Штатное расписание
Коротко
Штатное расписание — это документ компании, в котором перечислены подразделения и должности, количество ставок по каждой должности и оплата: оклад, надбавки, тарифная ставка. В нём есть и занятые, и вакантные места, а фамилий сотрудников нет.
Зачем нужно штатное расписание
Условия оплаты труда — обязательная часть трудового договора (статья 57 ТК), и фиксируют их прямо в договоре: оклад, надбавки, тарифную ставку. Штатное расписание — удобный, но не обязательный по закону документ, и без него трудовой договор заключить можно.
Документ смотрят при проверках: налоговая — обоснованность расходов на зарплату, трудовая инспекция — кадровые документы, военкомат — воинский учёт. Он же нужен, чтобы планировать численность и фонд оплаты труда, принимать людей, переводить и сокращать.
Чем отличается от расстановки и от структуры
В штатном расписании есть все должности — и те, где уже работают люди, и вакантные. В расстановке — только фактическое распределение сотрудников по местам, с фамилиями. Штатное расписание отвечает на вопрос «сколько и на каких условиях», расстановка — «кто именно сейчас сидит».
От организационной структуры оно отличается тем, что показывает не только подразделения и подчинение, но и деньги: сколько ставок и сколько платят.
Какая форма и что в ней писать
Обязательной формы нет: с 2013 года унифицированная форма Т-3 не обязательна, компания вправе разработать свою. Форму Т-3 удобно взять за основу — она привычна проверяющим, и в ней есть все нужные графы.
Шапка: название организации, дата и номер документа, период, на который он действует, и подпись руководителя. Таблица: структурное подразделение, должность, количество штатных единиц, оклад или тарифная ставка, надбавки, итог по графе и примечание. Внизу — подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.
Если ставка неполная, в графе количества пишут долю: 0,5 или 0,25. В графе оплаты указывают оклад по полной ставке, а не половину: иначе документ разойдётся с трудовым договором.
Когда менять
- При приёме на новую должность, которой в документе нет: сначала вносят в штатное расписание, потом принимают человека.
- При изменении окладов и надбавок — приказом или новой редакцией с датой вступления в силу.
- При сокращении должности или ставки: из документа должность убирают, а работников предупреждают по правилам статьи 180 ТК.
- При переименовании подразделения или должности, если меняется структура.
- Изменения оформляют приказом или листом изменений; старые редакции сохраняют.
Сколько хранить
Штатное расписание относится к кадровым документам и хранится в организации постоянно: по перечню типовых управленческих архивных документов его срок — постоянно. Если документ есть в электронном виде, его подписывают электронной подписью и хранят так же, как бумажный.
Частые вопросы
Обязательно ли штатное расписание по закону?
Отдельной статьи об обязанности нет, но статья 57 ТК требует указать в трудовом договоре условия оплаты, а взять их можно из штатного расписания. Поэтому на практике документ нужен всем, кто принимает людей по трудовому договору.
Нужно ли ИП с работниками?
Да, если предприниматель нанял хотя бы одного человека по трудовому договору: обязанности работодателя распространяются на него целиком. ИП без наёмных работников и тот, кто привлекает людей только по гражданско-правовым договорам, может его не составлять.
Можно ли обойтись формой Т-3?
Можно: она не обязательна, но удобна и знакома проверяющим. Свою форму тоже никто не запрещает — важно, чтобы в ней были подразделение, должность, число ставок и оплата.
Что писать в графе оплаты при неполной ставке?
Оклад по полной ставке, а в графе количества единиц — 0,5 или 0,25. Тогда начисление за неполный месяц совпадёт с трудовым договором, а проверяющий увидит, из чего считается оплата.
Можно ли указать вилку окладов?
Лучше не стоит: в трудовом договоре условия оплаты должны быть определёнными. Вилку в документе проверяющие считают необоснованной, а разные оклады на одной должности объясняют надбавками за квалификацию или объём работы.
Что будет, если должности в штатном расписании нет?
Принять человека на неё нельзя: условия оплаты в договоре не на что опереть. Сначала вносят должность в расписание, потом оформляют приём.
Читать в журнале
Когда штат растёт, а структура держится на памяти
Чтобы должности и подчинение были описаны до найма
Штатное расписание фиксирует должности и оклады, но не отвечает на вопрос, кто кому подчиняется и кто за что отвечает. Из-за этого новые люди появляются быстрее, чем правила работы.
Я разбираю, какие функции в компании уже есть и какие появятся, и собираю структуру с ответственными по направлениям — чтобы нанимать под понятные задачи, а не под привычку.