Штатное расписание — это простыми словами
Коротко
Штатное расписание — документ, который показывает, какие должности есть в компании, сколько по каждой штатных единиц и какой по ним оклад. В нём перечисляют подразделения, должности с квалификацией, количество единиц и оплату труда. Это каркас штата: что компания может нанять, а не кто в ней работает сегодня.
Что такое штатное расписание
Простыми словами, это таблица: слева подразделения и должности, справа — сколько человек по каждой должности можно держать и какой у них оклад. Государственная инспекция труда описывает его так: документ работодателя для оформления структуры, штатного состава и численности, в нём могут быть подразделения, наименования должностей, специальностей и профессий с квалификацией, количество штатных единиц.
Важная деталь: в расписание попадают все должности, и занятые, и вакантные. Именно поэтому оно не совпадает со списком тех, кто работает сейчас. Если в компании одна единица секретаря и сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребёнком, а на её место приняли другого человека, единица в расписании остаётся одна, а работников на этой должности двое.
Штатная единица — это не человек, а место в структуре. Одна единица — одна полная ставка. Две единицы менеджера по продажам значат, что компания готова держать двух таких сотрудников, а не что их уже двое.
Штатное расписание — это кратко
Если совсем коротко: перечень должностей компании с количеством ставок и окладами, утверждённый приказом руководителя. Всё остальное — детали оформления: подразделения, квалификация, надбавки, период действия.
Из этого короткого определения следуют три вещи. Первая: документ описывает места, а не людей. Вторая: он утверждается приказом и потому становится локальным актом компании. Третья: по нему оформляют трудовые договоры, поэтому он должен совпадать с тем, что написано в договорах и приказах о приёме.
Кратко же отвечу и на частый вопрос: закон прямо не требует иметь этот документ, но статья 57 Трудового кодекса связывает с ним трудовой договор, а инспекция труда запрашивает его при проверках первой.
Зачем оно нужно
- Показать структуру: какие подразделения есть и кто в них числится по должностям.
- Планировать численность: сколько людей компания готова держать, а не сколько нанялось само.
- Считать фонд оплаты труда: оклады по всем единицам, включая вакантные, дают бюджет на зарплату.
- Оформлять трудовые договоры: статья 57 Трудового кодекса связывает условия договора с расписанием, и при проверке его спрашивают первым.
- Подтверждать состав штата в проверках и спорах: выписку из расписания используют как доказательство.
Обязательно ли оно
Прямой нормы «в каждой компании должно быть штатное расписание» в законе нет, и в источниках это трактуют по-разному. Одни пишут, что закон его не требует, но без него нельзя корректно оформить трудовой договор по статье 57 Трудового кодекса. Другие считают его обязательным для всех, у кого есть наёмные работники.
Практический вывод для собственника простой: при проверке инспекция труда и другие ведомства запрашивают его в первую очередь, когда речь о персонале. Само по себе отсутствие документа нарушением не является и состава по статье 5.27 КоАП не образует: ответственность наступает за конкретное нарушение трудового законодательства, например когда оклад в договоре не совпадает с расписанием или должность оформлена неверно.
Если наёмных работников нет, расписание не нужно: оформлять нечего. Как только появляется первый трудовой договор, документ становится частью кадрового учёта.
Что в нём пишут
- Наименование организации в точном соответствии с учредительными документами.
- Дата составления и номер документа; при первом составлении — № 1, дальше сквозная нумерация.
- Период действия, если он задан: например, введено с 1 января на год. Фиксировать период необязательно.
- Гриф утверждения: реквизиты приказа руководителя и общее количество штатных единиц.
- Подразделения: отделы, цеха, участки, филиалы — если они есть.
- Должности, специальности и профессии с указанием квалификации.
- Количество штатных единиц по каждой должности.
- Оклад, надбавки и доплаты по должности.
Форма Т-3 и кто его составляет
Унифицированная форма № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года она не обязательна и носит рекомендательный характер: её можно взять как образец оформления, но компания вправе сделать свою таблицу.
Составлять документ может любой работник, на которого руководитель возложил такую функцию: сам руководитель, кадровик, бухгалтер. Решение, на кого это повесить, принимает руководитель, и обязанность стоит прописать в трудовом договоре или должностной инструкции.
Утверждается расписание приказом руководителя. Переутверждать его каждый год не нужно: документ может действовать несколько лет, пока структура и оклады не меняются. Меняется должность или оклад — готовят изменение или новую редакцию и снова утверждают приказом.
Чем отличается от расстановки и списка сотрудников
| Штатное расписание | Штатная расстановка | |
|---|---|---|
| Кого показывает | Должности и количество единиц: и занятые, и вакантные | Кто фактически сидит на этих местах, с фамилиями |
| Зачем нужно | Планировать штат и фонд оплаты труда | Видеть, кто где работает сегодня |
| Меняется когда | Меняется структура, должность или оклад | Пришёл или ушёл человек |
Частые вопросы
Штатное расписание — это простыми словами что?
Таблица должностей компании: какие есть подразделения, какие в них должности, сколько по каждой штатных единиц и какой оклад. Она показывает, кого компания может нанять, а не кто в ней работает сейчас.
Обязательно ли штатное расписание по закону?
Прямой обязанности иметь штатное расписание нет: закон её не устанавливает. Статья 57 Трудового кодекса лишь требует указывать в трудовом договоре должность в соответствии со штатным расписанием, если оно есть. Статью 5.27 КоАП применяют за нарушение трудового законодательства, а не за отсутствие самого расписания: ответственность возможна за конкретное нарушение, например когда оклад в договоре не совпадает с расписанием.
Нужно ли штатное расписание ИП?
ИП с работниками вправе вести штатное расписание, но не обязан. Из того, что статья 57 Трудового кодекса упоминает расписание при описании должности в договоре, обязанность его составлять не следует — ни для организаций, ни для ИП. Достаточно обязательных кадровых документов: трудовых договоров, приказов и локальных актов об оплате труда.
Можно ли не использовать форму Т-3?
Да. Форма № Т-3 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 с 2013 года необязательна и носит рекомендательный характер. Её берут как образец, но компания может сделать свою таблицу и утвердить её приказом.
Должно ли число работников совпадать со штатным расписанием?
Нет. Работников может быть меньше: работодатель не обязан заполнять все вакансии, и Верховный Суд в постановлении Пленума от 17.03.2004 № 2 указал, что Трудовой кодекс не обязывает заполнять вакантные должности немедленно. Может быть и больше — например, когда на место сотрудницы в отпуске по уходу за ребёнком приняли другого человека по срочному договору.
Как часто переутверждать штатное расписание?
Строгой периодичности нет. Документ может быть утверждён один раз и действовать несколько лет. Новую редакцию делают, когда меняются структура, должности или оклады.
Что будет, если штатного расписания нет?
Само по себе отсутствие документа нарушением не является. При проверке его запрашивают, когда речь о персонале, налогах на доходы или трудовых спорах, и он помогает подтвердить состав штата. Ответственность по статье 5.27 КоАП наступает за конкретное нарушение трудового законодательства, а не за то, что расписания нет.
Читать в журнале
Когда структура и штат растут быстрее, чем прибыль
Чтобы видеть, сколько стоит каждый отдел
Штатное расписание показывает, сколько компания платит за должности, включая вакантные. Но оклад — только часть: к нему добавляются страховые взносы и взносы на травматизм, и настоящая цена отдела видна, только когда всё сложено.
Я собираю финансовую модель бизнеса, в которой видно, что будет с прибылью и деньгами, если добавить или убрать единицу в штате, — до того как открыта вакансия.