Как подписать акт сверки, если документы проведены в разных периодах
Коротко
Акт сверки — документ, где две стороны сопоставляют свои записи по одному договору и подтверждают остаток на дату. Если документ у одной стороны проведён в одном месяце, а у другой — в другом, акт всё равно подписывают: операции ставят в тех периодах, где они отражены у каждой стороны, а расхождение показывают отдельной строкой. Предмет сверки — остаток на дату, а не совпадение месяцев.
Почему месяцы не совпадают
Проведение документа и переход права по нему — разные вещи. У продавца реализация может стоять в марте, а у покупателя документ получен и проведён в апреле. У арендатора начисление идёт по графику, а у арендодателя счёт выставлен позже. В итоге на одну и ту же дату сальдо у сторон разное, хотя долга нет.
Причина почти всегда одна из трёх: документ дошёл позже, операция отражена по дате получения, а не по дате документа, или сторона применила другой порядок учёта. Для акта сверки важно не то, кто прав по дате, а то, что обе стороны видят одну и ту же сумму долга на дату сверки.
Как собрать акт сверки
- Выберите дату, на которую сверяете остаток, и договор. Акт по одному договору читается однозначно; сводный по всем поставкам скрывает, из чего сложился долг.
- Выгрузите из учёта все операции за период с начала сотрудничества или с прошлой сверки: отгрузки, оплаты, возвраты, зачёты, корректировки.
- Поставьте операции в тех периодах, где они проведены у вас, и отдельно выпишите операции контрагента — из его акта или выгрузки.
- Сопоставьте построчно. Совпавшие суммы идут в общий список. Несовпавшие вынесите в отдельную таблицу расхождений: дата по вашему учёту, дата по учёту контрагента, документ, сумма.
- Закончите акт остатком на дату сверки по данным каждой стороны и разницей между ними. Если разница равна операции из таблицы расхождений, она объяснена.
Где показать расхождение по периодам
В акте две колонки — данные вашей организации и данные контрагента. Операцию, которую вы провели в марте, а контрагент в апреле, каждый записывает в своём месяце. На дату между этими месяцами остатки закономерно разойдутся, и это видно прямо в акте: в колонке одной стороны операция уже есть, в колонке другой её ещё нет.
Если сверка нужна на дату после того, как обе стороны провели документ, остатки совпадут, а расхождение останется только в разрезе месяцев. Тогда его показывают справочно: таблица расхождений прикладывается к акту и подтверждает, что разница временная и вызвана датой проведения, а не долгом.
Что подписывать в разных ситуациях
| Ситуация | Что в акте | Что подписывают |
|---|---|---|
| Документ проведён у сторон в разных месяцах, на дату сверки обе суммы учтены | Остаток совпадает, месяцы разные | Акт сверки на дату, где остаток общий; таблица расхождений — приложением |
| На дату сверки документ есть только у одной стороны | Остатки разные, разница равна сумме документа | Акт с разницей и таблицей расхождений; после проведения документа у второй стороны — новый акт на позднюю дату |
| Одна сторона отразила операцию, которой у другой нет вовсе | Разница не объясняется датой | Протокол расхождений с требованием подтвердить или снять операцию, дальше — уточнение учёта |
Частые вопросы
Можно ли подписать акт, если месяцы не совпадают?
Да. Акт подтверждает остаток на дату, а не одинаковый порядок проведения документов. Расхождение по периодам показывают в таблице расхождений, которая прикладывается к акту.
Что делать, если контрагент отказывается подписывать акт с расхождением?
Подписывать акт с расхождением он не обязан. Тогда направьте ему свой акт и протокол расхождений с построчным перечнем несовпавших операций и документами по каждой. Если разница вызвана датой проведения, после проведения документа у второй стороны сверку повторяют на позднюю дату.
Нужно ли перепроводить документ, чтобы месяцы совпали?
Нет. Порядок проведения задан учётной политикой и датой документа. Менять период ради красивого акта нельзя: это искажает отчётность обоих периодов.
Как подписать акт электронно?
Акт подписывают квалифицированной электронной подписью и передают через оператора электронного документооборота. Подписанный с двух сторон акт и протокол расхождений хранят в электронном архиве.
Что считать датой сверки?
Дату, на которую выводится остаток: конец месяца, конец квартала или дату перед платежом. Операции после этой даты в акт не попадают, иначе остаток не сойдётся.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Сверка съедает дни, а не деньги
Соберу ИИ-агента, который готовит сверку по вашим документам
Сверка ломается на рутине: выгрузить операции, сопоставить построчно, найти несовпавшие суммы. Это работа по правилам, и её можно отдать программе.
Собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает документы, сверяет суммы и готовит список расхождений. Подключаю к 1С и электронной почте, проверяю на сотне ваших настоящих случаев. Это для компаний, где одна и та же сверка повторяется каждый месяц.