Должна ли компания отслеживать налоговый статус самозанятого исполнителя по гражданскому договору
Коротко
Да, отслеживать статус нужно, и проверяют его дважды: до подписания договора и перед каждой оплатой. Пока исполнитель плательщик налога на профессиональный доход и передал чек, компания не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы с его вознаграждения. Если статус утрачен, а выплата прошла без налога, обязанность заплатить НДФЛ и взносы переходит к заказчику.
Что даёт статус самозанятого заказчику
Самозанятый платит налог на профессиональный доход сам: 4 % с доходов от граждан, 6 % — от организаций и ИП. Заказчик в этой схеме налоговым агентом не становится, поэтому не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы с вознаграждения по гражданскому договору.
Условие одно: у исполнителя на дату выплаты есть статус плательщика НПД, а расчёт подтверждён чеком из приложения «Мой налог». В чеке стоят сумма, наименование услуги и ИНН заказчика. Выплата без чека и без подтверждённого статуса лишает компанию и льготы по взносам, и права учесть расходы.
Как проверить статус: два способа и две даты
- До подписания договора — сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход» на сайте nalog.gov.ru: вводят ИНН физлица или ИП и дату, на которую нужен статус, сведения выдают бесплатно.
- До подписания договора — справка о постановке на учёт плательщиком НПД по форме КНД 1122035: исполнитель формирует её сам в приложении «Мой налог» и показывает статус на момент выдачи.
- Перед каждой оплатой — повторная проверка по ИНН или свежая справка: статус проверяют на дату платежа, а не на дату договора.
- После оплаты — чек из «Мой налога» с ИНН компании: его хранят вместе с актом, он подтверждает расчёт и статус на дату дохода.
- Если нужно понять, сколько у исполнителя осталось от годового лимита, просят справку о доходах по форме КНД 1122036.
Что будет, если статус утрачен
Исполнитель теряет статус, когда его доход превысил 2,4 млн ₽ в год или он сам снялся с учёта. С этого момента выплаты по гражданскому договору — обычный доход физлица: компания обязана удержать с него НДФЛ по прогрессивной шкале статьи 224 Налогового кодекса и начислить страховые взносы по общему тарифу.
Проверка перед каждым платежом закрывает этот риск: пока статус подтверждён и чек получен, налог платит сам исполнитель. Пункт в договоре об обязанности исполнителя сразу сообщать об утрате статуса помогает взыскать убытки с него, но от обязанности заказчика удержать налог не освобождает.
Что проверить до договора и что — перед оплатой
| До договора | Перед каждой оплатой | |
|---|---|---|
| Что смотрят | Статус плательщика НПД | Статус на дату платежа |
| Чем подтверждают | Сервис ФНС по ИНН, справка КНД 1122035 | Сервис ФНС по ИНН, свежая справка КНД 1122035 |
| Зачем | Понять, можно ли не удерживать НДФЛ и не начислять взносы | Не пропустить момент утраты статуса |
| Что остаётся после | Договор с пунктом об уведомлении об утрате статуса | Чек из «Мой налога» с ИНН компании |
Ограничения, которые проверяют вместе со статусом
Доход от услуг или работ по гражданско-правовому договору с нынешним работодателем или с тем, от кого исполнитель уволился менее двух лет назад, не облагается НПД — это пункт 8 части 2 статьи 6 закона № 422-ФЗ. По такой выплате применяют правила соответствующего налогового режима исполнителя.
Ещё два ограничения: самозанятый не может быть посредником по агентскому договору, договору поручения или комиссии, а его годовой доход не должен превышать 2,4 млн ₽. Статус, лимит и характер услуг проверяют до подписания договора, а не после первой выплаты.
Частые вопросы
Обязана ли компания отслеживать налоговый статус самозанятого исполнителя по гражданскому договору?
Прямой обязанности проверять каждого исполнителя закон не устанавливает. Но без подтверждённого статуса и чека компания не вправе не удерживать НДФЛ и не начислять взносы, поэтому проверка — способ исполнить свою обязанность налогового агента и подтвердить осмотрительность.
Достаточно ли проверить статус один раз при заключении договора?
Нет. Статус может прекратиться в любой момент, например при превышении дохода 2,4 млн ₽. Проверяют его перед каждой оплатой, а чек запрашивают на каждый расчёт.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Напомните исполнителю о чеке и запросите его после расчёта. При наличной оплате и расчёте с использованием электронных средств платежа чек передают в момент расчёта; при иных формах безналичного расчёта — не позднее 9-го числа следующего месяца.
Можно ли заключить договор с бывшим сотрудником как с самозанятым?
Договор заключить можно, но доход от работ или услуг бывшему работодателю не облагается НПД, если с увольнения прошло меньше двух лет. По выплате применяют правила соответствующего налогового режима исполнителя.
Кто платит НДФЛ, если исполнитель утратил статус в середине договора?
Заказчик — с выплат, сделанных после утраты статуса. Он удерживает НДФЛ из вознаграждения и начисляет страховые взносы по общему тарифу, а исполнителю перечисляет сумму за вычетом налога.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Проверка исполнителей без ручной работы
Соберу ИИ-агента, который проверяет статус и собирает чеки
Каждый платёж самозанятому — это проверка статуса, запрос чека и сверка суммы. Когда исполнителей десятки, рутина съедает время бухгалтера и легко пропустить утрату статуса.
Я собираю ИИ-агента под эту задачу: он сверяет ИНН по сервису ФНС, запрашивает чек в мессенджере, складывает документы к акту и отмечает расхождения. Подключаю к CRM, 1С и почте и проверяю на ваших настоящих случаях.