Документы при увольнении сотрудника в 2023 году

Коротко

В день увольнения работодатель выдаёт работнику документы, связанные с работой: бумажную трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, расчётный листок и заверенные выписки из формы ЕФС-1. Остальные документы — справку о доходах и суммах НДФЛ, справку о среднем заработке — выдают по письменному заявлению работника. Перечень и сроки задаёт статья 84.1 Трудового кодекса.

Что выдать в последний рабочий день

Статья 84.1 ТК РФ привязывает выдачу документов к дате увольнения. Обычно день увольнения — последний день работы. Если работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы, день увольнения может не совпадать с последним рабочим днём. Если в день увольнения работник не работал, расчёт производят не позднее следующего дня после его требования.

Бумажную трудовую книжку отдают, если её вели. Тем, кто выбрал электронные сведения, выдают СТД-Р — на бумажном бланке с подписью сотрудника отдела кадров и печатью организации либо в электронной форме с усиленной электронной подписью.

Расчётный листок даёт детализацию выплат за последний рабочий месяц: оклад, компенсацию за неиспользованный отпуск, удержания. Выписки из ЕФС-1 подтверждают сведения, которые работодатель направил в Социальный фонд.

Что выдают по письменному заявлению

Справку о доходах и суммах НДФЛ — её формируют из данных расчёта 6-НДФЛ.
Справку о заработке и другие связанные с работой документы — по заявлению работника. Форму 182н отменили с 2023 года.
Копии приказа о приёме, переводе, увольнении и другие документы, связанные с работой, — по заявлению работника.
Заявление пишут в свободной форме; работодатель выдаёт документы в сроки, которые установлены для документов, связанных с работой.

Обязательно и по заявлению

Документ	Когда выдают	Основание
Трудовая книжка (бумажная)	В день увольнения	ст. 84.1 ТК РФ
Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р	В день увольнения	ст. 84.1 ТК РФ
Расчётный листок	В день увольнения	ст. 84.1 ТК РФ
Заверенные выписки из ЕФС-1	В день увольнения	ст. 84.1 ТК РФ
Справка о доходах и суммах НДФЛ	По письменному заявлению	ст. 62 ТК РФ
Справка о заработке и другие документы, связанные с работой	По письменному заявлению	ст. 62 ТК РФ
Копии приказов и договоров	По письменному заявлению	ст. 62 ТК РФ

Чем грозит задержка

За невыдачу или несвоевременную выдачу документов при увольнении работодателя привлекают по частям 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ.

Если задержана трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, наступает материальная ответственность по статье 234 ТК РФ: работодатель возмещает заработок, не полученный за всё время задержки.

Поэтому документы готовят заранее: книжку или СТД-Р, расчётный листок и выписки из ЕФС-1 — к последнему рабочему дню, а справки по заявлению — в срок, установленный статьёй 62 ТК РФ.

Частые вопросы

Что делать, если работник не пришёл за трудовой книжкой?

Работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку почтой. С момента отправки уведомления ответственность за задержку выдачи книжки снимается.

Обязательно ли выдавать справку 182 н, если её отменили?

Нет. Форму 182н и порядок её выдачи отменили с 2023 года. Работник может запросить у работодателя справку о заработке и другие документы, связанные с работой.

Нужно ли выдавать расчётный листок, если работник получает зарплату на карту?

Да. Расчётный листок выдают при увольнении независимо от способа выплаты зарплаты — он входит в перечень статьи 84.1 ТК РФ.

Можно ли выдать СТД-Р в электронном виде?

Да, в электронной форме с усиленной электронной подписью — вместо бумажного бланка с подписью и печатью.

Какой штраф за невыдачу документов?

Ответственность установлена частями 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Кроме штрафа, возможна компенсация не полученного из-за задержки заработка по статье 234 ТК РФ.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока документы готовятся, работа не должна стоять

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Кадровые документы, справки и выписки собираются вручную: сотрудник отдела кадров тратит часы на одни и те же шаблоны и сверки. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»