Документ, излагающий должностному лицу причины нарушения трудовой учебной дисциплины
Коротко
Такой документ — письменное объяснение работника или учащегося, в котором он излагает должностному лицу причины своего проступка: опоздания, прогула, невыполненного задания, нарушения правил внутреннего распорядка или учебного графика. В трудовых отношениях его называют объяснительной запиской, и статья 193 Трудового кодекса отводит на неё два рабочих дня.
Что это за документ и кто его адресат
Документ пишет тот, кто нарушил правило, а читает и оценивает должностное лицо: руководитель подразделения, директор, инспектор отдела кадров, а в учебном заведении — декан, заведующий кафедрой или куратор. От первого лица здесь говорит автор объяснения: «прошу учесть», «не успел потому что».
В трудовых отношениях объяснение — обязательный шаг до взыскания. Статья 193 Трудового кодекса требует запросить у работника письменное объяснение до применения дисциплинарного взыскания. Без запроса и без отметки об отказе от объяснения взыскание легко оспорить.
В учебном заведении документ опирается на закон об образовании, устав и правила внутреннего распорядка: там же смотрят, кому адресуют объяснение и какие меры за нарушение предусмотрены.
Что указать в объяснении
- Кому адресовано: должность и фамилия с инициалами руководителя или должностного лица учебного заведения.
- От кого: фамилия, имя, отчество, должность и подразделение либо группа и факультет.
- Что произошло: дата, время и место нарушения, в чём оно состоит — опоздание, отсутствие на рабочем месте, несданная работа, нарушение графика.
- Причины: излагаются по существу и по фактам, без оценок коллег и без пересказа слухов.
- Что сделано или будет сделано, чтобы нарушение не повторилось, — если автор считает нужным это добавить.
- Дата составления и подпись автора.
Срок и порядок
Работодатель запрашивает объяснение письменно, и у работника есть два рабочих дня, чтобы его представить. Отказ или пропуск срока не отменяют взыскание: должностное лицо составляет акт об отказе или о непредставлении объяснения.
Объяснение приобщают к материалам проверки вместе с документами о самом нарушении: актом, докладной запиской руководителя, выгрузкой из системы пропусков, служебной запиской о невыполненном задании. По этим документам и оценивают причины, которые изложил работник.
Взыскание применяют не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника и его отпуска, а также времени, нужного на учёт мнения профсоюза. Приказ о взыскании объявляют работнику под подпись в течение трёх рабочих дней, не считая времени отсутствия на работе.
Частые вопросы
Обязательно ли писать объяснение?
Нет, это право, а не обязанность работника: он может отказаться. Но отказ должностное лицо фиксирует актом, и взыскание всё равно могут применить. Объяснение — возможность изложить причины раньше, чем решение примут без них.
Сколько дней даётся на объяснение?
Два рабочих дня с момента, когда работодатель потребовал письменное объяснение. Срок считают по правилам статьи 14 Трудового кодекса: в рабочих днях, без выходных и праздников.
Можно ли уволить за прогул, если работник написал объяснение?
Да. Объяснение — обязательная процедура, но не оправдание. Увольнение за прогул допускается при отсутствии на рабочем месте без уважительных причин более четырёх часов подряд в течение рабочего дня либо в течение всего рабочего дня. Уважительность причин оценивает работодатель, а спор решает суд.
Что делать, если руководитель требует объяснение устно?
Письменное требование надёжнее: оно фиксирует дату запроса, от которой отсчитывают два рабочих дня. Если требование было только устным, работник вправе указать в объяснении, когда его запросили.
Чем объяснительная в учебном заведении отличается от трудовой?
Адресатом и основанием. В учебном заведении объяснение адресуют декану, заведующему кафедрой или куратору, а меры за нарушение учебной дисциплины определяют устав и правила внутреннего распорядка заведения, а не Трудовой кодекс.
Что будет, если не указать причины?
Документ формально останется объяснением, но должностному лицу нечего оценивать. Отсутствие причин обычно читают как отсутствие уважительных обстоятельств, и это работает против автора.
Когда разбирательства повторяются из месяца в месяц
Чтобы нарушения дисциплины не съедали время руководителя
Объяснительные и акты лечат следствие. Причина обычно в том, что обязанности, сроки и правила никто не описал, а контроль держится на памяти руководителя. Пока это так, разбор каждого опоздания и каждой несданной работы начинается заново.
Я нахожу в работе компании повторяющиеся операции и передаю их программам: напоминания, сбор отчётов, ответы на одни и те же вопросы сотрудников. Каждую неделю видно, сколько часов это освободило.