Чем отличается объяснительная от служебной записки

Коротко

Объяснительная записка объясняет факт, поступок или нарушение: в ней сотрудник излагает, что произошло, и называет причины. Служебная записка решает рабочий вопрос между подразделениями или адресуется руководителю и заканчивается просьбой, предложением или заявкой. Разница в назначении: объяснительная только поясняет, служебная — просит и предлагает.

Что общего и в чём разница

Обе записки — документы внутренней переписки: они ходят внутри организации и наружу не уходят. Если нужно запросить сведения в другой компании или передать данные внешнему адресату, составляют письмо, а не записку.

Служебная записка — общее название: и докладная, и объяснительная создаются в служебных целях. Конкретное название зависит от содержания и адресата. Служебную записку направляют руководителю своего подразделения или коллегам из других отделов; докладную пишут на имя руководителя организации или подразделения, и она требует решения в виде резолюции; объяснительную пишет работник, ставший участником события или проступка.

Объяснительная, служебная и докладная: построчное сравнение

	Объяснительная	Служебная	Докладная
Кто пишет	Работник — участник события или проступка	Работник подразделения по рабочему вопросу	Работник на имя руководителя организации или подразделения
Кому адресуют	Руководителю, потребовавшему объяснений	Руководителю или сотрудникам других подразделений	Руководителю организации или подразделения
Из чего состоит текст	Факты, затем причины	Обоснование, затем предложения, заявки, просьбы	Обстоятельства, затем выводы и предложения
Есть ли выводы и предложения	Нет	Да	Да
Что ждут от адресата	Оценки причин, решения по проступку	Согласования, решения по рабочему вопросу	Резолюции
Форма	Как правило, рукописно на листе А4	На бланке или по шаблону организации	Как у служебной

Из каких частей состоит текст

Текст объяснительной записки делят на две части: в первой излагают факты, послужившие поводом к её написанию, во второй — причины, объясняющие эти факты. Выводов и предложений объяснительная не содержит — этим она и отличается от докладной и служебной.

Текст служебной записки тоже состоит из двух частей: сначала обоснование, то есть причины, по которым её составляют, затем предложения, заявки, просьбы. Докладная устроена похоже: обстоятельства, выводы и предложения.

Объяснительную, которая поясняет и дополняет основной документ — план, программу, отчёт, — оформляют на общем бланке или на чистом листе А4 и подписывает её руководитель. Объяснительную о причинах поступка пишет сам сотрудник, как правило от руки на стандартном листе.

Как оформить каждую записку

Шапка: в поле «Кому» — должность и фамилия с инициалами адресата, в поле «От кого» — должность и фамилия составителя.
Заголовок по центру: «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА», «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА» или «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА».
Текст из двух частей по назначению документа: факты и причины у объяснительной, обоснование и просьба у служебной.
Подпись составителя и дата. Датой служебной записки считается дата её подписания; у объяснительной сотрудника дату ставят ниже подписи.
Перед передачей адресату записку при необходимости визируют заинтересованные должностные лица.

Надо ли регистрировать объяснительные и докладные записки

Регистрация докладных и служебных записок идёт в том структурном подразделении, которое подготовило документ. Порядок регистрации задаёт инструкция по делопроизводству самой организации, единого федерального правила для всех компаний нет.

Объяснительные в этот порядок не входят: их составляет работник для объяснения причин, и учёт таких записок ведут по правилам организации — если вообще ведут. Когда объяснительная нужна как доказательство по дисциплинарному делу, дата и подпись на ней важнее регистрационного номера.

Частые вопросы

Чем объяснительная отличается от докладной?

Назначением. Докладная сообщает руководителю о ситуации и заканчивается выводами и предложениями, по ней ждут резолюции. Объяснительная только поясняет факт и его причины, выводов и предложений не содержит.

Может ли служебная записка быть адресована коллеге из другого отдела?

Да. Служебные записки адресуют как руководителю, так и сотрудникам других подразделений. Докладную пишут только на имя руководителя организации или подразделения.

Обязательно ли писать объяснительную от руки?

Нет. Объяснительную о причинах поступка, как правило, оформляют рукописно на стандартном листе А4, но способ компьютерного набора тоже допускается. Объяснительную-приложение к основному документу оформляют на общем бланке.

Нужен ли регистрационный номер на служебной записке?

Порядок регистрации определяет инструкция по делопроизводству организации. Докладные и служебные записки регистрируют в подразделении, подготовившем документ; обязательность номера задаёт эта инструкция.

Куда девать объяснительную после разбора?

Если записка связана с дисциплинарным делом, её хранят вместе с материалами дела по правилам организации. Сроки хранения кадровых документов задаёт номенклатура дел компании.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Записки — часть рутины, которую можно отдать программе

Соберу ИИ-агента, который разбирает входящие документы

Объяснительные, служебные и докладные приходят вперемешку с заявками и письмами. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он читает входящий документ, определяет вид, находит адресата и раскладывает по папкам или карточкам в CRM и 1С.

Агента проверяю на сотне ваших настоящих документов, а не на презентационных примерах. Это для компаний, где одно и то же действие с документами повторяется сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»