Что такое внедрение
Коротко
Внедрение — это перевод новой программы, технологии или порядка работы в обычную ежедневную работу компании. Покупка и настройка создают инструмент, а внедрение делает так, что сотрудники пользуются им каждый день, и результат виден в цифрах бизнеса.
Чем внедрение отличается от покупки и настройки
Покупка заканчивается счётом и лицензией, настройка — тем, что программа включается и что-то умеет. После этого обычно и выясняется, что в работе ничего не изменилось: программой пользуются двое, остальные вернулись к таблицам и переписке.
Внедрение начинается там, где заканчивается настройка. Сначала выбирают задачу, на которой новая технология должна сэкономить часы или деньги, и считают, сколько этих часов и денег она освободит. Потом её подключают к тому, чем компания уже пользуется, учат людей на их собственных примерах и следят, чтобы работа шла по-новому. Внедрение заканчивается не запуском, а тем, что старый способ больше не нужен.
Из каких шагов состоит внедрение
- Задача и счёт. Выбирают одну повторяющуюся работу и считают, сколько времени и денег она съедает сейчас и сколько останется после. Без этого числа внедрение нечем проверить.
- Пилот на настоящих случаях. Новую программу проверяют на реальных заявках, документах или письмах компании, а не на показательных примерах. Смотрят, где она ошибается и что с этим делать.
- Подключение к рабочим системам. Программа должна брать данные оттуда, где они уже лежат: из учётной системы, базы клиентов, почты и мессенджеров. Иначе сотрудник вводит одно и то же дважды и бросает это через неделю.
- Люди и правила. Кто отвечает за работу программы, что делает человек, когда она ошибается, кого и как учат. Без этого новая работа держится на одном энтузиасте.
- Замер после запуска. Раз в неделю или месяц сверяют обещанное с фактическим: сколько часов освободилось, сколько ошибок, что пришлось переделать.
Кто участвует
Решение принимает собственник или руководитель: только он может поменять порядок работы и снять с людей старые обязанности. Руководитель отдела отвечает за то, чтобы новая работа шла в его отделе, и показывает, где именно теряются часы. Сотрудники, которые делают эту работу каждый день, проверяют пилот и первыми говорят, где программа мешает.
Тот, кто внедряет, связывает всех: считает выгоду, подключает системы, учит людей и показывает цифры после запуска. Если такого человека нет, задача обычно остаётся у собственника между продажами и наймом.
Настройка и внедрение
| Настройка | Внедрение | |
|---|---|---|
| Что получается | Работающий инструмент | Новый порядок работы |
| Кто пользуется | Те, кто настраивал | Все, кому положено по должности |
| Чем измеряется | Список функций | Часы, деньги и ошибки до и после |
| Когда заканчивается | Когда программа включилась | Когда старый способ больше не нужен |
| Что бывает без другого | Инструмент есть, работы нет | Работать не на чем |
Частые вопросы
Внедрение и настройка — это одно и то же?
Нет. Настройка делает инструмент рабочим, внедрение — делает его обычным в ежедневной работе: люди им пользуются, старый способ отменён, результат считается в часах и деньгах.
Сколько времени занимает внедрение?
Срок зависит от задачи: одна повторяющаяся операция в одном отделе проходит быстрее, чем работа в нескольких отделах с подключением к учётной системе. Планировать срок без замера текущих часов и потерь нельзя: не с чем сравнивать.
Как понять, что внедрение удалось?
По трём признакам: сотрудники пользуются инструментом каждый день без напоминаний, старый способ работы отменён, а часы и деньги до и после посчитаны и совпадают с обещанным.
Почему внедрения часто встают?
Обычно потому, что купили инструмент, но не выбрали задачу и не посчитали выгоду; не подключили его к рабочим системам; не назначили ответственного; не сняли с людей старую работу. Тогда новая программа становится ещё одной обязанностью.
Нужен ли отдельный человек под внедрение?
Нужен тот, кто отвечает за результат и ведёт задачу от замера до цифр после запуска. Это может быть свой сотрудник или внешний специалист; без ответственного внедрение держится на случайности.
Читать в журнале
Когда решаете, что пора внедрять
Чтобы внедрение дошло до цифр, а не до подписок
Внедрение начинается с замера: на что в отделах уходят часы и на какой работе новая технология окупится. Без этого числа пилот нечем проверить, и он тихо встаёт.
Я нахожу в компании рутину, которую выгодно отдать программам, подключаю их к вашим системам и каждую неделю показываю, сколько часов и денег освободилось.