Фактически замещено штатных единиц: что это значит
Коротко
Фактически замещено штатных единиц — это количество позиций штатного расписания, на которых на отчётную дату стоит работник. Считают единицы, а не людей: одна единица — один работник, принятый на эту должность, в том числе тот, кто временно замещает отсутствующего.
Единица и человек — не одно и то же
Штатное расписание задаёт структуру: подразделения, должности, количество единиц по каждой и оклады. Фамилий в нём нет. Штатная расстановка показывает, кто именно занимает каждую единицу сегодня, а незакрытые позиции помечает как вакансии.
Отсюда и смысл показателя: он отвечает на вопрос «сколько позиций занято», а не «сколько людей выходит на работу». Один человек на двух единицах закрывает две позиции, а единица, освободившаяся на время декрета, остаётся замещённой, если на неё приняли другого работника.
Когда единица считается замещённой при отсутствии работника
Длительная болезнь, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком не освобождают позицию: место работы за работником сохраняется. Единица считается замещённой и тогда, когда за ней стоит отсутствующий работник, и тогда, когда на неё принят другой работник взамен отсутствующего. Вакантна она только если на ней нет никого — ни основного работника, ни заменяющего.
Если взамен приняли человека — единица тоже замещена, просто другим работником. Вакансией она становится только тогда, когда на ней никого нет: ни основного работника, ни заменяющего.
Чем показатель отличается от соседних
| Что считает | Единица измерения | |
|---|---|---|
| Штатная единица по расписанию | Сколько позиций заложено в структуре | Позиции |
| Фактически замещено | Сколько позиций занято на отчётную дату | Позиции |
| Вакансии | Сколько позиций свободно | Позиции |
| Списочная численность | Сколько работников числится, включая отсутствующих | Люди |
| Среднесписочная численность | Среднее число работников за период по правилам Росстата | Люди |
Как читать разницу
Разница между числом единиц по расписанию и фактически замещёнными — это вакансии. Если она большая и держится месяцами, отдел работает с перегрузкой: нагрузку делят между теми, кто есть, через совмещение и совместительство.
Сравнивать показатель со списочной численностью напрямую нельзя: в списочной численности стоят и те, кто на больничном или в декрете, а внешние совместители и работники по гражданско-правовым договорам в неё не входят. Для отчётности нужна среднесписочная численность, её считают по указаниям Росстата: из ежедневной списочной численности исключают предусмотренные категории работников, учитывают неполное рабочее время по установленным правилам и рассчитывают показатель за месяц. Данные за выходные и праздники берут по предшествующему рабочему дню.
Частые вопросы
Если работник в декрете, единица замещена?
Да, если на его место никого не приняли: по правилам отчётности длительное отсутствие из-за беременности и родов или ухода за ребёнком не делает позицию вакантной. Если взамен приняли другого работника, единица тоже замещена, только другим человеком.
Чем фактически замещённые единицы отличаются от вакансий?
Это две части одного целого. Единицы по штатному расписанию делятся на замещённые и вакантные. Если из десяти единиц занято восемь, вакансий две.
Совместитель занимает отдельную единицу?
Внешний совместитель в списочной численности не учитывается, но позицию он закрывает. Поэтому по числу замещённых единиц людей в компании может быть больше, чем показывает списочная численность.
Можно ли по этому показателю судить о численности?
Только приблизительно. Для отчётности и расчётов берите среднесписочную численность: в неё входят работники на больничном и в ежегодном отпуске, но не работники в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком — их из расчёта исключают. Показатель замещённых единиц нужен для другого — видеть, сколько позиций закрыто и сколько свободно.
Где смотреть этот показатель в своей компании?
В штатной расстановке: она составляется на основе штатного расписания и показывает по каждой единице фамилию работника, табельный номер или отметку о вакансии. Унифицированной формы для неё нет, компания утверждает свою.
Когда по расстановке видно, что людей не хватает
Понять, где рутина съедает часы, а где действительно нужен человек
Открытые единицы и перегрузка оставшихся — повод разобраться, на что уходят часы в отделе. Часть работы — ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM, коммерческие предложения, сверки и отчёты — можно отдать программам и освободить время без найма.
Я нахожу такую рутину в отделах, подключаю ИИ к вашим CRM и 1С и показываю по каждому отделу, сколько часов и денег освободилось.