Акт сверки не сходится: что делать и как оформить разногласия

Первое, что проверяют, — первичные документы. Акт не является первичным документом и не подтверждает факт операции; он фиксирует состояние расчётов. Если в акте контрагента сумма больше вашей, ищите платёж, который он учёл, а вы нет: выписку банка, кассовый ордер, акт зачёта. Если меньше — ищите ваш платёж, который до него не дошёл: зависший перевод, неверные реквизиты, возврат.

Вторая частая причина — закрывающие документы. Услуга оказана в декабре, акт подписан в январе, и у одной стороны операция попала в один период, у другой — в другой. Сверка по датам первички, а не по датам ввода в программу, обычно снимает вопрос.

Третья причина — разная методика учёта. По лизингу, например, лизингополучатель отражает обязательство по приведённой стоимости, а лизингодатель — по графику платежей. В акте сверки с контрагентом показывают договорные обязательства: фактически начисленные и оплаченные суммы. Расхождение из-за дисконтирования — не ошибка, его фиксируют в протоколе разногласий.

Если данные не совпадают, акт подписывают с отметкой о разногласиях. В своей части акта указывают суммы по своим данным, основанным на первичных документах, и делают запись, что акт подписан с разногласиями. К акту прикладывают протокол разногласий в произвольной форме: какие операции и суммы вызвали расхождение, с копиями подтверждающих документов.

Подписывать односторонний акт законом не запрещено. Но подпись означает, что вы согласны с оборотами и сальдо. Если не согласны — либо подписываете с разногласиями, либо направляете свой акт с корректными данными. В электронном обмене через ЭДО можно отказаться от подписания с указанием причины, направить свой акт или протокол разногласий. Формат XML по приказу ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405 нужен для обмена и сам по себе согласием с расчётами не является.

Если сделок в периоде не было, а контрагент пишет, что через 10 дней остатки будут считаться подтверждёнными, направьте письмо-отказ: операций за сверяемый период не было, и отдельно проверьте остаток задолженности, перешедший из предыдущих периодов.

Подписанный акт — одно из доказательств признания долга в суде. Если должник или уполномоченное лицо по доверенности подписал акт, срок исковой давности прерывается по статье 203 ГК РФ и начинает течь заново (пункт 20 постановления Пленума Верховного суда от 29.09.2015 № 43). Подпись бухгалтера без доверенности обычно срок не прерывает, но суд может признать иначе, если бухгалтер действовал в интересах компании.

Поэтому перед подписью проверяют не только суммы, но и полномочия: кто подписывает со стороны контрагента и есть ли у него доверенность. Иначе акт может создать последствия, которых вы не планировали.

Акт сверки с инспекцией формируют по данным единого налогового счёта. С 2025 года приостановлено формирование актов по состоянию на 28-е число каждого месяца — в это время данные по ЕНС актуализируют. С 29-го числа (или ближайшего рабочего дня) формирование возобновляется автоматически. Поэтому расхождение, увиденное в конце месяца, может быть временным: проверьте акт после 29-го.

Если расхождение осталось, его причина — принадлежность денежных средств: платёж перечислен и признан как единый налоговый платёж или не признан. В инспекцию по месту учёта направляют обращение в свободной форме с подтверждающими документами и пояснениями: лично, через представителя по доверенности, почтой с уведомлением и описью, через личный кабинет налогоплательщика или по телекоммуникационным каналам связи.

Запросить акт сверки можно на основании подпункта 5.1 пункта 1 статьи 21 и подпункта 10 пункта 1 статьи 32 НК РФ. Заявление подают в свою инспекцию: электронно через личный кабинет или по ТКС, на бумаге — лично, через представителя, по почте или в МФЦ. В заявлении указывают наименование организации, ИНН, КПП или Ф. И. О. предпринимателя и его ИНН, признак заявителя («1» — организация, «3» — предприниматель), период сверки, контактный телефон, Ф. И. О. руководителя или представителя. Сверку проводят по всем КБК или по выбранным — тогда коды перечисляют на отдельном листе. Акт готовят за 5 рабочих дней при бумажной подаче и за 3 рабочих дня при электронной. Форма утверждена приказом ФНС от 21.06.2023 № ЕД-7-19/402@.