Что такое приёмка товара
Коротко
Приёмка товара — это проверка поставки при получении: покупатель сверяет количество, ассортимент, качество и документы с условиями договора и подписывает передаточные документы. С этого момента товар считается принятым, а расхождения, не зафиксированные при приёмке, доказать поставщику сложно.
Зачем нужна приёмка
По статье 484 Гражданского кодекса покупатель обязан совершить действия, необходимые для принятия товара, а по статье 513 — проверить его в срок, установленный законом, договором или обычаями. Проверка входит в обязанности покупателя, а не остаётся его правом.
Приёмка решает три задачи. Первая — убедиться, что привезли то, что заказывали: позиции, количество, марку, срок годности. Вторая — получить документы, по которым товар можно принять к учёту и подтвердить расходы. Третья — зафиксировать расхождения до подписания передаточных документов, пока поставщик не считает поставку исполненной.
Что проверяют при приёмке
- Количество: число мест, коробок, паллет и единиц в них сверяют с накладной и договором. Взвешивают или пересчитывают выборочно, если товар в закрытой упаковке.
- Ассортимент и маркировку: наименование, артикул, цвет, размер, партию и срок годности сверяют с заказом. Пересорт и товар не из той партии фиксируют до подписания.
- Качество и упаковку: вмятины, подтёки, нарушенные пломбы, следы вскрытия. Если упаковка повреждена, товар вскрывают и проверяют при перевозчике.
- Документы: накладную или универсальный передаточный документ, счёт-фактуру, транспортную накладную, сертификаты и декларации, если товар подлежит обязательному подтверждению соответствия.
- Условия перевозки: температуру для скоропорта, целостность пломб, соответствие маршрута и сроков доставки.
Какие документы подписывают
Передачу товара подтверждает накладная: универсальный передаточный документ, ТОРГ-12 или собственная форма поставщика с обязательными реквизитами первичного документа. Универсальный передаточный документ со статусом 1 заменяет и накладную, и счёт-фактуру; со статусом 2 подтверждает только передачу, и для вычета НДС нужен отдельный счёт-фактура.
Если расхождений нет, покупатель подписывает накладную без оговорок. Если есть — накладную подписывают с оговоркой о расхождениях или не подписывают до составления акта. Оговорка в накладной и отдельный акт о расхождении — два разных документа, и лучше оформить оба: оговорка не даёт забыть о недостаче, акт фиксирует её подробно.
Как зафиксировать недостачу или брак
Акт о расхождении составляют в день приёмки или сразу, как обнаружили несоответствие. В нём указывают номер и дату договора и накладной, наименование товара, количество по документам и фактически, описание недостатков и подписи представителей покупателя и, если участвовал, перевозчика. К акту прикладывают фотографии, результаты взвешивания и копии документов.
По статье 483 Гражданского кодекса покупатель обязан сообщить продавцу о нарушении условий договора в разумный срок после того, как нарушение обнаружено. Договором этот срок часто сокращают до нескольких дней с момента приёмки, поэтому акт и претензию направляют сразу, а не после того, как товар полежит на складе.
Если товар принят без оговорок, а брак обнаружился позже, доказать, что недостаток возник до передачи, сложнее. Помогают условия договора о гарантийном сроке и правила о недостатках, о которых покупатель не знал и не мог знать при обычной проверке.
Приёмка по количеству и по качеству
| По количеству | По качеству | |
|---|---|---|
| Когда проводят | При получении, до подписания накладной | При получении и в течение проверки, срок которой задаёт договор |
| Что проверяют | Число мест, единиц, вес, ассортимент | Внешний вид, комплектность, работоспособность, документы о соответствии |
| Чем фиксируют | Акт о расхождении, оговорка в накладной | Акт о недостатках, экспертиза, претензия |
| Кто участвует | Кладовщик или приёмщик, водитель перевозчика | Приёмщик, представитель поставщика, при споре — эксперт |
Частые вопросы
Можно ли не подписывать накладную, если товар привезли не тот?
Можно и нужно: подпись подтверждает, что покупатель принял товар без замечаний. Накладную подписывают с оговоркой о расхождениях или составляют акт, а затем направляют поставщику претензию с требованием заменить товар или вернуть деньги.
Что делать, если недостача обнаружена после подписания документов?
Сообщить поставщику письменно в срок, установленный договором, и приложить доказательства: акт, фотографии, результаты взвешивания. Чем быстрее направлена претензия, тем выше шанс, что поставщик признает недостачу добровольно.
Обязателен ли акт о расхождении по форме ТОРГ-2?
Форма ТОРГ-2 не обязательна для коммерческих организаций: с 2013 года унифицированные формы не являются обязательными. Акт можно составить в свободной форме, но с обязательными реквизитами первичного документа: наименование, дата, стороны, содержание операции, подписи.
Кто платит за недостачу, если товар повреждён при перевозке?
Ответ зависит от того, кто отвечает за доставку по договору. Если товар везёт перевозчик поставщика, претензию предъявляют поставщику, а он разбирается с перевозчиком. Если доставку организует покупатель, ущерб взыскивают с перевозчика.
Нужна ли приёмка по форме 0510452 коммерческой компании?
Нет, форма 0510452 обязательна для государственных и муниципальных учреждений. Коммерческие организации оформляют приёмку своими документами с обязательными реквизитами первичного учёта.
Что такое электронная приёмка по 44-ФЗ?
Это подтверждение исполнения контракта в Единой информационной системе: заказчик размещает документ о приёмке, поставщик видит результат. Для коммерческих закупок такого обязательного порядка нет, стороны согласуют электронный документооборот в договоре.
Посчитать рядом
Когда потери на приёмке съедают маржу
Понять, сколько денег теряется на поставках
Недостача, пересорт и брак на приёмке — это прямые потери, которые не видны в отчёте о прибыли, пока не посчитать юнит-экономику каждой позиции и канала.
Я считаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре и канале после всех расходов, включая потери на поставках, и показываю, где деньги уходят впустую.