Что значит завизировать документ
Коротко
Завизировать документ — значит поставить на нём визу: личную подпись с расшифровкой и датой, которой должностное лицо подтверждает, что прочитало документ и согласно с ним или не согласно. Виза оформляет внутреннее согласование: она показывает, что ответственный сотрудник ознакомился с текстом и принял решение, но сама по себе документ не утверждает.
Что такое визирование документа
Визирование — это внутреннее согласогласование документа. Должностное лицо читает проект, проверяет его по своей части и ставит визу: подпись, расшифровку (инициалы и фамилию) и дату. Если есть замечания, это отмечают прямо при визе — например, «завизировано с учётом замечаний» или «замечания прилагаются».
В инструкции по делопроизводству Минобрнауки России (приказ от 07.06.2021 № 446) виза прямо описана как знак согласия или несогласия должностного лица с содержанием проекта документа. Этим виза отличается от подписи: подписью документ вводят в действие, визой — только согласовывают.
Слово «завизировать» и его несовершенная форма «визировать» означают одно и то же действие: поставить визу на документе.
Виза, подпись и утверждение: в чём разница
| Виза | Подпись | Утверждение | |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Что человек прочитал документ и согласен с ним или не согласен | Что документ подписан от имени организации или человека | Что документ окончательно принят и вступает в силу |
| Кто ставит | Тот, кого согласование касается: юрист, бухгалтер, руководитель отдела | Лицо, уполномоченное подписывать такие документы | Руководитель или орган, принимающий документ |
| Где стоит | На обороте последнего листа подлинника, на копии или на отдельном листе согласования | Под реквизитом «подпись» | В грифе утверждения или отдельным документом |
| Что будет с документом | Пойдёт дальше на подпись или утверждение | Документ считается подписанным | Документ считается принятым |
Как оформляют визу
- Виза включает должность визирующего, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования; при наличии замечаний визу дополняют записью «Замечания прилагаются».
- Если документ остаётся в организации, визы ставят в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника.
- Если подлинник отправляют из организации, визу ставят в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
- Можно оформить визы на отдельном листе согласования — так делают, когда согласующих много.
- Внутреннюю переписку визируют на обороте последнего подписанного листа подлинника, исходящие документы — на экземплярах, которые остаются в деле.
- По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и приложений к нему.
Визирование договора
Договор перед подписанием проходит согласование внутри компании: юрист проверяет формулировки и риски, бухгалтер — расчёты, налоги и порядок оплаты, руководитель направления — условия работы с клиентом. Каждый ставит свою визу, и только после этого договор уходит на подпись уполномоченному лицу.
Виза на договоре не заменяет подпись: если документ подписан без нужной визы, внутри компании не останется следа, кто и на каком основании согласовал условия. Поэтому порядок визирования договоров закрепляют во внутреннем регламенте или инструкции по делопроизводству.
Виза в электронном документе
Согласование документов может идти в электронной форме. По инструкции по делопроизводству Минобрнауки России электронное согласование проводят по национальному стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Информация и документация. Управление документами», утверждённому приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст.
На практике это системы электронного документооборота: там виза — это отметка о согласовании с именем, должностью и датой, а не собственноручная подпись на бумаге. Значимость такого согласования задают соглашение участников электронного документооборота и локальный нормативный акт организации — инструкция по делопроизводству или регламент работы в системе. Электронная подпись признаётся равнозначной собственноручной по правилам статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Частые вопросы
Чем визирование отличается от подписания?
Визой должностное лицо подтверждает, что прочитало документ и согласно с ним или не согласно, — это внутреннее согласование. Подписью документ подписывают от имени организации или человека. Сначала документ визируют согласующие, потом подписывает уполномоченное лицо.
Что значит «визировать документ»?
То же, что завизировать: поставить визу. «Визировать» — несовершенная форма, «завизировать» — совершенная; смысл один: подпись, расшифровка и дата того, кто согласовал документ.
Кто ставит визу на документе?
Тот, кого касается содержание документа: юрист, бухгалтер, руководитель отдела. Круг согласующих и порядок визирования организация определяет сама — в инструкции по делопроизводству или внутреннем регламенте.
Где ставится виза на бумажном документе?
Если подлинник остаётся в организации — в нижней части оборотной стороны последнего листа. Если документ отправляют — в нижней части лицевой стороны копии. Допускается отдельный лист согласования и полистное визирование.
Что значит «завизировано с замечаниями»?
Согласующий прочитал документ, но не согласен с частью текста. При визе он пишет «завизировано с учётом замечаний» или «замечания прилагаются», а сами замечания излагает на отдельном листе, подписывает и прикладывает к документу.
Можно ли завизировать документ электронно?
Да, согласование документов может проводиться в электронной форме. По инструкции по делопроизводству Минобрнауки России её проводят по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019; порядок работы в конкретной системе электронного документооборота организация закрепляет у себя.
Нужна ли печать на визе?
В описанном порядке виза включает подпись, расшифровку и дату; печать для визы не предусмотрена. Печатью заверяют копии документов, когда их выдают в другую организацию.
Когда документы согласуют в компании
Чтобы видеть, что происходит с деньгами, а не только с подписями
Виза показывает, что документ прочитали и согласовали. Но за визой на договоре или заявке стоят цифры: сколько принесёт сделка, во что обходится клиент, что останется после расходов.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: выручка, заявки, деньги, маржа. Собственник видит, что происходит в компании, не дожидаясь отчётов.