Акт сверки с иностранным контрагентом

Акт сверки фиксирует, на каком остатке сошлись стороны на конкретную дату. Для бухгалтерии это опора при инвентаризации расчётов и при подготовке отчётности: по данным акта видно, совпадает ли дебиторская или кредиторская задолженность по счёту 60 или 62 с тем, что подтверждает партнёр.

Во внешнеторговой сделке к обычной сверке добавляется валютный слой. Сумма контракта в евро или юанях пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату операции, и остаток в учёте может не совпасть с валютной суммой у партнёра из-за курсовых разниц. Акт показывает обе суммы, поэтому расхождение объясняется, а не ищется наугад.

Акт составляют на языке, который понимают обе стороны. Рабочий вариант — два столбца или два документа: русский и язык партнёра либо английский. Юридическую силу это не меняет: подписанный акт остаётся документом сверки расчётов по контракту, а не сделкой.

Валюту берите ту, в которой ведутся расчёты по контракту. Если платёж шёл в одной валюте, а цена установлена в другой, покажите обе суммы и курс пересчёта. Рубли в акте нужны для того, чтобы сверить остаток с учётом: в бухгалтерском учёте задолженность по внешнеторговому контракту отражается в рублях.

Сверку начинайте не с акта, а со своих регистров: выгрузите по контракту все отгрузки и все поступления по счёту 60 или 62 с датами и суммами в валюте. Затем попросите у партнёра его выписку по счёту или реестр инвойсов и платежей за тот же период.

Сверяйте построчно по документам, а не по итогам. Одинаковые суммы в разных валютах и сдвиг даты платежа на день из-за разницы часовых поясов — обычные причины расхождений. Курсовые разницы не ошибка сверки: они возникают из-за пересчёта одной и той же валютной суммы на разные даты, и в акте их показывают отдельной строкой или пояснением.