Штатное замещение
Коротко
Штатное замещение — это поручение сотруднику работы по должности, которая освободилась на время: человек ушёл в отпуск, на больничный или уехал в командировку. Замещающий выполняет чужие обязанности временно, а после возвращения основного работника возвращается к своим.
Штатное замещение: что это
Штатное расписание перечисляет должности и оклады, но не говорит, кто кого подменяет. Штатное замещение закрывает эту дыру: в документе видно, какую должность замещают, кто именно и на какой срок.
Замещение бывает двух видов. Первый — сотрудник выполняет работу отсутствующего коллеги вдобавок к своей, и это оформляют как совмещение или как временный перевод. Второй — на освободившееся место берут человека со стороны по срочному трудовому договору. От вида зависит и запись в трудовой, и оплата, и то, какие документы нужны.
Трудовой кодекс различает совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания и увеличение объёма работы — всё это статья 60.2 ТК РФ, а оплату такого добавочного труда регулирует статья 151 ТК РФ. Временный перевод на другую должность — отдельная норма, статья 72.2 ТК РФ. Поэтому прежде чем писать «штатное замещение», решают, что именно оформляют: добавку к своим обязанностям или перевод.
Чем штатное замещение отличается от совмещения и совместительства
| Штатное замещение | Совмещение | Совместительство | |
|---|---|---|---|
| Кто работает | Сотрудник на время закрывает чужую должность | Сотрудник делает своё и чужое в свои рабочие часы | Сотрудник берёт вторую работу в свободное от основной время |
| Трудовой договор | Меняется редко: чаще достаточно соглашения и приказа | Не меняется, оформляют соглашением | Заключают отдельный трудовой договор |
| Где запись о работе | В трудовой книжке — по основной должности | В трудовой книжке не отражают | По желанию вносят в трудовую книжку |
| Оплата | По замещаемой должности или доплата по соглашению | Доплата в размере, который определяют стороны | По условиям второго договора |
Когда штатное замещение оформляют документом
Документ нужен, когда сотруднику поручают дополнительную работу наряду с его основной: нужно получить его письменное согласие, определить срок, содержание и объём работы и согласовать доплату — даже когда замещение короткое. Если подмена уже входит в его обычные обязанности, отдельное соглашение о дополнительной работе не требуется.
Основания для замещения: отпуск, временная нетрудоспособность, командировка, обучение, а также вакансия, которую ещё не закрыли. Срок замещения привязывают к событию: «на период отпуска по графику с 12 января по 8 февраля» или «до выхода основного работника». Конкретную дату лучше не ставить, если она неизвестна: больничный может продлиться.
Что указать в документе о штатном замещении
- Наименование организации и дату, номер документа.
- Должность, фамилию и инициалы замещаемого работника и основание его отсутствия.
- Должность, фамилию и инициалы замещающего работника.
- Срок замещения — с какой даты и по какую либо до какого события.
- Что именно поручают: полный объём обязанностей по должности или только часть.
- Размер доплаты или условие об оплате по замещаемой должности.
- Подписи руководителя, замещающего работника и отметка об ознакомлении замещаемого.
Штатное замещение: образец заполнения
Шапка: «Общество с ограниченной ответственностью „Пример“», дата и номер приказа или соглашения. Дальше — основание: «в связи с отпуском главного бухгалтера Ивановой А. П. с 12 января по 8 февраля» или «в связи с временной нетрудоспособностью».
Основная часть: «Поручить исполнение обязанностей главного бухгалтера на период с 12 января по 8 февраля бухгалтеру Петровой С. Н. с доплатой в размере, установленном соглашением сторон». Если сотрудника переводят на должность, пишут иначе: «Перевести Петрову С. Н. на должность главного бухгалтера временно до выхода Ивановой А. П.».
Подписи: руководитель, замещающий работник, отметка об ознакомлении. Если оформляют соглашение о совмещении, его подписывают обе стороны — работник и работодатель, а приказ издают на его основании.
Образец — не шаблон на все случаи. Формулировка зависит от того, что выбрали: доплату за совмещение, временный перевод или срочный договор с новым человеком. Ошибка в выборе конструкции стоит дороже, чем неверное слово в приказе.
Частые вопросы
Штатное замещение и совмещение — это одно и то же?
Нет. Совмещение — это когда сотрудник делает свою работу и дополнительно чужую в свои рабочие часы, и ему за это доплачивают. Штатное замещение шире: им называют и совмещение, и временный перевод на чужую должность, и приём нового человека на место отсутствующего. Поэтому в документах пишут конкретную конструкцию из Трудового кодекса, а не общее слово.
Нужно ли вносить запись о замещении в трудовую книжку?
При совмещении и при временном исполнении обязанностей без перевода запись в трудовую книжку не вносят: там остаётся основная должность. При временном переводе на другую должность запись тоже не делают, если перевод временный; она появится, только если перевод станет постоянным. Точный порядок ведения трудовых книжек смотрят в приказе Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
Можно ли замещать сразу несколько должностей?
Да, если стороны договорились. Дополнительную работу по другой или той же должности поручают только с письменного согласия работника и с учётом её содержания и объёма — статья 60.2 ТК РФ, а размер доплаты определяют по соглашению сторон — статья 151 ТК РФ. Для отдельных категорий работников ограничения устанавливают отраслевые нормы, их проверяют по своему профильному закону.
Что делать, если основной работник не вернулся в срок?
Срок замещения продлевают новым соглашением или приказом, а если человека принимали по срочному трудовому договору на время отсутствия основного, договор продолжает действовать до его выхода. Если основной работник решил не возвращаться, временного переводят на должность постоянно или закрывают вакансию обычным приёмом.
Обязательно ли доплачивать за замещение?
При совмещении и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы доплата обязательна, её размер определяют по соглашению сторон — статья 151 ТК РФ. При временном переводе по соглашению сторон для замещения оплата идёт по выполняемой работе на условиях, согласованных сторонами; гарантия «не ниже среднего заработка по прежней работе» действует для переводов по частям 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ, то есть при производственной необходимости, а не при замещении на время отпуска или больничного. Точные формулировки и исключения лучше сверить с текстом статей.
Когда замещение перестаёт быть разовым
Чтобы решения о людях и деньгах не держались на одном человеке
Замещение закрывает дыру на время, но не отвечает на вопрос, почему работа встала из-за одного отсутствия. Часто причина — рутина, которая держится на одном сотруднике: ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM, сверки, отчёты.
Я нахожу в отделах такую рутину и отдаю её программам, чтобы отпуск или больничный не превращались в аврал, а время людей уходило на работу, которую нельзя передать.