Анализ штатного расписания: что проверить в первую очередь

Штатное расписание — документ учётный: организация сама определяет его форму и структуру, а с 2021 года унифицированная форма Т-3 не обязательна. Поэтому в нём часто остаются следы прошлых лет: должность, которую ввели под конкретного человека, отдел, который давно не работает как отдел, оклад, который вырос из-за удержания сотрудника.

Анализ нужен, когда собственник чувствует, что людей много, а работы не прибавилось, или что решения принимаются медленно, хотя компания небольшая. Штатка показывает это раньше, чем отчёт по фонду оплаты труда: видно, сколько уровней подчинения между директором и исполнителем, где две должности делают одно и то же и где оклад не связан с результатом.

Одной штатки мало: в ней есть наименование должности, количество ставок, оклад и надбавки, но нет самих обязанностей. К анализу берут трудовые договоры и должностные инструкции, положение об оплате труда и премировании, организационную схему, отчёты по численности и фонду оплаты труда за несколько периодов.

Наименование должности в штатке должно совпадать с трудовым договором и записью в трудовой книжке. Если по закону с должностью связаны льготы или ограничения, наименование берут из квалификационных справочников — это правило статьи 57 Трудового кодекса. Поэтому при переименовании должности по итогам анализа меняют и договор, и штатку, а не только строку в документе.

Разбор обычно заканчивается не списком сокращений, а списком решений: какие должности объединить, где добавить промежуточного руководителя, где, наоборот, убрать звено, какие оклады свести в вилку по разрядам. Каждое решение подкрепляют изменением обязанностей, а не только строки в документе.

Отдельно проверяют, что штатка не расходится с реальностью: если в ней восемь менеджеров, а в табеле шесть, документ не описывает компанию. Приведение в порядок начинают с инвентаризации: сверяют строки с договорами, ставки — с табелем, оклады — с расчётными листками.