Дебиторская задолженность как списать

Дебиторская задолженность — это долг контрагента перед вами: покупатель не оплатил поставку, поставщик взял аванс и не отгрузил товар, подрядчик не вернул переплату. Пока срок платежа не нарушен, долг числится в расчётах, и списывать его нельзя. Списывают только безнадёжную задолженность — ту, которую взыскать уже невозможно.

Основания перечислены в пункте 2 статьи 266 Налогового кодекса. Долг становится безнадёжным, если истёк срок исковой давности, должника ликвидировали, налоговый орган исключил его из ЕГРЮЛ, судебный пристав окончил исполнительное производство из-за отсутствия имущества или места нахождения должника. С 13 ноября 2023 года исключение из ЕГРЮЛ по любым основаниям влечёт те же последствия, что и ликвидация (пункт 6 статьи 21.1 Закона № 129-ФЗ, пункт 2 статьи 64.2 Гражданского кодекса).

Срок исковой давности — три года по статье 196 Гражданского кодекса. Отсчёт идёт со дня, когда контрагент обязан был погасить долг по договору. Срок прерывается, если должник признал долг: подписал акт сверки, ответил на претензию, попросил отсрочку. После перерыва три года начинают течь заново, поэтому возраст задолженности сам по себе не доказывает, что срок истёк. Частичная оплата не всегда означает признание всей оставшейся суммы — смотрят на документы и оговорки должника.

В бухгалтерском учёте резерв по сомнительным долгам создавать обязательно при наличии сомнительной задолженности, в том числе малым предприятиям (пункт 70 Положения по ведению бухгалтерского учёта и отчётности, утверждённого приказом Минфина № 34н). Сомнительным считают долг, не погашенный в срок и не обеспеченный гарантией.

Если резерв создан, списание проводят за его счёт: дебет 63 кредит 62 (76). Когда резерва нет или его не хватает, остаток списывают в прочие расходы: дебет 91-2 кредит 62 (76). Создавать резерв непосредственно перед списанием ради промежуточной проводки не нужно. Списанный долг учитывают на забалансовом счёте 007 в течение пяти лет — на случай, если должник вернёт деньги.

В налоговом учёте при методе начисления безнадёжный долг включают во внереализационные расходы (подпункт 2 пункта 2 статьи 265, пункт 2 статьи 266 Налогового кодекса). Если формировался резерв по сомнительным долгам, долг списывают за его счёт, а при недостатке резерва разницу относят в расходы (пункт 5 статьи 266). Резерв в налоговом учёте — право, а не обязанность: его можно не создавать и списывать долг сразу в расходы.

При кассовом методе дебиторскую задолженность в расходах учесть нельзя: затраты признаются только после фактической оплаты (пункт 3 статьи 273 Налогового кодекса). На УСН с объектом «доходы минус расходы» сумму списанной безнадёжной дебиторской задолженности отдельно в расходах не учитывают. На УСН с объектом «доходы» расходы не учитывают.

С 1 января 2026 года перечень безнадёжных долгов дополнен. В расходы можно списать долги участников СВО и членов их семей по договорам займа, прекращённые по Закону № 377-ФЗ. Прощённая задолженность иностранных организаций под санкциями по процентам, штрафам и пеням учитывается в доходах при доле участия иностранного государства не менее 50 % — норма действует с 28 ноября 2025 года по 31 декабря 2029 года и применяется к отношениям с 1 января 2025 года. Коллекторские организации из государственного реестра вправе списывать расходы на покупку прав требования по безнадёжным кредитным долгам.

Если при отгрузке вы начислили НДС, а покупатель не заплатил, налог уже перечислен в бюджет. При списании безнадёжного долга НДС восстанавливать не нужно: реализация состоялась, и вычет тут ни при чём.

Другое дело — аванс, с которого вы приняли НДС к вычету, а поставщик не отгрузил товар. Если поставщик утратил возможность исполнить обязательство, например его исключили из ЕГРЮЛ, ранее принятый к вычету НДС с аванса восстанавливают в периоде утраты такой возможности. Сумму восстановленного налога включают в прочие расходы.