Взаимо расчет
Коротко
Взаимо расчет — это все деньги, которые ходят между вами и контрагентом: отгрузки, оплаты, авансы, возвраты. Слово «взаимо расчет» обычно значит не движение денег, а их итог: кто кому сколько должен на сегодня. Этот итог называют сальдо, а документ, которым его подтверждают, — актом сверки.
Что складывается во взаимо расчет
Взаимо расчет растёт из каждой сделки. Вы отгрузили товар — у покупателя долг перед вами. Он заплатил авансом — теперь должны вы. Вернули часть товара, сделали скидку, удержали неустойку — всё это меняет итог.
Поэтому взаимо расчет нельзя посчитать по одной накладной или одному платёжному поручению. Его считают по контрагенту и договору за период: все отгрузки, все оплаты, все корректировки. Разница и есть сальдо: дебетовое, когда должны вам, кредитовое, когда должны вы.
Что входит в сверку
- Договоры и приложения к ним — по ним определяют, к какому обязательству относится каждый платёж.
- Отгрузки: накладные, универсальные передаточные документы, акты выполненных работ и оказанных услуг.
- Оплаты и авансы: платёжные поручения, кассовые документы, выписки.
- Корректировки: возвраты, скидки, претензии, удержанные неустойки.
- Счета-фактуры — по ним видно, как налог лёг в документы, но сальдо они не создают.
Акт сверки: зачем он нужен
Акт сверки — документ, где обе стороны перечисляют свои операции за период и подтверждают итоговое сальдо. Его подписывают руководитель или уполномоченный представитель, а не бухгалтер «для порядка»: подпись означает, что сторона признаёт долг в этой сумме.
Подписанный акт сверки — доказательство признания долга в указанной сумме, и признание прерывает течение исковой давности. Но права оспаривать отдельные операции он сторону не лишает: накладные и выписки суд оценивает вместе с актом. Поэтому акт сверки — первое, что готовят, когда взаимо расчет расходится.
Как закрыть взаимо расчет
Взаимо расчет закрывают, когда обязательства прекращаются: деньги заплатили, товар отгрузили, работы приняли. Если долг остался, у сторон три пути.
Первый — зачёт встречных требований: ваша задолженность перед контрагентом гасится его задолженностью перед вами. Зачёт оформляют заявлением одной стороны. Для зачёта заявление должно быть доставлено другой стороне; после доставки обязательства считаются прекращёнными в размере меньшего из них с момента, когда они стали способны к зачёту (статья 410 Гражданского кодекса, условия допустимости зачёта — статья 411, пункты 14–15 постановления Пленума Верховного Суда от 11.06.2020 № 6). Для зачёта нужно, чтобы срок требования уже наступил, не был указан или определялся моментом востребования.
Второй — прощение долга: кредитор освобождает должника от обязательства. Между коммерческими организациями дарение запрещено, кроме обычных подарков до 3 000 ₽ (подпункт 4 пункта 1 статьи 575 Гражданского кодекса), поэтому прощение долга оформляют так, чтобы оно не выглядело дарением.
Третий — новация: долг заменяют другим обязательством, например векселем или займом, и прежнее прекращается.
Частые вопросы
Чем сальдо отличается от оборота?
Оборот — это сколько прошло за период: сумма всех отгрузок и всех оплат. Сальдо — это разница на конец периода, то есть сам долг. В акте сверки обычно показывают и то и другое: обороты по дебету и кредиту и сальдо на начало и конец.
Обязан ли контрагент подписывать акт сверки?
Нет. Акт сверки — документ добровольный: его подписывают, когда обе стороны согласны с расчётом. Если контрагент не подписал, у вас остаётся акт со своей подписью и доказательства отгрузок и оплат — по ним долг и подтверждают.
Можно ли зачесть долг без согласия второй стороны?
Да, зачёт — односторонняя сделка. Достаточно заявления одной стороны, доставленного другой; согласие должника не требуется. Но зачитывать можно только однородные требования, срок которых наступил.
Что делать, если контрагент не отдаёт долг?
Сначала акт сверки и претензия. По денежным требованиям из сделок иск в арбитраж подают по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии, если закон или договор не установил иной срок или порядок (часть 5 статьи 4 Арбитражного процессуального кодекса). Исключения перечислены в той же части 5.
Как посчитать проценты за просрочку оплаты?
По статье 395 Гражданского кодекса проценты считают по ключевой ставке Банка России за каждый день со дня, следующего за сроком платежа, по день уплаты включительно. Если договором предусмотрена неустойка за то же нарушение, проценты по статье 395 не взыскивают, если иное не установлено законом или договором.
Куда смотреть, если взаимо расчет расходится на копейки?
Ищите операцию, которая есть у одной стороны и нет у другой: чаще всего это платёж, отнесённый к другому договору, или отгрузка, документ по которой не дошёл. Сверку ведут построчно, а не по итогу: итог сходится только тогда, когда сходится каждая строка.
Когда взаимо расчет показывает, что канал или клиент работает в убыток
Чтобы за цифрами долгов было видно, кто приносит прибыль
Сальдо с контрагентом отвечает на вопрос «кто кому сколько должен». На вопрос «зарабатываем ли мы на этом клиенте и канале» оно не отвечает: долг может быть большим у убыточного покупателя и нулевым у прибыльного.
Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала после всех расходов и собираю финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.