Что такое структура проекта
Коротко
Структура проекта — это разбивка всей работы на части по уровням: сначала крупные блоки результата, внутри них — более мелкие, и так до работ, которые можно поручить одному человеку и оценить по времени. По этой разбивке видно, из чего складывается результат и кто за какую часть отвечает.
Зачем проекту структура
Проект отличается от текучки тем, что результат нужен один раз и к сроку: новый цех, запуск направления, переезд, внедрение программы. Пока работа живёт в переписке и в голове руководителя, каждый понимает её по-своему, а срок и деньги считают на глаз.
Структура превращает большой замысел в список частей. По ней видно, чего в плане не хватает, какие части можно делать параллельно, где один блок ждёт другой и на что уйдут люди и деньги. Без неё оценка сроков — догадка, а провал на одной части обнаруживается, когда исправлять уже дорого.
По какому признаку делят работу
- По результату — на что проект распадается в итоге: здание на корпус, кровлю и инженерию, сайт на каталог, корзину и оплату. Такой способ подходит, когда важнее состав результата, а не порядок работ.
- По этапам — на последовательные фазы: обследование, проектирование, закупка, монтаж, пуск. Подходит, когда важен ход во времени и каждая фаза опирается на предыдущую.
- По функциям — на направления работы: продажи, производство, финансы, снабжение. Подходит для проектов внутри компании, где части закрепляют за отделами.
- По местам или объектам — на площадки, филиалы, точки. Подходит, когда одинаковую работу делают в нескольких местах и её нужно считать по каждому.
- Способы можно смешивать, но на одном уровне разбивки держат один признак. Иначе части пересекаются, и одна и та же работа попадает в два блока или не попадает ни в один.
Как дойти до работ, которые можно поручить
Разбивку ведут сверху вниз: сначала называют крупные блоки результата, потом делят каждый на части помельче. Останавливаются, когда часть стала работой, которую один человек или одна команда делает от начала до конца и по которой можно назвать срок и стоимость.
Практическое правило — держать такую работу в пределах нескольких дней. Если часть кажется крупнее, её делят дальше: скрытая сложность вылезает именно на этом шаге, а не на монтаже.
Каждой части дают номер по уровням: 1, 1.1, 1.1.1. Номер нужен не для красоты: по нему в плане, смете и отчёте говорят об одной и той же работе, и её не приходится искать заново.
Структура проекта и план работ
| Структура проекта | План работ | |
|---|---|---|
| Что показывает | Из каких частей складывается результат | В каком порядке и когда работы идут |
| Единица | Блок результата и работа | Задача с датой и исполнителем |
| Меняется ли | Редко: результат не меняется по ходу | Постоянно: сроки сдвигаются, работы добавляются |
| Что будет без неё | Часть работ забыли, бюджет и срок считаны не по всему объёму | Сроки есть, но непонятно, что именно делают и зачем |
Частые вопросы
Чем структура проекта отличается от структуры компании?
Структура компании показывает, кто кому подчиняется и как устроены отделы, и живёт годами. Структура проекта показывает, из каких частей складывается один результат, и заканчивается вместе с проектом. Людей на части проекта берут из отделов, но сами части от устройства компании не зависят.
Сколько уровней делать?
Столько, сколько нужно, чтобы дойти до работ, которые можно поручить и оценить. Обычно хватает трёх: крупные блоки, части внутри них и сами работы. Дробить дальше смысл есть только там, где часть крупная и рискованная.
Нужна ли структура небольшому проекту?
Нужна, если в нём больше двух исполнителей или срок дольше пары недель. На проекте из трёх работ её держат в голове, а как только работы идут параллельно и кто-то ждёт другого, список частей экономит недели.
Как структура связана со сметой и сроком?
Смета и срок считаются по работам нижнего уровня: у каждой есть объём, цена и длительность. Сложив работы внутри блока, получают стоимость и срок блока, а по блокам — всего проекта. Поэтому забытая часть — это не только дыра в плане, но и неучтённые деньги.
Что делать, если по ходу проекта появилась новая работа?
Её вставляют в тот блок, к которому она относится по результату, и заново считают этот блок. Если работа не помещается ни в один блок, значит, в проекте появилась часть, о которой не договорились: её обсуждают отдельно, а не дописывают в конец списка.
Когда проект пора считать в деньгах
Чтобы структура превратилась в срок, бюджет и прибыль
Разбивка на части отвечает на вопрос «из чего состоит проект». Следом нужен ответ, во что он обойдётся и что будет с деньгами компании, когда проект пойдёт.
Я собираю финансовую модель, в которой видно, что станет с прибылью и деньгами при каждом решении по проекту, ещё до первых вложений.