Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ
Коротко
Штатное расписание — организационно-распорядительный документ, в котором отражены структура организации, штатный состав и штатная численность: подразделения, должности с указанием квалификации, количество штатных единиц, оклады и надбавки. Его утверждает работодатель, и оно служит ориентиром при приёме, переводах и сокращениях.
Что означает формулировка
Организационно-распорядительный документ оформляет решение руководителя: он закрепляет структуру и штат и через это становится обязательным для тех, кто принимает людей на работу. В нём две части: шапка с наименованием организации, названием документа, датой составления и грифом утверждения — и табличная часть с подразделениями, должностями, количеством единиц и оплатой.
Так документ определён в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, которым утверждена унифицированная форма № Т-3. С 2013 года форма не обязательна и носит рекомендательный характер, но её удобно брать за основу: удалять утверждённые реквизиты нельзя, добавлять свои графы можно.
Связь с трудовым договором прямая: по статье 57 Трудового кодекса работа по должности идёт в соответствии со штатным расписанием. Поэтому должность в договоре и в расписании называют одинаково.
Штатное расписание и штатная расстановка
| Штатное расписание | Штатная расстановка | |
|---|---|---|
| Что показывает | Сколько единиц по каждой должности предусмотрено | Кто из сотрудников фактически занимает эти единицы |
| Вакансии | Видны: единица есть, человека нет | Не видны: в расстановке только занятые места |
| Фамилии | Не указывают | Указывают по каждому рабочему месту |
| Зачем нужно | Планировать штат и фонд оплаты труда, подтверждать состав штата при проверках | Видеть, кто где работает сейчас |
Что вносят в табличную часть
- Наименование и код структурного подразделения — отделы, цеха, участки, филиалы и представительства. Код удобно строить по подчинённости: руководству 01, бухгалтерии 02, вложенным отделам — 02.1 и дальше.
- Должность, специальность или профессия с указанием квалификации — так, как она звучит в трудовом договоре.
- Количество штатных единиц по каждой должности, включая вакантные.
- Оклад или тарифная ставка и надбавки — то, что составляет систему оплаты труда и премирования в организации.
- Свои графы, если они нужны: например, для вредных условий или районного коэффициента. Удалять реквизиты рекомендованной формы при этом нельзя.
Кто утверждает и как вносить изменения
Утверждает работодатель. Индивидуальный предприниматель делает это сам, а в организации — тот орган или человек, которому это право дают закон, устав и локальные акты: в ООО это общее собрание участников, единоличный исполнительный орган, совет директоров или коллегиальный исполнительный орган — смотря что записано в уставе по статьям 32, 33, 40 и 41 закона об обществах с ограниченной ответственностью.
Составляет документ любой работник, на которого руководитель возложил такую функцию: кадровик, бухгалтер, сам руководитель. Отдельного требования, чтобы это делал конкретный специалист, нет.
Переутверждать каждый год не нужно: расписание может быть утверждено один раз и действовать несколько лет. Период действия в шапке указывают, только если он определён.
При смене окладов, должностей или структуры новую редакцию утверждают приказом. Приказ об изменении штатного расписания фиксирует новую структуру и оклады как локальный акт, но условия уже заключённых трудовых договоров меняет только письменное соглашение с работником по статье 72 Трудового кодекса либо, при организационных или технологических изменениях, процедура статьи 74 Трудового кодекса с письменным уведомлением не позднее чем за два месяца. Без этого снизить или изменить оклад нельзя: работодателю грозят доплата и ответственность по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.
Дату составления и дату ввода в действие можно указать разные: документ составляют в декабре, а действует он с 1 января.
Нумерация необязательна. Если она принята, порядок берут из инструкции по делопроизводству: на практике ведут сквозную нумерацию или начинают отсчёт заново с каждого года.
Нарушение трудового законодательства, в том числе по этому документу, влечёт ответственность по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.
Частые вопросы
Обязательно ли штатное расписание?
Закон прямо не требует иметь этот документ в каждой компании, но статья 57 Трудового кодекса связывает должность в трудовом договоре со штатным расписанием. При проверках и спорах оно подтверждает состав штата, поэтому на практике его ведут.
Обязательна ли форма № Т-3?
Нет. С 2013 года унифицированная форма носит рекомендательный характер. Её можно использовать как образец: утверждённые реквизиты не удаляют, дополнительные графы добавляют.
Указывать ли вакансии?
Да. В расписании перечисляют все должности — и занятые, и вакантные. Именно этим оно отличается от штатной расстановки, где стоят только фактически работающие люди с фамилиями.
Можно ли утвердить один раз и не пересматривать годами?
Да, если структура, должности и оклады не меняются. Период действия фиксируют, только когда он определён; иначе документ действует до замены новой редакцией.
Кто подписывает штатное расписание в ООО?
Тот, кому это право дают устав и локальные акты: общее собрание участников, директор, совет директоров или коллегиальный орган. Утверждают приказом, реквизиты которого вносят в гриф.
Что будет, если должность в договоре не совпадает с расписанием?
Это расхождение с локальным нормативным актом, на который ссылается статья 57 Трудового кодекса. При проверке или споре оно станет доводом против работодателя, поэтому наименования приводят к одному виду.
Читать в журнале
Когда расписание пора пересобрать
Чтобы штат совпадал с работой, а не с привычкой
Штатное расписание отражает структуру, а структура живёт дольше, чем нужно: отделы остаются, задачи из них уходят, и единицы держатся по инерции. Пересматривать документ стоит тогда, когда видно, где часы уходят на рутину.
Я нахожу в отделах повторяющуюся работу и показываю, какую её часть можно отдать программам, — тогда решение о штате опирается на замер, а не на ощущение.