Что значит оприходование товара
Коротко
Оприходование товара — это постановка его на учёт. Товар получает количество, цену и место на складе, а в учёте появляется запись: столько единиц такой-то номенклатуры компания приняла и столько у неё теперь есть. Оприходование — не физическая разгрузка машины, а момент, когда товар отражён в документах и в системе.
Откуда слово и что оно означает
Слово из бухгалтерского и складского обихода: товар «приходуют», то есть заносят в приход. В налоговом законодательстве термин «оприходование» прямо разъяснён как постановка на бухгалтерский учёт — формирование документированной, систематизированной информации об объекте. Подтверждают оприходование документы, которые приняты в учётной политике компании для постановки товара на учёт.
На практике это значит, что товар перестал быть «где-то в пути» и стал активом компании с конкретным количеством и стоимостью. Пока товар не оприходован, его нет ни на складе, ни в отчётности: продать его система не даст, а расходы на его покупку учесть нельзя.
Чем оприходование отличается от приёмки
Приёмка — это проверка того, что реально привезли: сколько коробок, сходятся ли количество и артикулы с накладной, нет ли брака. Оприходование — следующий шаг: результат приёмки переносят в учёт, и товар появляется в остатках.
Разница видна на сбое. Если кладовщик принял товар, но документ не провёл, машина уехала, а на складе «пусто» — товар физически есть, а в системе его нет. И наоборот: оприходование без приёмки заводит в учёт то, чего на полке не лежит. Поэтому приёмку и оприходование делают одной цепочкой и в один день.
Отдельно от приёмки стоит оприходование излишков: это не покупка, а обнаруженный при инвентаризации неучтённый товар. Его тоже ставят на учёт, но по другим документам и другой стоимости.
Какие документы оформляют
- Накладная от поставщика — основание: по ней видно, что именно и по какой цене пришло.
- Приходный ордер (типовая форма М-4) — документ склада о том, что материалы приняты и оприходованы.
- Штамп на документе поставщика — вместо отдельного ордера: на счёте или накладной ставят оттиск с реквизитами приходного ордера и его очередным номером. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.
- Счёт-фактура — если поставщик плательщик НДС и налог выделен: она нужна для вычета, но сама по себе оприходование не заменяет.
- Акт об оприходовании излишков и инвентаризационная опись — когда товар нашли на складе, а не купили.
Что происходит в учёте
В бухгалтерском учёте товар ставят на счёт учёта товаров по фактической стоимости: цена поставщика плюс расходы на доставку и доведение до состояния, в котором товар можно продать. С этого момента стоимость товара — это актив, а не просто сумма в счёте поставщика.
В складской программе оприходование увеличивает остаток по конкретной номенклатуре и складу. Дальше с этим остатком работают продажи, списание, перемещения и инвентаризация. Если товар не оприходован, продать его через систему нельзя: она не даст списать то, чего в остатках нет.
Для учёта расходов оприходование тоже важно. Документальным подтверждением расходов покупателя на приобретение материалов служат накладная и приходный ордер либо штамп на накладной, свидетельствующий об оприходовании.
Излишки, недостача и пересортица
При инвентаризации сверяют, что записано в учёте, с тем, что стоит на полках. Если товара больше, чем в системе, излишек оприходуют: ставят на учёт по документам инвентаризации. Если меньше — оформляют недостачу.
Пересортица — это когда одного товара больше, а другого меньше, и часто причина в том, что при приёмке перепутали артикулы. Тогда излишек по одной позиции и недостачу по другой оформляют одним документом, а не двумя разными.
Оприходование излишков — не способ скрыть потерю. Излишки, выявленные при инвентаризации, отражают в бухгалтерском учёте по справедливой или балансовой стоимости актива либо по балансовой стоимости аналогичных активов и относят на доходы. В налоговом учёте стоимость излишков включают во внереализационные доходы по правилам применяемого режима. В бухучёте недостачу списывают по результатам инвентаризации с указанием причины. В расходы по налогу на прибыль недостача включается в пределах норм естественной убыли, а сверх них — при документальном подтверждении отсутствия виновных лиц уполномоченным органом или судом.
Частые вопросы
Оприходование и постановка на учёт — это одно и то же?
Да. В налоговом законодательстве термин «оприходование» прямо дополнен понятием «постановка на бухгалтерский учёт». В обиходе говорят и так, и так.
Можно ли продать товар, который не оприходован?
Физически — да, а в системе — нет: складская программа не спишет то, чего нет в остатках. Сначала товар ставят на учёт, потом продают. Иначе в учёте появится продажа товара, которого у компании как будто не было.
Нужен ли приходный ордер, если есть накладная поставщика?
Отдельный ордер по форме М-4 не обязателен: вместо него на документе поставщика можно поставить штамп с теми же реквизитами, что и в приходном ордере, и его очередным номером. Штамп приравнивается к приходному ордеру.
Что делать, если товар пришёл, а накладная ещё не пришла?
Товар принимают по фактическому наличию и оформляют поступление первичным документом при приёмке или, если это невозможно, непосредственно после неё. Когда накладная поставщика поступит, данные сверяют и при необходимости уточняют учёт.
Как оприходовать товар, купленный у физлица?
Нужен документ о покупке с суммой и перечнем товара, а в учёте товар ставят на счёт учёта товаров по фактической стоимости. Налоговые последствия такой покупки зависят от режима компании и от того, есть ли у продавца статус плательщика НДС.
Что будет, если оприходовать товар позже, чем нужно?
Оприходование оформляют документом поступления с датой фактического приобретения. Уточнённую декларацию за прошлый период подают обязательно, если ошибка занизила налог; при излишней уплате налога можно пересчитать базу в текущем периоде без уточнёнки.
Когда товар на складе есть, а в цифрах его нет
Чтобы по остаткам и деньгам была одна картина
Оприходование — первая точка, где склад и учёт расходятся. Дальше расходятся себестоимость, маржа и прибыль по каждому товару, и собственник видит выручку без ответа, что она принесла.
Я считаю юнит-экономику каждого товара и канала после всех расходов и собираю финансовую модель, где видно, что будет с деньгами при каждом решении по закупкам и ценам.