Структура и штатная численность
Коротко
Структура — это состав подразделений компании и то, как они подчинены друг другу. Штатная численность — сколько работников числится в каждом подразделении и в компании в целом. Вместе они отвечают на два вопроса: из каких частей состоит компания и сколько людей в каждой части работает.
Чем структура отличается от штатной численности
Структура описывает устройство компании: какие есть отделы, цеха, службы, кто кому подчиняется и кто принимает решения. Штатная численность отвечает на другой вопрос — сколько человек в каждом из этих подразделений. Одно без другого не работает: отдел продаж из структуры без людей остаётся прямоугольником на схеме, а люди без структуры — списком, в котором непонятно, кто за что отвечает.
Третье понятие, которое путают с обоими, — штатное расписание. Это документ, где по каждой должности указаны количество ставок и оклад. Штатная численность — сводная цифра из этого документа: сколько всего ставок и сколько из них занято. Структура в штатном расписании не отражается: там есть должности, но нет подчинённости.
Структура, штатная численность и штатное расписание
| Что показывает | Где фиксируют | |
|---|---|---|
| Структура | Подразделения и подчинённость | Схема, положение о подразделениях, устав для органов управления |
| Штатная численность | Сколько работников в компании и в каждом подразделении | Штатное расписание, отчёты о численности |
| Штатное расписание | Должности, число ставок, оклады | Унифицированная форма, которую компания вправе доработать под себя |
| Среднесписочная численность | Сколько человек работало в среднем за период | Отчётность в налоговую и Росстат |
Кто определяет структуру и численность
Структуру и штатную численность компания определяет сама. Закон не устанавливает, сколько отделов должно быть в торговой фирме или сколько менеджеров нужно на десять продавцов: это решение собственника и руководителя, и оно опирается на объём работы, а не на типовой шаблон.
Есть исключения, где численность или структура заданы нормативно. Службу охраны труда или должность специалиста по охране труда вводит работодатель, ведущий производственную деятельность, при численности более 50 работников (статья 223 Трудового кодекса). Для отдельных видов деятельности численность и квалификацию работников задают профессиональные стандарты, если требования к ним установлены законом или иным нормативным актом: тогда они обязательны в этой части (часть 1 статьи 195.3 Трудового кодекса).
В ООО структуру органов управления задаёт устав: общее собрание, совет директоров, директор или правление. Их компетенцию определяет закон об обществах с ограниченной ответственностью и устав, и менять её решением одного директора нельзя.
Как понять, сколько людей нужно
Численность считают от работы, а не от желания иметь большой отдел. Сначала раскладывают работу по операциям и замеряют, сколько времени занимает каждая: сколько заявок обрабатывает менеджер за день, сколько накладных проводит бухгалтер, сколько единиц продукции выпускает смена. Потом объём работы делят на выработку одного человека и получают нужное число людей.
Для этого нужны нормы труда: нормы времени, выработки, обслуживания и нормативы численности. Их устанавливает работодатель с учётом мнения представительного органа работников (статья 159 Трудового кодекса). Готовые отраслевые нормативы можно взять за основу, но проверять их на своих цифрах: норматив, написанный для крупного завода, на небольшом производстве даст завышенную численность.
Второй ограничитель — управляемость. У одного руководителя не может быть в подчинении сто человек: он физически не успевает ставить задачи и проверять результат. Поэтому структура получается многоуровневой, и каждый уровень добавляет расходы на руководителей. Здесь видно, почему структура и численность считаются вместе: сначала работа, потом люди, потом то, сколько руководителей нужно, чтобы этими людьми управлять.
Что меняется в документах
- Штатное расписание — должности, количество ставок и оклады. Компания вправе взять унифицированную форму и дополнить её своими графами: структурным подразделением, категорией персонала.
- Положение о подразделении — зачем отдел существует, какие задачи решает, кому подчиняется и с кем взаимодействует.
- Должностная инструкция — что делает конкретный работник. Требования к квалификации в ней берут из профессионального стандарта, если он обязателен для этой работы.
- Схема структуры — картинка для управленческих решений и для новых сотрудников: кто есть кто и к кому идти с вопросом.
- Приказ об изменении структуры или численности — решение, с которого начинаются кадровые процедуры.
Как менять численность законно
Сокращение численности или штата — это основание расторгнуть трудовой договор по инициативе работодателя (пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса). Порядок здесь строгий, и его нарушение стоит дороже, чем сэкономленные ставки.
Персонально и под подпись работников предупреждают о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца (часть 2 статьи 180 Трудового кодекса) — и при обычном, и при массовом сокращении. За три месяца до начала мероприятий при массовом увольнении работодатель уведомляет выборный орган первичной профсоюзной организации (часть 1 статьи 82 Трудового кодекса), а также службу занятости (статья 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ). Преимущественное право остаться на работе имеют работники с более высокой производительностью труда и квалификацией, а при равных показателях — семейные с двумя и более иждивенцами, единственные кормильцы и другие категории из статьи 179 Трудового кодекса. Предлагать другую имеющуюся работу работодатель обязан.
Сокращать ставку и увольнять человека — не одно и то же. Вакантную ставку можно убрать из штатного расписания решением руководителя, и никого не увольнять: людей в ней нет. Сокращение численности касается работающих людей, и тогда включается вся процедура.
Частые вопросы
Структура и штатная численность — это одно и то же?
Нет. Структура — состав подразделений и подчинённость, штатная численность — количество работников. Структура отвечает на вопрос «из чего состоит компания», численность — «сколько в ней людей».
Обязательно ли штатное расписание?
С 2013 года унифицированная форма штатного расписания не обязательна, и компания вправе разработать свою. Но документ, в котором видны должности, ставки и оклады, нужен: из него берут данные для трудовых договоров и отчётности.
Кто утверждает структуру и численность в ООО?
Зависит от устава. Обычно структуру и штатную численность утверждает директор своим приказом, а органы управления и их компетенцию задаёт устав. Если устав относит вопрос к совету директоров или общему собранию, директор решает его сам нельзя.
Можно ли уменьшить численность без сокращения?
Да, если ставка вакантна: её убирают из штатного расписания, и увольнять некого. Если ставку занимает работник, уменьшение численности означает сокращение, и тогда действует порядок статьи 180 Трудового кодекса с предупреждением за два месяца.
Как посчитать численность для отчёта?
Среднесписочную численность за месяц считают по правилам Росстата: учитывают состав работников для этого показателя, а занятых неполное рабочее время в предусмотренных случаях — пропорционально отработанному времени. Полученную сумму за дни месяца делят на число календарных дней. Порядок установлен указаниями Росстата по форме П-4.
Что важнее — структура или численность?
Считают от работы: сначала объём задач и нормы труда, потом нужное число людей, потом структура, которая позволяет ими управлять. Структура, нарисованная до расчёта, обычно закрепляет лишние уровни и ставки.
Читать в журнале
Когда штат растёт, а результат стоит
Понять, сколько людей действительно нужно и где теряются деньги
Структура и численность — это расходы, которые компания несёт каждый месяц. Прежде чем открывать ставку или сокращать отдел, стоит увидеть в цифрах, что это даст прибыли и денег на счёте.
Я собираю финансовую модель бизнеса, в которой видно, как изменение структуры и численности отразится на прибыли и кассовом разрыве, ещё до приказа.