Что значит расставить приоритеты в решаемых задачах
Коротко
Расставить приоритеты в решаемых задачах — значит определить, какие из них выполняются первыми, какие после, а от каких вы отказываетесь совсем. Приоритет — это не отметка «важно» у половины списка, а очередь: у каждой задачи есть место, и место впереди занимает та, что сильнее двигает результат.
Приоритет — это очередь, а не список
Пока у задач нет очереди, работает тот, кто громче: позвонил клиент, написал руководитель, пришло письмо с пометкой «срочно». К вечеру сделано много, а из того, что двигает результат, — ничего. Расстановка приоритетов начинается с признания простого факта: сделать всё сразу нельзя, и кто-то должен решить, что уходит в конец.
Отсюда главное свойство приоритета: он всегда означает отказ. Если новая задача встала первой, какая-то другая сдвинулась вниз или исчезла. Список, в котором все пункты помечены как важные, приоритетов не содержит — это тот же список без очереди, только с самообманом.
Важность и срочность — разные вещи
Задачу делают приоритетной по двум разным основаниям. Важность отвечает на вопрос, насколько задача приближает к цели: вырастет ли выручка, снизится ли риск, появится ли то, чего без неё не будет. Срочность отвечает только на вопрос о времени: когда задача требует внимания — сегодня или через месяц.
Эти два основания не совпадают, и путать их дорого. Срочное почти всегда выглядит важным, потому что требует реакции прямо сейчас, а важное несрочное ждёт спокойно и до последнего не напоминает о себе: план на квартал, разговор с ключевым клиентом, порядок в процессах. Поэтому в работе с приоритетами первым делом разделяют два признака и смотрят на них по отдельности.
Матрица Эйзенхауэра: четыре категории дел
Самый распространённый способ расстановки приоритетов — матрица Эйзенхауэра: дела раскладывают по важности и срочности и получают четыре категории.
Важные и срочные задачи выполняют без промедления: горящий проект, критическая ситуация, неотложное дело. Важным и несрочным устанавливают временные рамки — иначе они не сделаются никогда. Неважные и срочные по возможности отдают другому или отказываются от них: звонки, внезапные посетители, мелкая рутина. Неважные и несрочные убирают: это дела, которые только отнимают время.
Матрица хороша тем, что проста и сразу уменьшает число неважных дел в дне. Её слабое место — граница между важным и неважным: каждый считает важным то, чем занят. Поэтому раскладывать задачи лучше не в одиночку, а рядом с целью, ради которой они делаются, и с цифрами, которые эта цель двигает.
Когда вариантов несколько и все выглядят равными
Бывает другая ситуация: задача одна, а решений у неё несколько, и непонятно, какое предпочтительнее. Здесь помогает метод многокритериальной оценки. Сначала выписывают критерии, по которым сравнивают варианты, — их лучше держать в пределах пяти-семи. Потом взвешивают критерии: распределяют веса так, чтобы в сумме получилась единица. Затем каждый вариант оценивают по каждому критерию, например по трёхбалльной шкале, считают взвешенные оценки и выбирают лучший вариант.
Единственной верной матрицы критериев не существует: у каждого своя, и на неё влияют профессия, характер и система ценностей. Поэтому метод ценен не готовым ответом, а тем, что заставляет назвать критерии вслух — и дальше спор идёт о весах, а не о вкусах.
Что делает приоритет настоящим
- У задачи есть цель, ради которой её делают. Задача без цели не может быть приоритетной: непонятно, что она двигает.
- У очереди есть владелец. Если приоритеты расставляет каждый себе сам, первой становится самая громкая задача, а не самая важная.
- У важного несрочного есть дата в календаре. Без временных рамок эта категория не выполняется никогда.
- Отказ назван вслух. Если новая задача встала вперёд, сказано, что сдвинулось назад и кто об этом знает.
- Приоритет пересматривают, когда меняются обстоятельства, а не каждый день заново.
Частые вопросы
Чем приоритет отличается от срочности?
Приоритет отвечает, что делать первым с учётом важности для результата; срочность говорит только о том, когда задача требует внимания. Срочная задача может быть неважной, и тогда её отдают другому или отказываются от неё.
Можно ли расставить приоритеты, если все задачи важные?
Нет: если все задачи помечены важными, очереди нет. Приоритеты расставляют, сравнивая задачи между собой по тому, насколько каждая приближает к цели, и часть задач при этом уходит вниз или отменяется.
Зачем нужна матрица Эйзенхауэра?
Она раскладывает дела по важности и срочности на четыре категории и показывает, что делать с каждой: выполнять сразу, ставить срок, передавать или убирать. Матрица проста в использовании и помогает быстро определить приоритетные задачи.
Как выбрать между несколькими вариантами решения?
Через многокритериальную оценку: назвать критерии, взвесить их так, чтобы сумма весов равнялась единице, оценить каждый вариант по каждому критерию и сравнить взвешенные оценки. Так решение опирается на названные критерии, а не на настроение.
Что делать с важными, но несрочными задачами?
Ставить им временные рамки. Это самая уязвимая категория: она не требует реакции сегодня и без назначенного срока откладывается бесконечно.
Кто должен расставлять приоритеты в команде?
Тот, кто отвечает за результат, ради которого задачи делаются. Когда каждый расставляет приоритеты себе сам, вперёд выходит самая громкая задача, а не самая важная для компании.
Читать в журнале
Когда задач больше, чем времени
Чтобы приоритеты стояли на цифрах компании, а не на ощущении
Расставить приоритеты мешает не нехватка времени, а отсутствие общей картины: непонятно, какая задача действительно двигает деньги, а какая только кажется важной. Пока этой картины нет, первой встаёт самая громкая задача.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: выручка, заявки, деньги, маржа. С такой панелью видно, какая задача стоит первой, а какую можно отложить без потерь.