при приёме и переводе

Что входит в положение о структурном подразделении

Общие положения: наименование подразделения, кому оно подчиняется, чем руководствуется в работе.
Задачи: зачем подразделение существует, какой результат от него ждут.
Функции: какие работы выполняет подразделение, чтобы решить задачи.
Структура и штат: из каких групп или секторов состоит, какие должности в него входят.
Порядок взаимодействия: с какими подразделениями и по каким вопросам обменивается информацией и документами.
Права и ответственность руководителя подразделения.
Порядок утверждения и внесения изменений.

Что входит в должностную инструкцию

Общие положения: наименование должности, кому работник подчиняется, кто его замещает, требования к квалификации.
Должностные обязанности: что работник делает постоянно, а не разово.
Права: что работник может требовать и запрашивать для выполнения обязанностей.
Ответственность: за что отвечает в пределах своей компетенции.
Порядок взаимодействия: с кем согласует решения, кому передаёт результаты.
Порядок ознакомления и пересмотра.

Как инструкция связана с трудовым договором

Трудовой договор фиксирует трудовую функцию — работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Должностная инструкция раскрывает эту функцию: перечисляет конкретные обязанности. Поэтому обязанности, которые работник реально выполняет, должны попадать в инструкцию, а не появляться в ней задним числом после конфликта.

С инструкцией работника знакомят под подпись при приёме на работу и при переводе на другую должность. Если обязанности меняются, а должность остаётся, оформляют новую редакцию инструкции и снова знакомят работника. Существенное изменение обязанностей оформляют письменным соглашением сторон, а при организационных или технологических изменениях — по правилам статьи 74 ТК РФ с письменным уведомлением не менее чем за два месяца.

Кто утверждает и как хранить

Оба документа утверждает руководитель организации: гриф утверждения ставят на самом документе либо выпускают отдельный приказ. Согласование с кадровой службой и юристом фиксируют визами на обороте последнего листа.

Положение о подразделении действует, пока подразделение существует и не принята новая редакция. Должностную инструкцию пересматривают при изменении обязанностей, структуры или требований к должности. Хранят обе в деле подразделения и в кадровой службе, чтобы в любой момент найти действующую редакцию, а не черновик.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция по закону?

Трудовой кодекс прямо её не требует: обязанности можно закрепить в трудовом договоре. Но без инструкции сложно доказать, что работник отказался от конкретной работы, входящей в его функцию, поэтому на практике её оформляют почти всегда.

Можно ли включить в инструкцию обязанности другого подразделения?

Можно, если эти обязанности действительно выполняются на этой должности и не дублируются в инструкциях других работников. Дублирование приводит к тому, что работу не делает никто: каждый считает её чужой.

Нужно ли знакомить работника с положением о подразделении?

Если положение о подразделении непосредственно связано с трудовой деятельностью работника и является локальным нормативным актом, работодатель знакомит его с положением под роспись.

Что делать, если должность переименовали?

Выпускают новую редакцию инструкции и знакомят с ней работника. Если меняется трудовая функция, оформляют перевод по статье 72.1 ТК РФ с письменным согласием работника.

Где хранить действующие редакции?

В кадровой службе и у руководителя подразделения. У каждого работника — своя копия инструкции или отметка об ознакомлении. Старые редакции хранят в деле, чтобы при споре показать, какая действовала в конкретный период.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы должны работать, а не лежать в папке

Соберу ИИ-агента, который отвечает по вашим регламентам

Когда положений и инструкций много, сотрудники не ищут в них ответ, а спрашивают у коллег. Я собираю ИИ-агента, который читает ваши документы и отвечает на вопросы по ним — со ссылкой на пункт.

Агент подключается к вашей CRM, 1С и мессенджерам и проверяется на настоящих вопросах из вашей работы. Это для компаний, где один и тот же вопрос повторяется десятки раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»