Какие документы запросить у самозанятого при заключении договора

Коротко

Перед договором у самозанятого берут справку о постановке на учёт плательщиком налога на профессиональный доход и проверяют статус по ИНН на сайте ФНС. После оплаты к договору добавляются чек из «Моего налога» и акт об оказании услуг. Справка подтверждает статус на дату выдачи, поэтому проверку по ИНН повторяют перед каждой оплатой.

Зачем вообще что-то запрашивать

Самозанятый платит налог на профессиональный доход сам, а заказчик не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы с его вознаграждения. Чтобы это право сохранилось, статус исполнителя нужно подтвердить документами: иначе при проверке расходы снимут, а на выплаты доначислят взносы и НДФЛ.

ФНС в разъяснениях называет основной подтверждающий документ — чек самозанятого с наименованием оказанных услуг. К нему добавляются справка о регистрации плательщиком НПД, самостоятельная проверка статуса на сайте ФНС и гражданско-правовой договор без признаков трудовых отношений.

Что запросить до подписания договора

Справку о постановке на учёт плательщиком налога на профессиональный доход. Самозанятый формирует её в приложении «Мой налог» или в веб-кабинете на npd.nalog.ru и присылает файл или распечатку. В справке видны ИНН, дата постановки на учёт и сам статус.
Паспортные данные для договора: без них не оформить гражданско-правовой договор с физлицом.
Реквизиты для оплаты и ИНН — по ним вы проверите статус на сайте ФНС и сверите данные в чеке.
Если исполнитель — ИП на НПД, дополнительно карточку предпринимателя: ИП сохраняет обязанность платить налоги со своего дохода, даже если потеряет статус самозанятого.
Гражданско-правовой договор с конкретным результатом, сроком, ценой и порядком приёмки — без правил внутреннего распорядка, должности и ежемесячного оклада.

Как подтвердить самозанятость для договора

Два шага, которые делают вместе. Первый — справка от исполнителя: она остаётся в вашем документообороте и показывает, что на дату выдачи человек был плательщиком НПД. Второй — проверка по ИНН на сайте ФНС: она показывает статус на сегодня, а не на дату справки.

Справка подтверждает статус только на конкретную дату, поэтому её одной мало. Проверку по ИНН делают перед заключением договора и перед каждой оплатой: статус мог прекратиться, а выплаты продолжились. Сохраняйте скриншот проверки с датой — он пригодится, если инспекция спросит, как вы убедились в статусе.

Чек и акт: что подтверждает расходы

Чек — обязательный документ: в нём есть фамилия и регистрационный номер продавца, наименование услуги и отметка о том, что продавец — плательщик НПД. При расчёте наличными или картой чек выдают в момент оплаты, при безналичном переводе — не позднее 9-го числа месяца, следующего за расчётом.

Второй документ — акт об оказании услуг или выполнении работ. Чек подтверждает оплату, акт — что услуга действительно оказана. Чек с необходимыми реквизитами может подтвердить расходы; акт дополнительно фиксирует выполнение и приёмку работ или услуг, поэтому порядок обмена закрывающими документами прописывают в договоре заранее.

Кто что подтверждает

Документ	Что подтверждает	Когда появляется
Справка из «Моего налога»	Статус плательщика НПД на дату выдачи	До договора
Проверка по ИНН на сайте ФНС	Статус на день проверки	До договора и перед каждой оплатой
Договор ГПХ	Предмет, срок, цена, приёмка, отсутствие трудовых признаков	До начала работ
Чек	Оплату и доход, с которого исполнитель платит НПД	При оплате или до 9-го числа следующего месяца
Акт	Факт оказания услуг и приёмку результата	После выполнения работ

Частые вопросы

Достаточно ли одной справки из «Моего налога»?

Нет. Справка подтверждает статус на дату выдачи, а не на день оплаты. Дополнительно проверяйте статус по ИНН на сайте ФНС перед каждой выплатой и храните подтверждение проверки.

Нужен ли договор, если услуга разовая и оплата сразу?

При немедленном исполнении сделки, например по услугам такси, достаточно чека. В остальных случаях заключают гражданско-правовой договор: он фиксирует результат, цену и приёмку.

Что будет, если самозанятый потерял статус, а выплаты продолжились?

С выплат придётся исчислить НДФЛ и страховые взносы, а расходы могут снять. Поэтому проверка статуса перед оплатой — не формальность, а способ не платить налоги за исполнителя.

Можно ли принять в расходы только чек?

Чек с необходимыми реквизитами может подтвердить расходы. Акт дополнительно фиксирует выполнение и приёмку работ или услуг.

Надёжнее ли исполнитель-ИП на НПД?

Да, статус ИП устойчивее: если предприниматель потеряет статус самозанятого, налоги со своего дохода он заплатит по своей системе налогообложения, и это его зона ответственности.

Какие условия в договоре выдают трудовые отношения?

Должность в штатном расписании, правила внутреннего распорядка, ежемесячный оклад вместо результата, отпуск и больничный. Договор с самозанятым строят вокруг конкретного результата, срока и приёмки.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы сходятся, а рутина всё равно съедает время

Соберу ИИ-агента, который проверит документы исполнителей

Справки, чеки и акты от самозанятых копятся в почте и мессенджерах, и кто-то вручную сверяет ИНН, даты и суммы. Я собираю агента под одну задачу: он разбирает входящие документы, сверяет реквизиты с договором и отмечает расхождения до оплаты.

Подключаю агента к почте, CRM и 1С и проверяю на ваших настоящих случаях. Это для компаний, где с исполнителями работают десятки людей и каждая выплата требует комплекта документов.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»